Nhân viên, chuyên viên kế toán thường dùng sổ kế toán để phục vụ các công việc chuyên môn như ghi chép, xử lý thông tin, hệ thống và lưu giữ các thông tin về kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Để thuận tiện cho việc kiểm tra và tìm lại khi có nhu cầu, Vina Accounting sẽ giúp bạn tìm hiểu quy trình ghi sổ kế toán sao cho hợp lý nhất trong bài viết dưới đây.
I. Mở sổ kế toán
Nhà nước có luật kế toán có quy định rõ ràng về sổ kế toán. Có hai hình thức của sổ kế toán bao gồm sổ kế toán ghi bằng tay và sổ kế toán điện tử được ghi bằng máy tính. Dù bạn sử dụng hình thức sổ nào cũng cần tuân theo các quy định đã được đặt ra. Việc mở sổ kế toán theo quy định phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với các công ty vừa thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập công ty
Các thủ tục cần hoàn thiện trước khi dùng sổ kế toán bao gồm:
– Bạn sử dụng sổ dạng quyển: Sổ kế toán phải được đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, có dấu giáp lai giữa 2 trang sổ liền kề. Trang đầu của sổ ghi đầy đủ các thông tin về doanh nghiệp, tên sổ, thời gian mở sổ, niên độ kế toán, kì ghi sổ kế toán, họ tên và chữ kỹ hợp lệ của người ghi và giữ sổ, của kế toán trưởng công ty và của cả người đại diện theo Pháp luật của công ty. Bạn cũng đừng quên thông tin về thời gian kết sổ hoặc thời gian chuyển giao (nếu sổ được chuyển giao cho người khác viết).
– Bạn sử dụng sổ dạng tờ rời: Mỗi tờ rời cần đảm bảo đủ thông tin về doanh nghiệp, số thứ tự từng tờ, tên sổ, thời gian sử dụng, họ tên người ghi, họ tên người giữ và sắp xếp theo thứ tự. Mỗi tờ rời trước khi được sử dụng phải có chữ ký, dấu mộc xác nhận của giám đốc doanh nghiệp hoặc người đã được ủy quyền để đảm bảo an toàn. Sau khi sử dụng xong các tờ rời phải được đóng thành quyển để lưu trữ.
II. Quy trình ghi sổ
Trong mỗi hình thức sổ kế toán đều có quy định cụ thể về kết cấu, mẫu sổ, số lượng, trình tự và phương pháp để ghi sổ riêng để thể hiện mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Kế toán mỗi doanh nghiệp lựa chọn hình thức ghi sổ sao cho phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty mình.
Các chứng từ kế toán là cơ sở quan trọng để căn cứ ghi sổ kế toán, vì vậy các chứng từ phải được kiểm tra kỹ càng để đảm bảo không có sai sót xảy ra. Ngược lại, mỗi số liệu ghi trên sổ kế toán đều phải có chứng từ kế toán làm minh chứng mới hợp lệ và hợp pháp.
Các doanh nghiệp được chọn hình thức kế toán để thực hiện ghi sổ kế toán như Hình thức kế toán trên máy tính, Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ kế toán,…. Tuy nhiên, các loại sổ kế toán phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ đó bao gồm: Loại sổ và kết cấu, Quan hệ để đối chiếu kiểm tra, trình tự ghi sổ, phương pháp ghi sổ.
III. Khóa sổ kế toán
Trước khi lập Báo cáo tài chính, nhân viên, chuyên viên kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán. Nếu doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê hoặc khi thuộc các trường hợp khác nằm trong quy định của Pháp luật, sổ kế toán cũng phải được khóa lại.
IV. Quá trình sửa chữa sổ
Nếu bạn sử dụng sổ kế toán dưới hình thức viết tay, bạn có 3 phương pháp có thể áp dụng để sửa chữa sổ kế toán bao gồm: Cải chính, Ghi sổ âm (Ghi đỏ), Ghi bổ sung.
Nếu bạn sử dụng số kế toán điện tử, bạn có thể sửa chữa trực tiếp trên máy tính bằng phương pháp Ghi số âm hoặc Ghi bổ sung. Trường hợp kế toán phát hiện sai sót sau khi công ty đã nộp Báo cáo tài chính năm cho cơ quan nhà nước thì việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp và phải được ghi chú vào dòng cuối cùng của sổ kế toán để tiện đối chiếu và kiểm tra lại.
Đây là những bước cơ bản trong quá trình ghi sổ kế toán cần biết mà Vina Accounting muốn truyền tải đến bạn. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình làm việc và phát triển với nghề kế toán, kiểm toán. Nếu muốn tìm hiểu thêm các thông tin hữu ích khác, bạn có thể ghé trang web vinaaccounting.vn nhé.
