Thời điểm xuất hóa đơn là một trong những điều mà bất cứ kế toán nào cũng cần phải nắm rõ, chúng đóng vai trò quan trọng để đối chiếu thông tin đồng thời thể hiện sự tuân thủ pháp luật của cá nhân, doanh nghiệp. Pháp luật cũng có những quy định rất rõ ràng về việc xuất hóa đơn đúng thời điểm. Cùng VINA ACCOUNTING tìm hiểu thông tin chi tiết có trong bài viết dưới đây để cập nhật những kiến thức liên quan nhất nhé.
Vì sao cần xuất hóa đơn đúng thời điểm?
Xuất hóa đơn là việc cá nhân/tổ chức/doanh nghiệp điền các thông tin bán hàng, cung ứng dịch vụ,…theo những quy định chung mà pháp luật đã đặt ra. Có nhiều loại hóa đơn khác nhau dựa trên nội dung hàng hóa. Hiện nay có một số hình thức xuất hóa đơn chính bao gồm hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử.
Thời điểm xuất hóa đơn đối với hàng hóa nói chung được quy định là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Đây là việc làm cần phải thực hiện đối với bất cứ hoạt động bán hàng, cung ứng dịch vụ, xuất nhập khẩu hay lắp đặt, xây dựng,…
Đối với mỗi dịch vụ, hoạt động mua bán đều sẽ có phương pháp xác định thời gian xuất hóa đơn tương ứng được nhà nước quy định. Theo quy định chung của pháp luật, xuất hóa đơn cần đúng thời điểm vì:
- Việc xuất hóa đơn đúng thời điểm thể hiện việc thực hiện đúng theo quy định của pháp luật, tránh những vi phạm liên quan đến pháp lý về tài chính, thuế.
- Xuất hóa đơn đầy đủ, chính xác, đúng thời điểm còn giúp cho doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, quản lý thu chi, tài chính tổng thể.
- Giúp dễ dàng chứng minh các giao dịch đã tiến hành và các khoản thanh toán đã thực hiện giữa các bên.
- Khi phát sinh vấn đề, hóa đơn xuất đúng thời điểm sẽ trở thành bằng chứng để giải quyết tranh chấp một cách nhanh chóng nhất.
Việc xuất hóa đơn đúng thời điểm là quy trình đảm bảo tuân thủ pháp luật, tạo sự minh bạch, rõ ràng trong giao dịch. Bên cạnh đó đây cũng là cách thức giúp các cơ quan chức năng có thẩm quyền dễ dàng kiểm soát các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, tiến hành tính toán và thu thuế theo đúng quy định đã được đề ra của pháp luật.
Cách xác định thời điểm xuất hóa đơn đối với từng trường hợp
Đối với mỗi hoạt động buôn bán, cung ứng dịch vụ hay các hoạt động trao đổi, mua bán khác nhau đều có cách xác định thời điểm xuất hóa đơn riêng biệt. Bạn có thể tham khảo phương pháp dưới đây và áp dụng vào thực tế.
Đối với hoạt động bán hàng
Đối với các hoạt động bán hàng, thời điểm xuất hóa đơn được quy định là thời điểm bạn chuyển quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa đang bán cho người mua (không phân biệt đã thu tiền hay chưa). Điều này đồng nghĩa với việc khi bạn xuất hàng ra khỏi kho hàng thì sẽ đồng thời phải xuất hóa đơn ngay thời điểm đó.
Ví dụ: Bạn tiến hành xuất kho hàng hóa vào ngày 20/08/2023 thì thời điểm xuất hóa đơn được tính là ngày 20/08/2023 không kể việc đã thanh toán hay chưa thanh toán.
Đối với việc cung ứng dịch vụ
Theo quy định của pháp luật, đối với việc cung ứng dịch vụ, việc xác định thời điểm xuất hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ đó, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền. Tuy nhiên trong trường hợp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tiến hành thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn được tính vào ngày thu tiền.
Ví dụ, doanh nghiệp C ký hợp đồng và hoàn thiện việc cung cấp dịch vụ cho công ty B vào ngày 20/08/2023 thì thời điểm xuất hóa đơn sẽ là 20/08/2023 (kể cả khi công ty B đã thanh toán hay chưa).
