Nguyên lý kế toán là một trong những khái niệm cơ bản nhất mà bất kỳ ai muốn học về kế toán đều phải nắm vững. Việc hiểu và áp dụng nguyên lý kế toán đúng cách sẽ giúp bạn quản lý tài chính hiệu quả, tránh rủi ro và đưa ra quyết định đúng đắn cho sự phát triển của doanh nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng Vina Accounting tìm hiểu về những nguyên lý kế toán cơ bản và cách áp dụng chúng trong thực tế.
Nguyên lý kế toán và những quy tắc cơ bản ứng dụng trong thực tế
I. Giải mã khái niệm kế toán
Kế toán là quá trình thu thập, phân loại, ghi chép và báo cáo thông tin tài chính của một tổ chức hoặc cá nhân. Nó bao gồm việc xác định và đo lường các hoạt động kinh doanh, sự kiện tài chính và các giao dịch nhằm tạo ra các báo cáo tài chính cung cấp thông tin hữu ích cho người đưa ra quyết định.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính, giúp người sử dụng đưa ra quyết định kinh doanh thông minh. Đồng thời đảm bảo tính minh bạch và trung thực trong các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, tránh các rủi ro về pháp lý.
Quy trình kế toán được mô tả như dưới đây:
Các sự kiện hay giao dịch ⇒ Ghi chép và phân tích ⇒ Các báo cáo, bút toán tài chính ⇒ Những người đưa ra quyết định.
Kế toán là quá trình ghi chép, phân tích và báo cáo thông tin tài chính để hỗ trợ quyết định kinh doanh của doanh nghiệp.
II. Các đối tượng trong kế toán
Các đối tượng trong kế toán bao gồm các đối tượng sử dụng thông tin kế toán và các đối tượng là tài sản thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp, cụ thể:
1. Đối tượng sử dụng thông tin kế toán
Đối tượng sử dụng thông tin kế toán là các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân thực hiện các hoạt động kinh doanh hoặc tài chính. Các đối tượng này có thể là các nhà quản trị doanh nghiệp; chủ sở hữu, cổ đông, cán bộ công nhân viên; các bên liên doanh như nhà tài trợ vốn, nhà đầu tư; khách hàng, nhà cung cấp hay các cơ quan quản lý cấp nhà nước.
Đối tượng sử dụng thông tin kế toán gồm các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân thực hiện hoạt động kinh doanh hoặc tài chính
2. Đối tượng kế toán
Đối tượng được kế toán là những tài sản thuộc quyền quản lý và sử dụng của cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp. Nó cũng bao gồm sự vận động, thay đổi của chính những tài sản đó trong quá trình hoạt động kinh doanh của cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp.
Những tài sản này thường được thể hiện trên hai mặt, cụ thể:
Kết cấu của tài sản là sự cấu thành của tài sản, tức là sự miêu tả chi tiết về số lượng tài sản sở hữu, bao gồm:
- Tài sản lưu động: tiền mặt, tiền gửi trong ngân hàng, nguyên/vật liệu, sản phẩm, số nợ phải thu,…
- Tài sản cố định: nhà xưởng, máy móc và thiết bị,…
Nguồn hình thành tài sản là các nguồn mà tài sản đó được hình thành và nắm giữ, gồm:
- Nợ phải trả: khoản vay ngắn hạn, khoản vay dài hạn,…
- Nguồn vốn của chủ sở hữu: vốn kinh doanh, lợi nhuận chưa được phân phối và các quỹ của doanh nghiệp.
Để xác định được đối tượng kế toán cụ thể, ta phải tập trung vào cả hai mặt này. Ngoài ra, các giai đoạn khác nhau trong quá trình tái sản xuất của tổ chức, doanh nghiệp cũng được coi là đối tượng cụ thể của kế toán.
Đối tượng kế toán là các tài sản của cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh
III. Nhiệm vụ và chức năng của công tác kế toán
Kế toán có nhiệm vụ quan sát, thu thập và ghi chép một cách có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế hàng ngày và các sự kiện khác. Sau đó, phân loại chúng thành các nhóm và loại khác nhau để giảm khối lượng chi tiết và tiện lợi cho việc tổng hợp thành các báo cáo tài chính.
Kế toán còn có trách nhiệm truyền đạt thông tin đến những đối tượng quan tâm và giải thích các thông tin kế toán cần thiết cho việc đưa ra các quyết định riêng biệt cho hoạt động kinh doanh, sản xuất.
Chú ý: Thuật ngữ “nghiệp vụ” dùng để chỉ những hành động đã được hoàn thành, không bao gồm những hành động dự kiến xảy ra hoặc có thể xảy ra trong tương lai.
Nhiệm vụ của kế toán là thu thập, phân loại và ghi chép thông tin kinh tế, đưa ra báo cáo tài chính và truyền đạt thông tin
IV. Yêu cầu đối với công tác kế toán
Công tác kế toán đòi hỏi những yêu cầu nhất định, bao gồm:
1. Chính xác, trung thực và khách quan ở mọi mặt
Công tác kế toán cần được thực hiện với sự chính xác và minh bạch tuyệt đối, thể hiện ở các mặt:
- Chứng từ phải được lập và ghi chép đầy đủ, nội dung và số liệu được ghi trên đó phải chính xác, tương ứng với các hoạt động kinh tế thực tế. Việc này đóng vai trò quan trọng trong khâu khởi điểm của quá trình kế toán.
- Việc ghi chép vào sổ kế toán cần được ghi chép đầy đủ, kiểm tra và tính toán đúng để đảm bảo sự chính xác của các số liệu kế toán. Chứng từ cần được lưu trữ ngăn nắp và tiện lợi để sử dụng và tra cứu trong tương lai.
- Báo cáo kế toán cần được thực hiện cẩn thận, đảm bảo số liệu thật chính xác trước khi nộp cho các nơi nhận theo quy định và yêu cầu quản lý. Việc này đảm bảo rằng các quyết định kinh doanh sẽ được đưa ra dựa trên cơ sở số liệu chính xác và đáng tin cậy.
2. Nhanh chóng và kịp thời
Công việc kế toán không chỉ đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối mà còn phải đảm bảo nhanh chóng, kịp thời. Bởi chỉ khi cung cấp thông tin kịp thời, kế toán mới có tác dụng thực sự trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh và đáp ứng yêu cầu quản lý.
3. Đầy đủ, không thêm bớt
Khi thực hiện công tác kế toán, người làm phải đảm bảo phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh dựa trên các bản chứng từ gốc hợp lệ và hợp pháp, không được thêm bớt hoặc bỏ sót bất kỳ thông tin nào. Đồng thời cũng cần phản ánh tất cả các hoạt động kinh tế tài chính, bao gồm tài sản của doanh nghiệp. Việc này rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp.
4. Rõ ràng, dễ hiểu để so sánh, đối chiếu
Các công việc của kế toán cần được thực hiện một cách rõ ràng và dễ hiểu, từ việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế trên các chứng từ, phân loại và hệ thống hóa trên các sổ sách kế toán cho đến khâu tổng hợp lại thành các chỉ tiêu kinh tế trên các báo cáo kế toán.
Ngoài ra, tổ chức kế toán trong đơn vị cũng cần áp dụng nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả trong quá trình thực hiện các công việc kế toán để đóng góp vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn đơn vị.
V. Đơn vị trong công tác kế toán
Đơn vị kế toán có thể được hiểu là một thực thể tham gia vào các hoạt động kinh tế và kiểm soát nguồn vốn. Đây có thể là một cá nhân hay một tổ chức, ví dụ như một doanh nghiệp hoặc một cơ quan của Nhà nước. Điều quan trọng là đơn vị đó phải có khả năng kiểm soát nguồn vốn và tham gia vào các hoạt động kinh tế.
Tất cả các thành phần kinh tế cũng có thể được coi là một đơn vị kế toán, bao gồm các tổ chức có tư cách pháp nhân đầy đủ, không đầy đủ, và thậm chí cả các tổ chức không có tư cách pháp nhân. Do đó, đơn vị kế toán bao gồm rất nhiều loại tổ chức và cá nhân trong mọi lĩnh vực, có thể nhân hoặc không có tư cách pháp nhân.
Mọi tổ chức hay cá nhân tham gia kiểm soát nguồn vốn và kinh doanh trong công tác kế toán đều có thể là đơn vị kế toán
VI. Khái niệm kỳ kế toán
Kỳ kế toán là chu kỳ thời gian trong hoạt động kế toán, bao gồm kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý và kỳ kế toán tháng. Các công ty liên doanh và công ty nước ngoài thường có những quy định khác nhau về kỳ kế toán để phù hợp với hệ thống kế toán trong nước và hệ thống được quy định trên quy mô toàn cầu của tổ chức đó.
Kỳ kế toán năm được quy định là 12 tháng tính từ ngày 01 tháng 01 của năm đó đến ngày 31 tháng 12 của năm đó. Tuy nhiên, các đơn vị kế toán có thể tự chọn kỳ kế toán của mình, nhưng vẫn phải bắt đầu từ ngày 01 tháng đầu tiên của một quý đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối cùng của quý trước đó và phải thông báo cho cơ quan quản lý về thuế và tài chính để theo dõi.
Kỳ kế toán quý được tính là ba tháng, bắt đầu từ ngày 01 tháng đầu tiên của quý đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối cùng của quý đó.
Kỳ kế toán tháng được tính là một tháng trọn, bắt đầu từ ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng đó.
VII. Phẩm chất một kế toán viên cần có
Đầu tiên, để đảm bảo người sử dụng thông tin có thể ra quyết định chính xác, kế toán viên cần cung cấp thông tin trung thực về hoạt động tài chính của đơn vị, mặc dù có thể họ không trực tiếp thực hiện hoạt động đó.
Thứ hai, người làm kế toán cần cẩn thận trong việc giữ gìn tài liệu và tính toán những con số để đảm bảo rằng thông tin được cung cấp chính xác và đầy đủ. Ngoài ra, để có thể đảm nhiệm tốt vị trí này, kế toán viên cần có sự năng động, sáng tạo và kiến thức tổng hợp để phân tích và đánh giá, từ đó tham mưu cho người sử dụng thông tin để đưa ra quyết định đúng đắn và có lợi cho doanh nghiệp.
Kế toán viên phải trung thực, cẩn thận, năng động, sáng tạo và nắm vững kiến thức tổng hợp
VIII. Phân biệt khái niệm kế toán tài chính với kế toán quản trị
Kế toán tài chính là việc ghi chép, tổng hợp và lập báo cáo tài chính để cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài đơn vị, như cổ đông, cơ quan chức năng và ngân hàng, phục vụ cho các nhu cầu quản lý vĩ mô.
Trong khi đó, kế toán quản trị là lĩnh vực chuyên môn của kế toán nhằm nắm bắt các vấn đề về thực trạng, đặc biệt là tình hình tài chính thực tế của doanh nghiệp, từ đó phục vụ cho công tác quản trị nội bộ và ra quyết định quản trị.
Kế toán quản trị cần nắm bắt cả thông tin tài chính và phi tài chính, vì thông tin trong kế toán quản trị là thông tin quản lý, không chỉ là thông tin tài chính đơn thuần.
Kế toán tài chính cung cấp thông tin cho bên ngoài, trong khi đó kế toán quản trị phục vụ việc quản lý nội bộ
IX. Những hành vi bị nghiêm cấm trong công tác kế toán
Dưới đây là các hành vi bị nghiêm cấm trong công tác kế toán, cụ thể:
- Gian lận, lừa đảo hoặc ép buộc người khác thực hiện các hành vi gian lận, lừa đảo hoặc xóa bỏ thông tin kế toán.
- Tạo ra hoặc tham gia vào việc cung cấp thông tin hoặc số liệu kế toán không chính xác, dù có thỏa thuận hoặc ép buộc.
- Giấu tài sản của đơn vị hoặc tài sản liên quan đến đơn vị khỏi sổ sách kế toán.
- Hủy hoặc phá hủy tài liệu kế toán trước thời hạn lưu trữ, như đã quy định trong Điều 40 của Luật kế toán.
- Ban hành hoặc công bố các chuẩn mực kế toán hoặc chế độ kế toán mà không có thẩm quyền.
- Sử dụng chức vụ hoặc quyền hạn để đe dọa hoặc áp bức người làm kế toán trong quá trình thực hiện công việc kế toán.
- Các hành vi khác liên quan đến kế toán bị nghiêm cấm theo quy định của pháp luật.
Trên đây là tất cả thông tin về nguyên lý kế toán và những quy tắc cơ bản do Vina Accounting tổng hợp giúp các bạn hiểu rõ lĩnh vực này hơn. Theo dõi website vinaaccounting.vn để cập nhật những thông tin mới nhất về dịch vụ kế toán hoặc liên hệ trực tiếp đến hotline 0901 22 73 88 để được hỗ trợ chi tiết.
