Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ, việc sử dụng chữ ký điện tử ngày càng phổ biến. Bạn không cần phải tốn quá nhiều thời gian và công sức để ký tên lên các văn bản, giấy tờ nữa. Vậy thì thế nào là chữ ký điện tử? Bài viết dưới đây của Vina Accounting sẽ hướng dẫn bạn cách tạo chữ ký điện tử cực đơn giản, hoàn toàn miễn phí.

Thế nào là chữ ký điện tử?

Chữ ký điện tử, hay còn gọi e-signature được hiểu là cách hợp pháp để nhận được sự đồng ý hay phê duyệt trên các tài liệu và biểu mẫu điện tử. Ngoài ra, chữ ký điện tử có thể được dùng để thay thế chữ ký viết tay trong hầu hết mọi quá trình dành cho cá nhân hoặc doanh nghiệp.

Các loại chữ ký điện tử phổ biến

Dưới đây là một số loại chữ ký điện tử phổ biến mà bạn có thể tham khảo sử dụng:

Chữ ký scan

Chữ ký được quét và chuyển đổi thành hình ảnh số để dùng trong các tài liệu điện tử gọi là chữ ký scan. Chúng có thể được sử dụng để xác thực chữ ký của một người trên các tài liệu điện tử, thay thế cho chữ ký trên giấy theo quy định của pháp luật.

Chữ ký số

Chữ ký số (Digital Signature) được biết đến là một dạng của chữ ký điện tử. Chữ ký số được tạo nên bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu thông qua hệ thống mật mã không đối xứng. Vai trò của chữ ký số có tầm quan trọng như chữ ký đối với cá nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được pháp luật thừa nhận về mặt pháp lý.

Chữ ký hình ảnh

Chữ ký hình ảnh vô cùng quan trọng trong hợp đồng và các văn bản điện tử. Chữ ký hình ảnh có thể được người ký hợp đồng sử dụng để tiến hành ký kết mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Chính vì thế, xét về mặt pháp lý, chữ ký hình ảnh vẫn được cho là phù hợp với các quy định hiện có của pháp luật Việt Nam.

Hướng dẫn cách tạo chữ ký điện tử chi tiết từ A-Z

Sau đây, Vinaacounting.vn sẽ hướng dẫn bạn những cách tạo chữ ký điện tử đơn giản và nhanh chóng nhé!

Tạo chữ ký điện tử trên Word

• Bước 1: Mở trong Word loại tài liệu, văn bản cần ký tên.

  

• Bước 2: Trên thanh công cụ, click vào INSERT => Signature Line (Tạo chữ ký điện tử)

  

Trong hộp thoại Signature Setup, bạn cần điền:

• Suggested signer: tên người tạo chữ ký.
• Suggested signer’s title: vị trí, chức danh công việc của người ký.
• Suggested signer’s email address: email của người ký.
• Instructions to the signer: Chú thích dành cho người ký.

Sau đó, tùy vào mục đích sử dụng mà bạn có thể chọn:

• Allow the signer to add comments in the Sign dialog cho phép bình luận của người ký được hiển thị tại ô ký.
• Show sign date in signature line: hiển thị ngày ký tại ô chữ ký.
• Bước 3: Nhấp chuột phải vào vùng cần ký. Nhấn Sign tại menu tùy chọn, hộp thoại Sign hiện ra.

  

• Bước 4: Tại ô trống bên cạnh chữ X, bạn điền tên vào. Hoặc chọn Select image để sử dụng hình ảnh chữ ký của mình . Chọn đường dẫn đến hình ảnh chữ ký và nhấn Sign.

  

Lưu ý: không ai có thể chỉnh sau khi chữ ký điện tử đã được tạo, nếu có người cố tình bấm Edit Anyway thì hình ảnh trên chữ ký điện tử mất đi và chữ ký hết giá trị.

Tạo chữ ký điện tử trên máy tính

Ngày nay, có rất nhiều trang web có thể tạo chữ ký online dễ dàng, tiện lợi. Tại bài viết này, Vina Accounting sẽ hướng dẫn các bạn tạo chữ ký điện tử trên trang web Wiki.

• Bước 1: Truy cập vào đường dẫn đến trang web tạo chữ ký điện tử
• Bước 2: Chọn màu mực và ký tên lên phần giấy trắng. Sử dụng điện thoại hoặc máy tính bảng để ký sẽ giúp bạn tạo ra nét ký gần đúng với chữ ký tay nhất. Sau khi ký xong, bạn nhấn Lưu.

  

• Bước 3: Nhấn vào Tải về máy để lưu chữ ký xuống thiết bị của bạn hoặc chia sẻ chữ ký thông qua Facebook. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo những chữ ký mẫu đẹp hơn ở phần chữ ký mẫu.

  

• Bước 4: Mở văn bản điện tử cần ký tên. Sau đó, copy và paste chữ ký của bạn vào ô ký tên.  Thực hiện định dạng và căn chỉnh lại nếu cần thiết là hoàn tất.

Những lưu ý về giá trị của chữ ký điện tử

Trong luật giao dịch điện tử năm 2005 có quy định về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử. Theo đó, chữ ký điện tử có phương pháp tạo ra hợp pháp khi:

• Chúng đủ độ tin cậy, cho phép xác minh người ký và thể hiện được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung văn bản hoặc hợp đồng;
• Chúng phù hợp với mục đích mà thông điệp dữ liệu được tạo ra, gửi đi;

Tổng hợp các tiêu chí bắt buộc khi tạo chữ ký điện tử

• Tính xác thực: Trước khi tạo chữ ký, người ký cần được xác thực.
• Tính toàn vẹn: Kể từ lúc tạo chữ ký, nội dung không bị thay đổi.
• Không bị thoái thác: Chữ ký có tính ràng buộc, người ký không thể phủ nhận trách nhiệm của mình với chữ ký đó.
• Công chứng: Chữ ký trong tệp Excel, Word, hoặc PowerPoint được dán thời gian bảo mật bởi một máy chủ. Vì vậy, nó có tính hợp lệ của dịch vụ công chứng.

FAQ – Những câu hỏi thường gặp khi tạo chữ ký điện tử

Dưới đây là những cầu hỏi thường gặp khi tạo chữ ký điện tử mà bạn có thể tham khảo:

Sử dụng chữ ký điện tử có đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin hay không?

Chữ ký điện tử là loại chữ ký có mức độ bảo mật cao. Để ngăn chặn mọi hành vi truy cập hoặc giả mạo trái phép, chúng được mã hóa và bảo mật bằng các thuật toán tiên tiến.

Nhược điểm của chữ ký điện tử là gì?

• Quá trình chứng minh sẽ rất phức tạp và khó khăn nếu có xảy ra sơ sót hoặc giả mạo chữ ký.
• Để sử dụng chữ ký điện tử, cần có thiết bị và phần mềm hỗ trợ.
• Về việc sử dụng chữ ký điện tử, cần có sự đồng thuận của các bên giao dịch.

Chữ ký điện tử được áp dụng trong các giao dịch nào?

Hiện nay, nhiều giao dịch điện tử khác nhau có thể áp dụng được chữ ký điện tử , như:

• Dịch vụ hành chính công điện tử: kê khai bảo hiểm xã hội, xin cấp giấy phép kinh doanh hoạt động, nộp thuế qua mạng.
• Giao dịch thương mại điện tử: mua bán thương mại trực tuyến, giao dịch chứng khoán, ký kết hợp đồng điện tử, giao kết lao động.
• Giao dịch thư điện tử: gửi và nhận các thỏa thuận, văn bản, thông báo.
• Giao dịch tài chính: chuyển khoản, rút tiền, thanh toán hóa đơn điện tử.
• Giao dịch y tế: đặt lịch khám chữa bệnh, xem kết quả xét nghiệm, lưu trữ hồ sơ bệnh án.

Kết luận

Như vậy, Vina Accounting đã thông tin đến bạn những điều cần biết về tạo chữ ký điện tử. Hy vọng, những thông tin hữu ích trên sẽ giúp bạn chọn được một phương pháp tạo chữ ký phù hợp. Còn chần chờ gì mà không nhanh tay tạo chữ ký điện tử cực đơn giản, hoàn toàn miễn phí.

Xem thêm:

• Chữ Ký Điện Tử Cá Nhân
• Fcff Là Gì
• Giá Trị Hiện Tại Của Dòng Tiền
• Phi Tài Chính Là Gì