Đối với cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình,…
Hóa đơn cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông và các dịch vụ truyền hình,…thời điểm xuất hóa đơn được xác định khi hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên liên quan. Tuy nhiên không được quá 7 ngày khi phát sinh cung cấp dịch vụ hoặc không quá 7 ngày kể từ thời điểm kết thúc kỳ quy ước.
Ví dụ: Công ty S cung cấp dịch vụ truyền hình cho bên B, ngày 20/08/2023 là thời điểm kết thúc kỳ quy ước 1 tháng, nên thời điểm xuất hóa đơn sẽ dao động từ 20/08/2023 – 27/08/2023.
Thời điểm xuất hóa đơn đối với các hoạt động xây dựng, lắp đặt
Các hoạt động xây dựng và lắp đặt thì thời điểm xuất hóa đơn được quy ước là thời điểm tiến hành bàn giao, nghiệm thu công trình, hạng mục, khối lượng xây dựng và lắp đặt hoàn thành. Trường hợp này cũng không phân biệt đã thanh toán hay chưa thanh toán.
Tuy nhiên đối với các công trình có nhiều hạng mục, tiến hành bàn giao theo từng hạng mục thì mỗi hạng mục sau khi bàn giao đều cần xuất hóa đơn. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh bất động sản, việc chuyển nhượng có thu tiền theo tiến độ thì ngày lập hóa đơn sẽ là ngày thu tiền theo thỏa thuận thanh toán đã ký kết trong hợp đồng.
Đối với hoạt động mua bán xăng dầu
Các hoạt động mua bán xăng dầu có thời điểm xuất hóa đơn được xác định vào khoảng thời gian kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần. Khác với các hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ khác, người bán phải lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử mua bán xăng dầu đối với khách hàng cá nhân không kinh doanh hoặc kinh doanh. Việc này giúp các cơ quan chức năng có thẩm quyền dễ dàng tra cứu khi có yêu cầu.
Đối với hóa đơn xuất khẩu
Các loại hóa đơn xuất khẩu quy định thời gian lập hóa đơn do các cá nhân, doanh nghiệp xuất khẩu và nhập khẩu tự xác định theo thỏa thuận sao cho phù hợp nhất. Ngày xác định tính thuế là ngày hoàn tất mọi thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan của doanh nghiệp.
Quy định về mức xử phạt đối với hóa đơn xuất không đúng thời điểm
Việc xuất hóa đơn không đúng thời điểm đồng nghĩa với việc cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đã không thực hiện đúng những quy định của pháp luật. Khi đó, việc tiến hành xử phạt sẽ quy chiếu theo mức phạt đã được ban hành trong nghị định. Tùy từng mức độ khác nhau, tiến hành phạt cảnh cáo, phạt tiền từ 3.000.000 – 8.000.000 đồng. Cụ thể:
Trường hợp 1: Tổ chức/doanh nghiệp khi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không gây ra việc chậm thực hiện nghĩa vụ nộp thuế, có những tình tiết giảm nhẹ sẽ nhận mức phạt cảnh cáo.
Trường hợp 2: Tổ chức/doanh nghiệp khi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không gây ra việc chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, không có tình tiết giảm nhẹ sẽ nhận mức phạt tiền từ 3.000.000 đồng – 5.000.000 đồng.
Trường hợp 3: Tổ chức/doanh nghiệp lập hóa đơn không đúng thời điểm và gây ra việc chậm thực hiện nghĩa vụ đóng thuế sẽ chịu mức phạt tiền từ 4.000.000 đồng – 8.000.000 đồng.
Những mức phạt trên được áp dụng đối với tổ chức căn cứ theo các quy định của pháp luật. Doanh nghiệp cần căn cứ vào đây để đối chiếu và thực hiện đầy đủ để tránh vi phạm hoặc nộp phạt theo đúng quy định.
Trên đây là toàn bộ thông tin về thời điểm xuất hóa đơn, các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp cần nắm rõ kiến thức này để chú ý thực hiện đúng theo quy định của nhà nước cũng như tránh rơi vào trường hợp vi phạm không mong muốn. Nếu bạn muốn biết thêm thông tin liên quan hãy ghé thăm VINA ACCOUNTING để cập nhật chi tiết, chính xác và nhanh chóng nhất nhé.
Xem thêm:
