Trong nghiệp vụ kế toán, bên cạnh những phần mềm, công cụ hỗ trợ cho công việc thì kế toán viên cũng cần phải lập và theo dõi sổ sách, báo cáo tài chính… Vậy sổ kế toán là gì, bao gồm những nội dung gì và nó có vai trò như thế nào trong công tác kế toán? Bài viết sau đây của Vina Accounting sẽ giải đáp những câu hỏi trên và hướng dẫn cho bạn quy trình ghi sổ kế toán cụ thể và chính xác nhất:
I. Sổ kế toán là gì?
Sổ kế toán là những tờ sổ được lập theo biểu mẫu cụ thể và có mối liên hệ mật thiết với nhau. Loại sổ này dùng để ghi chép, lưu trữ các tài liệu nghiệp vụ kinh tế áp dụng phương pháp kế toán dựa trên cơ sở dữ liệu của chứng từ kế toán. Qua đó cung cấp thông tin đầy đủ cho công tác quản lý và chỉ đạo các hoạt động kinh tế, tài chính.
Đơn vị kế toán là các tổ chức, cá nhân tạo sổ kế toán. Trong sổ kế toán cần phải ghi rõ tên sổ, họ tên đầy đủ của đơn vị kế toán, chữ ký của người tạo sổ và của kế toán trưởng, ngày lập sổ, ngày khóa sổ, số trang và đóng dấu giáp lai. Sổ kế toán phải cập nhật liên tục các nội dung theo quy định của pháp luật và bảo đảm tính liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.
II. Phân loại sổ kế toán
1. Phân loại sổ kế toán dựa trên cách ghi chép trong sổ kế toán
Dựa trên tiêu thức này, sổ kế toán có thể được chia thành ba loại:
– Sổ ghi chép theo trình tự thời gian: Là loại sổ được sử dụng để ghi chép mọi hoạt động kinh tế tài chính diễn ra liên tục theo trình tự thời gian và những hoạt động kinh tế tài chính phát sinh chẳng hạn như: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, nhật ký chung.
– Sổ ghi chép có hệ thống: Là loại sổ được sử dụng để ghi chép, hệ thống hóa các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong từng nội dung kinh tế (tương ứng với từng tài khoản kế toán). Loại sổ kế toán này bao gồm: Sổ chi tiết, sổ cái.
– Sổ liên hợp: Đây là loại sổ kế toán được dùng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo trình tự thời gian kết hợp theo dõi các đối tượng kế toán tương ứng với nội dung kinh tế được ghi trên cùng một trang sổ, đó là sổ: Nhật ký – Sổ cái.
2. Sổ kế toán được phân loại dựa theo cấu trúc mẫu sổ.
Dựa vào cấu trúc đã được thiết kế của sổ kế toán, có thể chia thành các loại sổ sau: – Sổ kế toán dạng một bên: Là loại sổ kế toán mà hai cột Có, Nợ của tài khoản kế toán được thiết kế cùng một bên với trang sổ kế toán chẳng hạn như: Sổ cái của tài khoản kế toán được lập theo dạng một bên.
– Sổ kế toán dạng hai bên: Là loại sổ mà trong đó mỗi trang sổ được chia làm hai bên, bên phải sổ thể hiện số phát sinh Có của tài khoản còn bên trái sổ thể hiện số Nợ phát sinh của tài khoản, chẳng hạn như: Sổ cái của tài khoản kế toán được thiết kế theo dạng hai bên.
– Sổ kế toán dạng nhiều cột: Là loại sổ kế toán thể hiện việc tổng hợp nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh kết hợp với việc theo dõi các đối tượng kế toán một cách chi tiết vì thế số phát sinh bên Có, bên Nợ của tài khoản được chia thành nhiều cột.
– Sổ kế toán theo dạng bàn cờ: Là loại sổ kế toán được xây dựng dựa trên nguyên tắc bàn cờ, trong đó mỗi ô được thiết kế trong sổ kế toán là giao điểm của cột và dòng của sổ kế toán. Nhật ký chứng từ là sổ điển hình của loại sổ này.
3. Sổ kế toán được phân loại theo hình thức của sổ kế toán
Dựa vào tiêu thức này, sổ kế toán có thể được chia thành 2 loại:
– Sổ tờ rời: Đây là loại sổ mà các trang sổ được tách riêng nhằm thuận tiện trong việc ghi sổ kế toán và phân công công tác. Kế toán cần phải bảo quản cẩn thận vì loại sổ này dễ bị thất lạc, hư hỏng.
– Sổ đóng thành quyển: Đây là loại sổ kế toán mà các trang sổ được tập hợp lại thành quyền, được đăng ký các trang sổ và đánh số thứ tự, giữa các trang sổ phải có dấu giáp lai. Đối với các đối tượng kế toán thường xuyên phát sinh thì việc sử dụng loại sổ này sẽ thuận tiện hơn cho việc bảo quản sổ của kế toán.
4. Sổ kế toán được phân loại theo nội dung ghi chép trong sổ kế toán
Dựa trên tiêu thức phân loại này, sổ kế toán được chia thành 3 loại:
– Sổ kế toán tổng hợp: Là loại sổ kế toán được sử dụng để tổng hợp các số liệu về hoạt động kinh tế tài chính (căn cứ vào các tài khoản kế toán tổng hợp – tài khoản cấp I). Loại sổ kế toán này bao gồm: Sổ cái, Nhật ký – Sổ cái, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Nhật ký chung.
Sổ kế toán này biểu thị các chỉ tiêu tổng quát đáp ứng công việc kế toán và quản lý.
– Sổ kế toán chi tiết: Đây là loại sổ kế toán nhằm thể hiện số liệu chi tiết hóa của các số liệu đã được thể hiện trong sổ kế toán tổng hợp. Sổ kế toán này được lập theo các tài khoản kế toán chi tiết chẳng hạn như: tài khoản cấp II, tài khoản cấp III…. Loại sổ kế toán này bao gồm các sổ: Sổ kế toán chi tiết về vật tư, Sổ kế toán thanh toán với khách hàng, Sổ kế toán thanh toán với người bán…
Số liệu được thể hiện trong sổ kế toán chi tiết sẽ cung cấp các tài liệu liên quan đến tình hình hoạt động của cơ quan một cách chi tiết nhất nhằm phục vụ cho việc quản trị và vận hành doanh nghiệp
– Sổ kế toán kết hợp: Đây là loại sổ kế toán được dùng để ghi chép, tổng hợp số liệu của các hoạt động kinh tế tài chính đồng thời chi tiết hóa các số liệu đó nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý, làm giảm thiếu khối lượng công việc cần phải ghi chép và giảm số lượng sổ kế toán. Loại sổ này bao gồm các sổ: Sổ cái kiểu nhiều cột, Nhật ký chứng từ.
III. Nội dung của sổ kế toán
“Nội dung trong sổ kế toán bao gồm những gì?” là câu hỏi được nhiều người đặt ra. Căn cứ điều 24 của Luật kế toán 2015, trong sổ kế toán cần phải ghi rõ tên sổ, họ tên đầy đủ của đơn vị kế toán, chữ ký của người tạo sổ và của kế toán trưởng, ngày lập sổ, ngày khóa sổ, số trang và đóng dấu giáp lai. Sổ kế toán phải cập nhật liên tục các nội dung theo quy định của pháp luật và bảo đảm tính liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ. Bên cạnh đó, sổ kế toán còn có các nội dung quan trọng sau:
- Thời gian lập sổ cụ thể (ngày, tháng, năm)
- Dựa vào số hiệu và ngày tháng năm của chứng từ kế toán để lập sổ kế toán
- Khái quát nội dung của những nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Các tài khoản kế toán dùng để ghi số tiền của tất cả những nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Các kiểu số dư như số dư đầu kỳ, cuối kỳ và phát sinh trong kỳ
IV. Vai trò của sổ kế toán
Có thể thấy sổ kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong nghiệp vụ kế toán. Đây là loại sổ được sử dụng để ghi chép và lưu trữ tất cả những nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh dựa trên tình trạng và thời điểm hoạt động của doanh nghiệp. Từ những số liệu được ghi chép này mà các doanh nghiệp có thể rà soát, đối chiếu để tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục các vấn đề liên quan đến tài chính.
Bên cạnh đó, sổ kế toán cũng là một trong những công cụ hữu ích để thực hiện các nghiệp vụ kế toán. Trong quá trình thu thập, sắp xếp và xử lý những dữ liệu về hoạt động kinh doanh, các chứng từ chỉ thể hiện những dữ liệu chưa có mối liên hệ chặt chẽ theo từng hoạt động kinh tế và cũng chưa có hiệu quả với việc quản lý tổng hợp.
Vì vậy, để có cái nhìn khái quát, toàn diện về quá trình hoạt động và tình hình sử dụng vốn của doanh nghiệp thì việc tổng hợp đầy đủ, chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của mỗi chứng từ là việc làm cần thiết. Bước trung gian để tập hợp những chứng từ gốc chưa có mối liên hệ chặt chẽ và thể hiện đầy đủ mọi hoạt động kinh tế chính là việc lập sổ kế toán. Qua đó đáp ứng được yêu cầu tính toán và tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.
V. Các bước trong quy trình ghi sổ kế toán
Căn cứ Thông tư 200/2014/TT-BTC về quy trình ghi chép sổ kế toán: Tùy theo đặc điểm hoạt động và nhu cầu quản lý khác nhau mà mỗi công ty, doanh nghiệp sẽ xây dựng hình thức ghi chép sổ kế toán riêng. Tuy nhiên, sổ kế toán vẫn phải bảo đảm việc ghi chép và thể hiện mọi hoạt động kinh tế, liên tục cập nhật để thuận tiện cho việc kiểm tra, rà soát và đối chiếu. Cũng theo đó, quy trình sổ kế toán gồm các bước sau:
Bước 1: Lập sổ
Vào đầu kỳ của kế toán của mỗi năm, doanh nghiệp cần lập sổ kế toán. Trường hợp những doanh nghiệp mới thành lập thì cần phải lập sổ kế toán từ ngày thành lập. Người đại diện trên pháp luật của doanh nghiệp và kế toán trưởng có trách nhiệm ký duyệt toàn bộ sổ kế toán. Có thể lập sổ theo kiểu sổ tờ rơi hoặc đóng thành quyển. Những sổ này sau khi sử dụng cần được bảo quản và lưu trữ cẩn thận.
Bước 2: Ghi chép sổ
Việc ghi chép sổ kế toán cần phải dựa theo các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, phê duyệt nhằm tuân thủ các quy định được pháp luật ban hành. Tất cả số liệu ghi chép trên sổ kế toán bắt buộc phải được chứng minh dựa trên chứng từ kế toán hợp pháp.
Bước 3: Khóa sổ
Trước khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán, kiểm toán cần phải khóa sổ kế toán. Bên cạnh đó, đối với những trường hợp cần kiểm tra, rà soát, kê khai hoặc những trường hợp bắt buộc khác theo quy định của pháp luật các doanh nghiệp cũng phải khóa sổ kế toán theo yêu cầu.
Bài viết trên đây đã chia sẻ những thông tin hữu ích liên quan đến sổ kế toán. Từ đó làm rõ được các nội dung trọng tâm, vai trò, cách phân loại sổ kế toán cũng như hướng dẫn cụ thể quy trình ghi chép sổ kế toán. Nếu bạn còn điều gì thắc mắc hay cần được tư vấn vui lòng truy cập website: Vina Accounting hoặc liên hệ hotline: 0901 22 73 88 để được giải đáp chi tiết.
