Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được hiểu là sổ kế toán tổng hợp hay nhật ký kế toán. Trong lĩnh vực kế toán, thì sổ đăng ký là một hình thức của chứng từ ghi sổ. Sổ này được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian rõ ràng. Vậy có những mẫu sổ chứng từ ghi sổ nào, nội dung và kết cấu cùng phương pháp ghi sổ ra sao? Trong bài viết này, Vina Accounting sẽ hướng dẫn bạn chi tiết theo Thông tư 200.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là gì?
Chứng từ ghi sổ (Recording vouchers) là một tập hợp các loại chứng từ khác nhau. Khái niệm chứng từ ghi sổ dùng để chỉ về chứng từ được kế toán sử dụng để tập hợp số liệu trong chứng từ gốc rồi ghi vào sổ. Để lập chứng từ ghi sổ thì kế toán sẽ dựa trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng chứng từ kế toán cùng loại, cùng nội dung.
Hình thức kế toán sổ chứng từ ghi sổ gồm có:
- Hình thức 1: Chứng từ ghi sổ
- Hình thức 2: Số đăng ký chứng từ ghi sổ
- Hình thức 3: Sổ cái
- Hình thức 4: Các sổ/ thẻ kế toán chi tiết
Đặc trưng của chứng từ ghi sổ là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp. Việc ghi sổ kế toán cần phải ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký. Bên cạnh đó, cần phải ghi theo nội dung trên sổ cái. Vậy sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là gì?
Theo đó, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được định nghĩa là sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian. Cũng có thể hiểu, số đăng ký chứng từ ghi sổ là một loại sổ kế toán. Ý nghĩa quan trọng của sổ đăng ký như sau:
- Dễ dàng kiểm soát và quản lý các chứng từ kế toán thông qua sổ ghi
- Giúp quản lý tài chính và cán bộ thuế theo dõi chứng từ dễ dàng hơn thông qua sổ đăng ký có trình tự thời gian cụ thể và rõ ràng
- Có thể dễ dàng đối chiếu số liệu của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng số liệu tổ
Tóm lại, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ càng chặt chẽ thì càng giúp các nhà quản lý dễ dàng nắm bắt cơ bản về tình hình phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình ghi sổ, kế toán cần nắm rõ 3 nguyên tắc như sau:
- Nguyên tắc 1:
Kế toán ghi sổ kế toán tổng hợp cần căn cứ trực tiếp vào chứng từ ghi sổ. Bởi vì, chứng từ này cần được thể hiện rõ ràng trong sổ kế toán tổng hợp. Yêu cầu bắt buộc là phải ghi dựa trên nội dung kinh tế mà cuốn sổ cái thể hiện. Đồng thời ghi đúng trình tự về thời gian được thể hiện trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Nguyên tắc 2:
Nguyên tắc thứ hai khi kế toán lập sổ đăng ký là phải dựa vào hai cơ sở chính. Trong đó, là bản chứng từ kế toán cùng với bảng tổng hợp chứng từ cùng loại và cùng nội dung.
- Nguyên tắc 3:
Khi lập chứng từ ghi sổ cần phải đánh số thứ tự các chứng từ đúng với số thứ tự thể hiện bên trong sổ đăng ký. Kế toán cũng cần đính kèm các chứng từ trước khi ghi sổ được kế toán trưởng phê duyệt.
Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo TT 200
Thường thì mẫu sổ đăng ký này áp dụng đối với các đơn vị/ doanh nghiệp có quy mô hoạt động cỡ vừa đến lớn. Hay các đơn vị/ doanh nghiệp có sử dụng số lượng lớn nhân lực trong hoạt động kế toán. Cũng như những đơn vị/ doanh nghiệp cần hạch toán nhiều tài khoản kế toán cho mình.
Mẫu sổ đăng ký được thực hiện theo mẫu số S02b-DN. Mẫu sổ này được quy định tại Phụ lục IV kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC về biểu mẫu số kế toán.
Hướng dẫn trình tự ghi sổ đăng ký chứng từ sổ
Trình tự ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được thực hiện theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC. Theo đó, kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ. Hoặc căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra phân loại để lập bảng Tổng hợp chứng từ. Dựa trên Bảng Tổng hợp chứng từ sẽ xem xét số liệu rồi lập chứng từ ghi sổ.
Nếu đã lập chứng từ ghi sổ thì cần chuyển đến cho kế toán trưởng hoặc người phụ trách để phê duyệt. Sau khi phê duyệt thì chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi vào sổ đăng ký. Khi đăng ký thì kế toán lưu ý phải ghi rõ ngày tháng năm vào chứng từ ghi sổ.
Sau khi đã ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì có thể sử dụng cơ sở dữ liệu đó để ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ kế toán khác. Dựa theo quy định hiện hành thì trình tự ghi sổ đăng ký có thể ghi theo ngày hoặc theo tháng. Cụ thể thì trình tự ghi như sau:
- Trình tự ghi sổ theo ngày
Kế toán cần căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ đã thông qua kiểm tra. Sau đó căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ rồi tiếp tục ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi ghi vào sổ đăng ký thì có thể ghi vào Sổ hoặc Thẻ kế toán.
- Trình tự ghi sổ theo tháng
Nếu ghi sổ theo tháng thì thường rơi vào thời điểm cuối tháng lúc kế toán khóa sổ. Kế toán cần kiểm tra và đối chiếu tổng số tiền chi tiêu trong tháng bao gồm tiền phát sinh, tiền hoàn thành công việc. Sau đó, kế toán sẽ dựa trên cơ sở đó để lập Bảng cân đối tài khoản.
Đảm bảo rằng tổng nợ phát sinh và tổng có phát sinh cùng với tổng số tiền phát sinh ghi trong sổ Đăng ký chứng từ kế toán phải bằng nhau. Tổng dư Nợ phải bằng tổng dư Có. Ngoài ra, số dư từng tài khoản phát sinh cũng phải bằng với số dư tương ứng của mỗi tài khoản trong bảng tổng hợp chi tiết.
Lưu ý: khi tạo lập chứng từ ghi sổ cần kiểm tra và đối chiếu rõ các số liệu. Nhằm đảm bảo không có sự chênh lệch đối với tổng số tiền phát sinh trong Sổ Cái và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Nội dung, kết cấu và phương pháp
Nội dung của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là bảng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian cụ thể. Mục đích của việc lập chứng từ ghi sổ là dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và quản lý chứng từ ghi sổ. Đồng thời dùng để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng Cân đối số của doanh nghiệp.
Kết cấu và phương pháp ghi chép của sổ đăng ký theo quy định như sau:
- Cột A – dùng để ghi số hiệu Chứng từ ghi sổ
- Cột B – dùng để ghi ngày/ tháng đã lập Chứng từ ghi sổ
- Cột 1 – dùng để ghi số tiền của Chứng từ ghi sổ
Một số lưu ý khi ghi sổ đăng ký:
- Cuối trang sổ đăng ký phải thực hiện cộng số luỹ kế trước khi chuyển sang trang sau
- Đầu trang sổ đăng ký phải ghi số cộng của trang trước chuyển sang
- Cuối tháng/ cuối năm, kế toán phải cộng số tiền phát sinh trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Đồng thời lấy số liệu đó đối chiếu với Bảng Cân đối số phát sinh.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là một loại sổ kế toán ghi chép theo trình tự thời gian. Mẫu sổ đăng ký, trình tự ghi sổ được quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC. Cùng với nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ cần được thực hiện theo quy định. Hy vọng, nội dung bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về nghiệp vụ ghi sổ chứng từ ghi sổ. Theo dõi vinaccounting.vn để cập nhật thêm các hướng dẫn về nghiệp vụ kế toán nhé.
Xem thêm:
