Tùy theo các mục đích sử dụng và cấu trúc tổ chức mà sổ cái sẽ được chia thành nhiều hình thức ghi chép khác nhau. Vậy có tất cả bao nhiêu cách lập sổ cái theo sổ nhật ký chung và ghi chép như thế nào? Bài viết dưới đây của Vina Accounting sẽ chia sẻ các kiến thức liên quan hữu ích cho các bạn đọc.
1. Sổ cái là như thế nào?
Sổ cái là một trong các loại sổ kế toán của doanh nghiệp, nó lưu trữ các giao dịch phát sinh trong kỳ kế toán. Nói tóm gọn, sổ cái là nơi tóm tắt và phân loại các nghiệp vụ tài chính, kinh tế hằng ngày. Hiện nay, thay vì lập sổ cái theo cách thủ công thì nhiều doanh nghiệp đã áp dụng công nghệ để lập sổ cái trên máy tính thông qua các phần mềm kế toán. Tuy vậy, các doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ những nguyên tắc trong cách viết sổ cái.
2. Các hình thức sổ cái phổ biến trong doanh nghiệp
Tùy theo hình thức tổ chức hay mục đích sử dụng mà sổ cái được chia thành 4 loại phổ biến như sau:
- Hình thức kế toán căn cứ vào sổ nhật ký chung;
- Hình thức kế toán căn cứ vào nhật ký sổ cái;
- Hình thức kế toán căn cứ vào nhật ký chứng từ;
- Hình thức kế toán lập trên máy tính.
Tùy theo mỗi hình thức mà các quy định về thứ tự, phương pháp và mẫu sổ cũng khác nhau. Các phương pháp ghi này sẽ được điều chỉnh để phù hợp với từng hình thức tổ chức của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích sử dụng, quy mô và yêu cầu của bộ phận quản lý để lựa chọn loại hình kế toán sao cho phù hợp.
3. Hướng dẫn chi tiết cách ghi sổ cái mới nhất
Tương tự như cái loại sổ kế toán khác, sổ cái cũng phải đáp ứng các nguyên tắc kế toán. Khi lập sổ cái, doanh nghiệp phải trình bày rõ ràng, khoa học và kê khai đầy đủ thông tin theo thứ tự thời gian. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ghi 4 loại sổ cái mà bạn có thể tham khảo:
3.1. Cách ghi sổ cái dựa trên hình thức sổ nhật ký chung
Khi ghi chép nhật ký kế toán cần phải đảm bảo tuân theo trình tự thời gian. Các căn cứ chứng từ cần được ghi vào sổ nhật ký chung và từ đó chuyển thông tin dữ liệu sang sổ cái. Dưới đây là một số quy định về cách ghi sổ nhật ký chung:
- Trong cột A cần điền đủ thông tin ngày, tháng.
- Trong đột B và C cần điền đủ số hiệu và ngày, tháng của chứng từ căn cứ.
- Trong cột D cần tóm tắt toàn bộ nghiệp vụ phát sinh trong kỳ.
- Trong cột E phải điền chi tiết số trang ghi chép nghiệp vụ trong nhật ký chung.
- Trong cột F phải điền chi tiết số dòng ghi chép nghiệp vụ trong nhật ký chung.
- Trong cột H cần điền đủ số hiệu của tài khoản đối ứng với nghiệp vụ tài chính đã phát sinh trong sổ cái.
- Trong cột 1 và 2 cần điền chính xác số tiền phát sinh Nợ – Có theo mỗi nghiệp vụ tài chính. Doanh nghiệp ghi số dư của tài khoản vào dòng đầu tiên của đầu kỳ. Sau đó tùy theo lũy kế số dư trong kỳ mà cộng với số dư đầu kỳ trước.
Tùy theo từng tài khoản kế toán mà việc ghi chép cũng sẽ khác nhau, do đó kế toán cần phải nắm rõ các nội dung của từng loại tài khoản. Ví dụ: tài khoản 133 phản ánh các khoản thu – chi bằng tiền mặt, vàng tiền tệ và ngoại tệ. Tuy có sự khác biệt giữa các nội dung nhưng cũng đều phải tuân theo nguyên tắc kế toán khi ghi vào sổ cái. Khi ghi sổ cái cho tài khoản 133 cần điền rõ Nợ – Có và các thông tin liên quan như số hiệu, ngày tháng,… Trong đó, tài khoản Nợ phản ánh việc tiền mặt, vàng tiền tệ, ngoại tệ chênh lệch trong tỷ giá hối đoái với trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng lên so với tiền Việt Nam. Tài khoản Có phản ánh việc tiền mặt, vàng tiền tệ, ngoại tệ bị thiếu hụt và chênh lệch trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm đi so với tiền Việt Nam.
3.2. Cách ghi sổ cái dựa trên hình thức nhật ký sổ cái
Nhật ký sổ cái gồm 2 phần: phần nhật ký và phần sổ cái. Trong đó, phần nhật ký chứa các thông tin về “Ngày, tháng ghi sổ”, “Số hiệu”, “Thứ tự dòng”. Phần sổ cái gồm các cột ghi tài khoản Nợ – Có. Tùy theo số lượng tài khoản hiện hành của doanh nghiệp sẽ có số cột tương ứng.
Ghi nhật ký sổ cái tuy đơn giản nhưng nó chỉ phù hợp với các tổ chức có quy mô nhỏ, lẻ và ít hoạt động kinh doanh. Đối với các tổ chức doanh nghiệp có quy mô kinh doanh lớn cần có hình thức ghi sổ khác để tránh các sai sót và khó theo dõi tài khoản kế toán.
3.3. Cách ghi sổ cái dựa trên hình thức nhật ký chứng từ
Đối với hình thức này, sổ cái chỉ được ghi 1 lần vào cuối quý, tháng khi đã có sự đối chiếu với nhật ký chứng từ trước đó. Tài khoản phát sinh Nợ – Có sẽ được phản ánh trong sổ cái lấy thông tin từ sổ nhật ký chứng từ. Qua đó, cách ghi sổ cái theo hình thức nhật ký chứng từ sẽ bao gồm 2 bảng: bảng phản ánh số dư Nợ – Có vào đầu năm và bảng phản ánh các số liệu phát sinh mỗi tháng.
3.4. Cách ghi sổ cái dựa trên phần mềm kế toán trên máy tính
Đây là cách thức ghi sổ cái hiện đại, tuy nhiên nó cũng phải đáp ứng các nguyên tắc trong việc ghi chép sổ sách kế toán. Phần mềm kế toán trên máy tính sẽ được thiết kế và trình bày tương đương với các hình thức kế toán khác.
Excel được coi là một trong những công cụ ghi chép sổ cái hiệu quả nhất. Trước tiên, doanh nghiệp cần tạo sẵn mẫu sổ cái trên excel thông qua việc xác định các hình thức kế toán cũng như thành phần sổ cái thuộc hình thức đó. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần chuyển đổi thông tin từ sổ nhật ký chung sang sổ cái kế toán. Do đó, để đảm bảo tính chính xác, kế toán doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc dưới đây:
- Điều kiện dữ liệu phải được ghi rõ ràng, chính xác.
- Sổ cái và sổ nhật ký phải có số dòng bằng nhau, tránh sai lệch nội dung.
- Trường hợp tài khoản sổ cái thuộc cột Nợ trong sổ nhật ký chung thì tài khoản đối ứng phải nằm trong cột Có của sổ nhật ký chung, lưu ý phải trên cùng 1 dòng.
- Các số liệu về tài khoản Nợ – Có trong sổ cái cần phải ghi đúng theo sổ nhật ký chung.
Sau khi đã có mẫu sổ cái đúng với nguyên tắc, doanh nghiệp cần lập công thức tính cho sổ cái. Các số dư tài khoản sẽ được sử dụng hàm VLOOKUP để tính. Tiếp theo, kế toán cần sử dụng hàm IF để lấy ra các dòng báo cáo chính xác, đồng thời dùng hàm MAX để tính số liệu cột Nợ – Có vào cuối kỳ.
Có thể thấy, mọi doanh nghiệp đều cần lưu ý trong việc lựa chọn hình thức kế toán sao cho phù hợp với mục đích và quy mô hoạt động. Bài viết trên của Vina Accounting đã trình bày các thông tin liên quan cũng như hướng dẫn chi tiết cách ghi sổ cái theo 4 hình thức đến các bạn đọc. Ngoài ra, nếu bạn có nhu cầu cần được tư vấn các vấn đề pháp lý, bạn có thể truy cập trang web: https://vinaaccounting.vn hoặc gọi đến số hotline: 0901 22 73 88 để được các chuyên viên trực tổng đài tư vấn tận tình.
