Pdca là gì? Lợi ích của chu trình pdca mang lại cho việc quản lý như thế nào? Cách hoạt động của pdca diễn ra như thế nào? Làm sao để sử dụng pdca ngày càng trở nên hiệu quả? Nếu như bạn cũng đang thắc mắc về các vấn đề này, cùng Vina Accounting đi tìm lời giải đáp chính xác nhất ngay trong bài viết dưới đây nhé.
Khái niệm về pdca và ví dụ cụ thể
Pdca là gì? Pdca là cụm từ viết tắt của Plan – Do – Check – Act, tượng trưng cho 4 loại công việc cần phải thực hiện một cách tuần tự để đảm bảo việc quản lý đạt được hiệu quả tốt nhất. Trong đó cụ thể:
- Plan: Lên kế hoạch cụ thể.
- Do: Triển khai kế hoạch đã được thiết lập trước đó.
- Check: Đánh giá lại toàn bộ kết quả đã triển khai.
- Act: Thay đổi và cải tiến.
Có thể nói 4 bước trên đây được sắp xếp thành một vòng tuần hoàn khép kín thể hiện rằng pdca là một chu trình được lặp đi lặp lại từ việc lên kế hoạch, đi thực hiện, đánh giá và thay đổi để mang lại kết quả tối ưu nhất trong một quá trình, hoạt động cụ thể của doanh nghiệp.
Ví dụ cụ thể
Để hiểu rõ hơn về pdca là gì thì ngay sau đây bạn có thể tham khảo thêm ví dụ chi tiết dưới đây:
- Plan: Tham gia tổ chức một chương trình khuyến mãi tri ân các khách hàng lâu năm.
- Do: Triển khai chương trình với kế hoạch đã được thành lập trước đó.
- Check: Đánh giá số lượng khách hàng sẽ tham gia, lợi nhuận thu về, phản hồi của khách hàng sau khi quá trình kết thúc.
- Act: Cải tiến các điểm còn thiếu sót ở chương trình khuyến mãi lần này trong các lần tổ chức tiếp theo.
Vai trò chu trình PDCA mang lại trong việc quản lý
Khi ứng dụng mô hình pdca vào việc quản lý thì sẽ mang lại những hiệu quả như thế nào? Cùng làm rõ ngay sau đây.
- Pdca giúp các quy trình được đổi mới liên tục nhằm hiện thực hóa mục tiêu đã được đề ra.
- Kiểm soát mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh hiệu quả và an toàn.
- Khuyến khích sự đổi mới trong cách quản lý của doanh nghiệp.
- Áp dụng linh hoạt trong các hệ thống quản lý chất lượng cao hiện nay.
- Hiệu suất làm việc của nhân viên cũng được cải thiện và nâng cao.
- Để cao sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp.
- Duy trì hiệu lực đối với các loại hoạt động kiểm soát quy trình và dự án.
Cách thức hoạt động của PDCA diễn ra như thế nào?
Chu trình pdca sẽ bao gồm 4 giai đoạn cụ thể như sau:
Plan – Lên kế hoạch
Trong mọi công việc, để mang lại hiệu quả tốt nhất thì doanh nghiệp đều cần lập kế hoạch cụ thể. Khi đó, doanh nghiệp cần cân nhắc cẩn thận các yếu tố sau:
- Vấn đề nào đang cần giải quyết ở đây là gì?
- Mục tiêu mà kế hoạch cần đạt được là gì?
- Cần thực hiện các hành động, quy trình nào để thực hiện thành công mục tiêu đã đề ra?
- Nguồn lực cần thiết để thực hiện kế hoạch này ở đâu?
Do – Tiến hành thực thi
Việc đầu tiên mà các doanh nghiệp cần làm chính là thông báo kế hoạch tới ban nhân sự có liên quan. Dựa vào nội dung cụ thể, doanh nghiệp sẽ bắt đầu triển khai các công việc thực tế. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần ghi chép lại cơ sở dữ liệu và thông tin thu thập trong quá trình triển khai kế hoạch. Từ đó nhà quản lý có thể thực hiện thành công các dự định trong tương lai.
Check – Đánh giá lại toàn bộ quá trình thực hiện
Trong giai đoạn này thì doanh nghiệp sẽ thực hiện việc đánh giá kết quả để kiểm tra lại và xác nhận mức độ hoàn thành công việc cùng các mục tiêu trên thực tế. Ngoài ra thông qua hoạt động đánh giá nhà quản lý có thể biết thêm các vấn đề ảnh hưởng tới hiệu quả chung của kế hoạch và tìm được hướng giải quyết kịp thời.
Act – Thay đổi và cải biến
Dựa vào các vấn đề đã được phát hiện trong giai đoạn đánh giá thì doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp khắc phục và ngăn ngừa thích hợp. Từ đó đảm bảo được tiến độ và hiệu quả công việc. Bên cạnh đó thì cũng không nên ghi lại các dữ liệu này vào kho thông tin để áp dụng và thay đổi các dự án khác trong tương lai.
Ứng dụng PDCA trong công việc nhóm
Qua các thông tin bên trên thì chắc hẳn bạn đã hiểu được pdca là gì và tầm quan trọng của chu trình này trong mỗi doanh nghiệp. Mặc dù vậy nhưng ít ai biết rằng pdca cũng là một trong các mô hình làm việc nhóm vô cùng hiệu quả.
Plan – Lập kế hoạch chi tiết
Trong giai đoạn đầu tiên thì nhà quản lý sẽ cần lên các nội dung sau:
- Thiết lập ra toàn bộ mục tiêu mà nhóm cần hướng tới.
- Mô tả nhiệm vụ một cách chi tiết và rõ ràng.
- Hình thành nhóm và đặt deadline cho toàn bộ thành viên nhóm.
- Ghi chép lại dữ liệu và dự kiến sẽ sử dụng trong khoảng thời gian triển khai kế hoạch.
- Lập kế hoạch hoạt động và phân chia cụ thể. Sau đó đánh giá mức độ phù hợp của từng thành viên với các công việc, xác định cách vận hành nhóm sao cho hiệu quả tối ưu nhất,..
Do – Tiến hành kế hoạch
Trong giai đoạn tiến hành này thì nhà quản lý cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Triển khai công việc theo đúng những gì có trong kế hoạch lúc đầu.
- Cập nhật tiến độ của công việc thường xuyên.
- Tuân thủ lịch trình mà kế hoạch đặt ra.
- Ghi chép lại các vấn đề phát sinh trong khi tiến hành kế hoạch.
Check – Đánh giá quá trình
Sau khi đã tiến hành thực hiện kế hoạch thì nhà quản lý cần đưa ra sự đánh giá và kiểm tra lại kết quả triển khai kế hoạch của cả nhóm. Lúc này nhà quản lý sẽ cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Kiểm tra lại kết quả sau một thời gian triển khai kế hoạch.
- Phát hiện các vấn đề phát sinh gây ra ảnh hưởng tới kết quả công việc của nhóm và tìm hiểu nguyên nhân dẫn tới tình trạng đó.
Act – Điều chỉnh và thay đổi
Trong giai đoạn cuối này thì nhà quản lý sẽ cần làm 3 nhiệm vụ chính dưới đây:
- Sửa đổi kế hoạch sao cho đảm bảo tính thực tế.
- Lên kế hoạch dành cho biện pháp ngừa các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình triển khai kế hoạch.
- Tiếp tục vòng lặp ở các giai đoạn trong chu trình pdca cho tới khi hoàn thành được mục tiêu đã được đề ra trước đó.
Bí quyết sử dụng PDCA đạt hiệu quả cao
Vậy làm thế nào để áp dụng pdca trở nên hiệu quả hơn trong quản lý doanh nghiệp? Cùng tham khảo ngay trong các thông tin sau.
- Xem xét việc hoàn thành từng giai đoạn của chu trình với thành viên trong nhóm.
- Đón nhận thêm các ý tưởng mang tính sáng tạo và những giải pháp tiềm năng.
- Dành thời gian để hoàn thành đầy đủ các bước trong kế hoạch.
- Thiết lập mục tiêu rõ ràng trong kế hoạch.
- Trực quan hóa sơ đồ mối quan hệ và các chỉ số tác động trong từng giai đoạn.
- Xác định rõ thời điểm cần đưa ra sự đánh giá.
Lời kết
Trên đây là toàn bộ các thông tin mới nhất về vấn đề PDCA là gì mà Vina Accounting muốn gửi tới bạn. Mong rằng bài viết này sẽ cung cấp tới bạn các thông tin bổ ích cũng như giúp bạn hiểu được rõ hơn những lợi ích mà quy trình này mang lại trong việc quản lý doanh nghiệp.
Xem thêm:
