Một trong những hình thức kế toán cơ bản của doanh nghiệp là sổ nhật ký chung, đây là hình thức phù hợp và thuận tiện để xử lý các thông tin kế toán thường niên. Khi phát sinh các nghiệp vụ tài chính trong kỳ đều cần được kê khai đầy đủ trong sổ nhật ký chung của doanh nghiệp. Vậy có những loại sổ nhật ký chung nào? Hãy cùng Vina Accounting tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1. Sổ nhật ký chung có ý nghĩa thế nào?
Sổ nhật ký chung là sổ ghi chép các nghiệp vụ tài chính phát sinh của doanh nghiệp dựa trên bộ phận chứng từ kế toán (Chứng từ kế toán và chứng từ gốc). Sổ nhật ký chung phải được ghi theo trình tự thời gian xảy ra nghiệp vụ và được thực hiện mỗi tháng 1 lần. Nếu muốn biết trong tháng, quý hay năm đó có những nghiệp vụ phát sinh nào thì doanh nghiệp chỉ cần tra trong nội dung sổ nhật ký chung.
2. Những hình thức phổ biến của ghi sổ kế toán
Thông tư số 133/2016/TT-BTC, Bộ Tài Chính có quy định về các hình thức kế toán như dưới đây:
- Hình thức kế toán dựa trên sổ Nhật ký chung;
- Hình thức kế toán dựa trên Nhật ký – Sổ cái;
- Hình thức kế toán dựa trên các Chứng từ được ghi sổ;
- Hình thức kế toán dựa trên thao tác máy vi tính;
Từ Thông tư số 200/2014/TT-BTC có quy định thêm “Hình thức kế toán dựa trên Nhật ký – Chứng từ”.
3. Những nội dung cần có trong nhật ký chung
Trong sổ nhật ký chung của doanh nghiệp cần liệt kê đủ các nội dung như:
- Ngày, tháng, năm ghi sổ;
- Số hiệu, ngày tháng của các chứng từ kế toán căn cứ;
- Tóm tắt ngắn gọn các nghiệp vụ tài chính, kinh tế đã phát sinh trong kỳ;
- Kê khai chính xác số tiền của các nghiệp vụ trên;
Theo quy định, mọi nghiệp vụ khi phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký chung. Tuy vậy, đối với trường hợp số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn thì doanh nghiệp có thể cân nhắc mở loại sổ nhật ký đặc biệt. Sổ này giúp giảm bớt số lượng thông tin cần phải ghi cho doanh nghiệp.
4. Sơ lược các đặc trưng của sổ nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của sổ nhật ký chung đó là các nghiệp vụ tài chính, kinh tế khi phát sinh đều được ghi chép đầy đủ trong sổ. Những thông tin này phải được ghi chép đúng theo thứ tự thời gian phát sinh để bộ phận kế toán có thể dễ dàng tổng hợp thông tin khi báo cáo.
Bên cạnh đó, thông tin trong sổ nhật ký chung theo kỳ chính là căn cứ để bộ phận kế toán thiết lập sổ cái. Tuy nhiên, bộ phận kế toán cần chú ý không được để xảy ra sai sót trong quá trình chuyển thông tin từ sổ nhật ký chung sang sổ cái để tránh thất thoát ngân sách công ty hoặc thông tin nghiệp vụ bị trùng lặp.
5. Những loại sổ nhật ký chung phổ biến
Sổ nhật ký chung dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo từng thời điểm của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi lượng thông tin phát sinh quá lớn, doanh nghiệp cần sử dụng thêm các loại sổ kế toán phổ biến khác như: sổ cái, sổ thẻ kế toán chi tiết, sổ nhật ký đặc biệt,…
6. Hướng dẫn chi tiết cách ghi sổ nhật ký chung cho doanh nghiệp
Các bạn đọc có thể tham khảo một số loại sổ nhật ký chung phổ biến cho doanh nghiệp theo ngày, tháng, quý và năm như sau:
6.1. Dành cho loại sổ nhật ký chung hằng ngày
Dựa trên các chứng từ kế toán làm căn cứ, trước tiên kế toán cần ghi toàn bộ nghiệp vụ đã phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó chuyển dữ liệu từ sổ nhật ký chung sang sổ cái theo các tài khoản kế toán sao cho phù hợp.
Trường hợp mở sổ – thẻ kế toán chi tiết cùng lúc với sổ nhật ký chung, doanh nghiệp phải ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ – thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Nếu doanh nghiệp mở sổ nhật ký đặc biệt thì cần căn cứ vào các chứng từ kế toán dùng để làm sổ, đồng thời ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt có liên quan.
Theo định kỳ (từ 3, 5, 10,.. ngày) hoặc vào cuối tháng, tùy theo số lượng nghiệp vụ đã phát sinh mà kế toán cần lấy số liệu từ sổ nhật ký đặc biệt để chép vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái. Cần lưu ý loại bỏ các trùng lặp do các nghiệp vụ phát sinh được ghi cùng lúc vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt.
6.2. Dành cho loại sổ nhật ký chung theo tháng, quý, năm.
Đối với loại sổ này, doanh nghiệp cần cộng số liệu vào cuối tháng, quý, năm lên sổ cái sau đó lập bảng cân đối phát sinh. Lưu ý cần rà soát các thông tin số liệu trùng khớp giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (từ sổ – thẻ kế toán chi tiết liên quan) để lập báo cáo tài chính.
Theo nguyên tắc, Tổng số Nợ và Có phát sinh trên bảng cân đối phải bằng tổng số Nợ và Có phát sinh trên sổ nhật ký chung (hoặc các loại sổ nhật ký đặc biệt khác sau khi đã bỏ các số liệu bị trùng lặp) trong cùng 1 kỳ kế toán.
7. Mẫu sổ nhật ký chung cho các doanh nghiệp nhỏ
Đối với các doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến rất nhỏ, mẫu sổ S03a – DNN theo Thông tư 133 sẽ là sổ kế toán phù hợp để sử dụng như sau:
Qua bài viết trên, Vina Accounting hy vọng các bạn sẽ có thêm kiến thức bổ ích liên quan đến sổ nhật ký chung để có thể quản lý tài chính của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Để tham khảo thêm nhiều thông tin hữu ích khác, bạn có thể truy cập website: https://vinaaccounting.vn hoặc gọi trực tiếp đến số hotline: 0901 22 73 88 để được các chuyên viên giàu kinh nghiệm tư vấn tận tình.
