131 và 331 được coi là hai tài khoản vô cùng đặc biệt trong hệ thống kế toán, với tính chất lưỡng tính, chúng vừa có số dư của bên Nợ và có số dư trên bảng cân đối kế toán. Đối với ngành kế toán, rất quan trọng để phân biệt rõ hai loại tài khoản này và định khoản chúng một cách chính xác, đồng thời theo dõi chặt chẽ theo yêu cầu và bản chất của từng tài khoản. Vậy hôm nay, hãy cùng Vina Accounting tìm hiểu kỹ hơn về tài khoản 131 và 331 qua bài viết sau nhé!
Định nghĩa tài khoản 131 và 331
Tài khoản 131 và 331 là hai tài khoản trong hệ thống kế toán được sử dụng để ghi nhận các khoản liên quan đến công nợ phải thu (TK 131) và công nợ phải trả (TK 331) đối với khách hàng và nhà cung cấp.
- Tài khoản 131 (Phải thu khách hàng) được sử dụng để ghi nhận các khoản tiền do khách hàng nợ đối với doanh nghiệp. Số dư phía Nợ của tài khoản 131 thể hiện khoản tiền do khách hàng đã nhận hàng hóa hoặc dịch vụ nhưng chưa thanh toán cho doanh nghiệp. Số dư phía Có của tài khoản 131 thể hiện khoản doanh nghiệp đã trả trước cho khách hàng.
- Tài khoản 331 (Phải trả người bán) được sử dụng để ghi nhận các khoản tiền mà doanh nghiệp nợ đối với nhà cung cấp. Số dư phía Nợ của tài khoản 331 thể hiện khoản tiền do doanh nghiệp đã ứng trước cho nhà cung cấp. Số dư phía Có của tài khoản 331 thể hiện khoản tiền doanh nghiệp chưa thanh toán cho nhà cung cấp.
Phân biệt tài khoản 131 và 331
Tài khoản 131 (Phải thu khách hàng) và tài khoản 331 (Phải trả người bán) tuy đều là hai tài khoản có tính lưỡng tính nhưng trong hệ thống kế toán, chúng lại có những chức năng và mục đích khác nhau:
Đối với tài khoản 131:
- Chức năng: Ghi nhận các khoản tiền khách hàng đã nhận hàng hoá hoặc dịch vụ từ doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán.
- Số dư phía Nợ: Thể hiện khoản tiền mà khách hàng đang nợ doanh nghiệp.
- Số dư phía Có: Thể hiện khoản tiền mà doanh nghiệp đã trả trước cho khách hàng.
Đối với tài khoản 331:
- Chức năng: Ghi nhận các khoản tiền doanh nghiệp đang nợ đối với nhà cung cấp hoặc người bán hàng hoá/dịch vụ.
- Số dư phía Nợ: Thể hiện khoản tiền mà doanh nghiệp đã ứng trước cho nhà cung cấp.
- Số dư phía Có: Thể hiện khoản tiền doanh nghiệp chưa thanh toán cho nhà cung cấp.
Cách xử lý và kiểm tra số liệu tài khoản 131 và 331
Dưới đây là cách kiểm tra và xử lý số liệu tài khoản 131 và 331 chi tiết, dễ hiểu nhất:
Đối với tài khoản phải thu khách hàng 131
Tài khoản phải thu khách hàng (TK 131) là một tài khoản có thể có số dư ở cả phía Nợ và phía Có. Quy định trong kế toán là không được phép khấu trừ số dư phía Nợ với số dư phía Có của tài khoản này.
Trong trường hợp khách hàng đã nhận hàng hóa nhưng chưa thanh toán cho doanh nghiệp, số dư phía Nợ của TK 131 sẽ phản ánh khoản phải thu của doanh nghiệp từ khách hàng.
- Số dư phía Nợ của TK 131 trong sổ cái được tính bằng cách trừ chỉ tiêu phải thu khách hàng (Mã số) 131 trên bảng cân đối kế toán (thuộc mục Tài sản) và từ số dư cuối kỳ của TK 131 trên bảng cân đối phát sinh tài khoản, đồng thời cũng phản ánh số còn phải thu của khách hàng trong sổ theo dõi công nợ phải thu.
Trong trường hợp người mua đã đặt trước tiền để mua hàng hóa từ doanh nghiệp nhưng chưa lấy hàng hoá hoặc doanh nghiệp chưa cung ứng dịch vụ và xuất hoá đơn, số dư phía Có của TK 131 sẽ phản ánh khoản người mua đã trả trước tiền mua hàng hoá.
- Số dư phía Có của TK 131 trong sổ cái được tính bằng cách trừ chỉ tiêu Người mua trả tiền trước (Mã số) 313 trên bảng cân đối kế toán từ số dư cuối kỳ của TK 131 trên bảng cân đối phát sinh tài khoản.
Đối với tài khoản phải trả người bán 331
Tài khoản phải trả người bán (TK 331) được sử dụng để ghi nhận các khoản thanh toán với người bán trên Bảng cân đối kế toán. TK 331 có thể có cả số dư bên Nợ và bên Có.
TK 331 – Phải trả người bán sẽ có số dư bên Nợ khi doanh nghiệp đã ứng tiền hàng cho người bán.
- Số dư phía Nợ của TK 331 trong sổ cái được tính bằng cách trừ chỉ tiêu Trả trước cho người bán (Mã số) 132 trên Bảng cân đối kế toán (thuộc mục Tài sản) từ số dư cuối kỳ của TK 331 trên bảng cân đối phát sinh tài khoản.
TK Phải trả người bán (TK 331) sẽ có số dư phía Có khi doanh nghiệp đã mua hàng hoá nhưng chưa thanh toán cho người bán. Kế toán cần kiểm tra tất cả các hợp đồng chưa thanh toán để xác định có hợp đồng nào đã quá hạn thanh toán và lên kế hoạch thanh toán cụ thể cho nhà cung cấp.
- Số dư phía Có của TK 331 trên sổ cái được tính bằng cách trừ chỉ tiêu Phải trả người bán (Mã số) 312 trong Bảng cân đối kế toán (thuộc mục Nguồn Vốn) từ số dư cuối kỳ của TK 331 trên bảng cân đối tài khoản.
Lưu ý:
- Kế toán có thể cấn trừ công nợ từ cùng một đối tượng đó là người mua hàng hoá và là nhà cung cấp của doanh nghiệp. Kế toán cần tham khảo Bảng đối chiếu công nợ và Biên bản thoả thuận về việc cấn trừ công nợ.
- Cuối kỳ kế toán, cần lập biên bản đối chiếu công nợ có đầy đủ chữ ký và dấu của cả hai bên để xác nhận các khoản công nợ.
Trên đây là những thông tin chi tiết về hai tài khoản 131 và 331 mà Vina Accounting đã chia sẻ tới quý bạn đọc. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan nhất và phân biệt được hai loại tài khoản này nhé! Hẹn bạn ở bài viết tiếp theo.
Xem thêm:
