Để đảm bảo cho chuỗi cung ứng hàng hóa không bị gián đoạn và doanh nghiệp kinh doanh ổn định, việc xây dựng quy trình mua hàng của doanh nghiệp là điều không thể thiếu. Đây là nghiệp vụ quan trọng đối với tài chính doanh nghiệp, và là yếu tố dễ gây ra thất thoát tài sản nếu không quản lý chặt chẽ. Đặc biệt là những doanh nghiệp nhập nguyên liệu với số lượng lớn, nhanh và liên tục. Tại bài viết tổng hợp sau đây, Vina Accounting sẽ giúp bạn hiểu rõ tất tần tật về hoạt động trên.
Quy trình mua hàng doanh nghiệp là gì?
Quy trình mua hàng bao gồm các bước chuẩn bị, tiến hành và kết thúc của doanh nghiệp khi thực hiện một giao dịch. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải trải qua quy trình này để mua một thứ gì đó. Hoạt động này không giống với quy trình mua hàng của người tiêu dùng. Bởi vì để hoàn tất một giao dịch mua hàng của doanh nghiệp cần phải trải qua nhiều công đoạn như nghiên cứu, tìm kiếm nguồn cung ứng mặt hàng đó, đàm phán mua hàng và lập hóa đơn.
Những ưu điểm và hạn chế khi áp dụng quy trình mua hàng doanh nghiệp?
Quy trình mua hàng được áp dụng rộng rãi và phổ biến trong doanh nghiệp. Dưới đây là những ưu điểm và thách thức đối với việc sử dụng quy trình mua hàng tại doanh nghiệp:
Ưu điểm
Nếu bạn có thể xây dựng một quy trình mua hàng cụ thể và hiệu quả, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích to lớn như:
- Tìm được nhà cung cấp thích hợp, lâu dài, hạn chế rủi ro thương mại và cạnh tranh giá cả cho một loại hàng hóa, dịch vụ trên thị trường.
- Tối thiểu và loại bỏ những giao dịch mua hàng không phù hợp.
- Xác định và quản lý hệ thống, mối quan hệ giữa doanh nghiệp và những nhà cung cấp uy tín, ổn định.
- Doanh nghiệp dễ dàng áp dụng rộng rãi một quy trình mua hàng rõ ràng cho toàn bộ tổ chức của mình.
- Chuẩn hóa tiêu chuẩn nguyên vật liệu đầu vào, hàng hóa trước khi tiến hành nhập kho đồng loạt.
- Việc theo dõi kiểm toán của kế toán được hỗ trợ và chính xác hơn.
- Giảm thiểu các chi phí khi áp dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp với các chiến lược tự động hóa.
Quy trình mua hàng của doanh nghiệp là toàn bộ các bước khi thực hiện một giao dịch
Hạn chế
Trong một thị trường kinh doanh khốc liệt như hiện nay, việc áp dụng quy trình mua hàng tại doanh nghiệp cũng gặp phải những khó khăn và hạn chế như:
- Khó thống kê các hồ sơ lưu trữ liên quan đến hàng hóa ở số lượng nhiều, cũng như thông số kỹ thuật hàng hóa.
- Việc nhân viên sai sót hoặc ăn chia hoa hồng khi lựa chọn nhà cung cấp gây gián đoạn chuỗi cung ứng. Điều này dẫn đến hàng hóa nhập vào có chất lượng kém và tổn thất cho doanh nghiệp.
- Việc theo dõi các thanh toán trở nên khó khăn và phức tạp, các tình huống khó giải quyết như thiếu hồ sơ thanh toán, đơn hàng bị bỏ lỡ, số lượng hàng hóa sai sót,…
- Khi doanh nghiệp không giải quyết tốt các vấn đề trên, quy trình mua hàng dễ cho ra kết quả không tốt và tốn nhiều thời gian, chi phí của doanh nghiệp lẫn công sức của nhân viên phụ trách.
Tổng hợp các bước trong quy trình mua hàng doanh nghiệp
Không phải ngẫu nhiên mà doanh nghiệp đưa ra quyết định mua hàng, mà trong quá trình kinh doanh, lập kế hoạch sản xuất, doanh nghiệp có thể sẽ phát sinh nhu cầu cụ thể. Quy trình mua hàng sẽ được áp dụng theo các bước sau đây.
Lập đề nghị mua hàng
Dựa theo kế hoạch sản xuất hoặc nhu cầu riêng lẻ tại các phòng ban, các nhu cầu về dụng cụ, tài sản hay phục vụ công việc sẽ bắt nguồn từ đây. Bộ phận nào phát sinh nhu cầu sẽ lập đề nghị và gửi đến phòng mua hàng để chờ đơn hàng được duyệt. Sau khi đề nghị được chấp nhận, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp.
Lập đề nghị báo giá
Nếu nhân viên mua hàng tìm được những nhà cung cấp thích hợp, họ sẽ gửi đến cho nhà cung cấp một đề nghị báo giá để thẩm định. Hoạt động trên giúp doanh nghiệp tìm thấy nhà cung cấp cung cấp được hàng hóa và đáp ứng các điều kiện mà bộ phận đề nghị mua hàng đã đưa ra.
Theo dõi báo giá đến từ nhà cung cấp
Các báo giá từ những nhà cung cấp tiềm năng sẽ được gửi về và ghi nhận một cách liên tục. Nhà cung cấp sẽ được lựa chọn bởi hệ thống tự động hóa hoặc nhân viên phòng mua. Thế nhưng, bằng phương pháp nào thì nhà cung cấp vẫn sẽ phải đảm bảo khả năng đáp ứng tốt các tiêu chí mà doanh nghiệp đã đưa ra trước đó.
Phê duyệt báo giá
Thông thường, ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ phê duyệt báo giá trong quy trình mua hàng dựa trên các thông tin như:
- Với điều kiện mua hàng đã đưa ra, tiến hành so sánh báo giá trên cùng 1 mặt hàng giữa các nhà cung cấp.
- So sánh báo giá cũ và mới trên cùng 1 mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau.
Lập hợp đồng / đơn mua hàng
Nhân viên phòng mua tiếp tục ghi nhận thông tin thanh toán, báo giá, thời gian giao hàng tại hợp đồng mua hàng. Đồng thời, cả 2 bên nhà cung cấp và bên mua đều sẽ nhận được đơn đặt hàng.
Tùy vào đơn hàng có nhiều lần ký kết hay không mà lập đơn hàng cho từng thời điểm. Toàn bộ thông tin được in trên hàng hóa sẽ dựa trên cam kết đã được thiết lập trong hợp đồng. Bên cạnh đó, đơn hàng còn được lưu chuyển đến các bộ phận, phòng ban để theo dõi và thực hiện đúng hạn như: kế toán, kho, …
Lập đề nghị nhập hàng và kiểm hàng
Đây là giai đoạn vô cùng quan trọng trong quy trình mua hàng. Bởi trước khi nhập kho, phòng mua hàng cần phải lập đề nghị nhập hàng và kiểm hàng để tránh xảy ra sự cố khi nhập hàng. Quy trình mua hàng thủ công đôi khi sẽ tốn thời gian nhiều hơn so với quy trình được tích hợp trên hệ thống quản trị doanh nghiệp. Thông báo về công việc cho từng quy trình của mỗi phòng ban sẽ được tự động cập nhật.
Nhập kho hàng hóa
Nếu đề nghị mua hàng và kiểm hàng được phê duyệt, bộ phận kho kiểm định hàng hóa sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa. Căn cứ vào các tiêu chuẩn chất lượng và thông tin ghi trên hợp đồng như: thông số kỹ thuật, số lượng, cách đóng gói,… Các sản phẩm đạt tiêu chuẩn sẽ được tiến hành nhập kho và ngược lại, tiến hành đổi/trả hàng hóa nếu sản phẩm khác với đơn hàng đã đặt.
Hoàn tất thanh toán và kết thúc quy trình mua hàng
Phòng mua hàng lập hồ sơ thanh toán dựa trên hóa đơn nhà cung cấp và điều khoản trong hợp đồng mua hàng. Phòng kế toán sẽ thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp khi hồ sơ được duyệt hoặc phản hồi lại phòng mua hàng nếu có sai sót, bổ sung thông tin.
Lời kết
Như vậy, Vina Accounting đã thông tin đến bạn tất tần tật những kiến thức liên quan đến quy trình mua hàng của doanh nghiệp. Hy vọng với những chia sẻ trên bạn sẽ xây dựng được cho doanh nghiệp của mình một quy trình mua hàng hiệu quả. Hãy theo dõi chúng tôi để nắm bắt được những nội dung bổ ích về tài chính bạn nhé!
