Nghiệp vụ kế toán là những công việc hàng ngày mà bất cứ kế toán nào cũng cần phải nắm vững. Tuy nhiên, công việc này đòi hỏi các kỹ năng và kiến thức chuyên sâu, và đôi khi có thể gây khó khăn cho những người mới bắt đầu. Bài viết dưới đây của Vina Accounting sẽ cung cấp thông tin chi tiết về những nghiệp vụ cơ bản của ngành nghề này.
Những kiến thức và kỹ năng cơ bản của nghiệp vụ kế toán
I. Các hoạt động chính trong nghiệp vụ kế toán
Nghiệp vụ kế toán là việc tổng hợp, thu thập, phân tích và xử lý thông tin tài chính của một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Tất cả đều bao gồm các hoạt đông mà một kế toán viên phải thực hiện hàng ngày như: quản lý thu chi, lập báo cáo tài chính, kiểm tra chứng từ, xử lý nợ phải thu, nợ phải trả, thực hiện các thủ tục về thuế,…
Ngoài ra, tất cả các kế toán viên cần phải tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến thuế và chứng từ để tối ưu hóa thuế và tránh các rủi ro pháp lý.
Các hoạt động chính trong kế toán bao gồm tổng hợp, xử lý thông tin tài chính, báo cáo, quản lý thu chi và thực hiện các thủ tục thuế.
II. Các nghiệp vụ cơ bản kế toán viên cần nắm vững
Nghiệp vụ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả. Mỗi kế toán viên cần nắm vững những nghiệp vụ cơ bản dưới đây để có thể hoàn thành tốt công việc:
1. Nghiệp vụ kế toán mua hàng
Nghiệp vụ mua hàng đảm bảo việc cung cấp nguyên vật liệu và hàng hóa chất lượng cho hoạt động sản xuất và kinh doanh. Kế toán mua hàng giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình tài chính và quản lý tài sản một cách chính xác. Đồng thời giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tối ưu các nguồn lực và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Nghiệp vụ mua hàng bao gồm các quy trình như sau:
| Hoạt động | Mua hàng cho hoạt động kinh doanh thương mại và dịch vụ | Mua hàng để sử dụng ngay và không qua kho | Thanh toán số công nợ cho các nhà cung cấp |
| Nợ | Nợ TK 152, 153, 155, 156, 211, 641, 642: Giá mua hàng chưa tính thuế.
Nợ TK 1331: Thuế GTGT mua vào. |
Nợ TK 621, 623, 641, 642: Giá mua hàng chưa tính thuế giá trị gia tăng (GTGT).
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đã được khấu trừ. |
Nợ TK 331: Tiền trả trước cho nhà cung cấp. |
| Có | Có TK 111, 112 và 331 – Tổng giá trị thanh toán trên hóa đơn. | Có TK 111, 112 và 331 – Tổng giá trị thanh toán trên hóa đơn. | Có TK 111, 112. |
2. Nghiệp vụ kế toán bán hàng
Kế toán bán hàng là quá trình ghi nhận và xử lý thông tin liên quan đến việc bán hàng của doanh nghiệp. Nó bao gồm các hoạt động như lập hóa đơn, kiểm tra chứng từ, xử lý thanh toán từ khách hàng và phân bổ doanh thu. Cụ thể theo bảng dưới đây:
| Hoạt động | Giá vốn hàng bán ra | Doanh thu hàng bán ra | Công nợ kỳ trước của khách hoặc khách trả trước tiền hàng |
| Nợ | Nợ TK 632: Giá vốn của hàng hóa được bán ra. | Nợ TK 111, 112 và 131 – Tổng giá trị thanh toán trên hóa đơn. | Nợ TK 111, 112: Số tiền khách trả trước. |
| Có | Có TK 156. | Có TK 511: Doanh thu không bao gồm thuế GTGT.
Có TK 3331: Thuế GTGT bán ra. |
Có TK 131. |
3. Nghiệp vụ kế toán CCDC (Công cụ – dụng cụ)
Nghiệp vụ CCDC (Công cụ – dụng cụ) là quá trình quản lý và điều hành việc sử dụng, bảo trì, mua và bán các công cụ, dụng cụ và trang thiết bị của doanh nghiệp. Nó bao gồm các hoạt động như lập kế hoạch, đánh giá và theo dõi tình trạng CCDC, tính toán hao mòn và chi phí bảo dưỡng, thanh lý và bán CCDC. Cụ thể như sau:
| Hoạt động | Khi mua nhập kho CCDC | Khi xuất dùng CCDC | |
| TH1: Phân bổ toàn bộ giá trị CCDC trong 1 lần | TH2: Phân bổ toàn bộ giá trị CCDC trong nhiều lần | ||
| Nợ | Nợ TK 153.
Nợ TK 1331. |
Nợ TK 154: Phân phối cho bộ phận sản xuất.
Nợ TK 641: Phân phối cho bộ phận bán hàng. Nợ TK 642: Phân phối cho phòng quản lý doanh nghiệp. |
Khi xuất: Nợ TK 242.
Khi phân bổ từ 2 lần trở lên: Nợ TK 154: Phân phối cho bộ phận sản xuất. Nợ TK 641: Phân phối cho bộ phận bán hàng. Nợ TK 642: Phân phối cho phòng quản lý doanh nghiệp. |
| Có | Có TK 111, 112, 331. | Có TK 153: Giá trị công cụ và dụng cụ phân bổ. | Khi xuất: Có TK 153.
Khi phân bổ từ 2 lần trở lên: Có TK 242. |
4. Nghiệp vụ kế toán tài sản cố định (TSCĐ)
Các hoạt động của nghiệp vụ này bao gồm lập kế hoạch, ghi nhận, định giá, tính hao mòn, khấu hao, thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa, tái định giá, thanh lý, bán tài sản cố định, và xử lý các vấn đề liên quan đến các tài sản cố định của doanh nghiệp, cụ thể:
| Hoạt động | Mua TSCĐ | Định kỳ tính khấu hao | Thanh lý, nhượng bán | ||
| Xóa sổ | Doanh thu bán | TH có tân trang, sửa chữa trước khi thanh lý | |||
| Nợ | Nợ TK 211.
Nợ TK 133. |
Nợ TK 154, 641, 642. | Nợ TK 214: Tổng giá trị khấu hao được tính cho đến thời điểm thanh lý/nhượng bán.
Nợ TK 811: Giá trị còn lại. |
Nợ TK 111, 112, 131. | Nợ TK 811: Chi phí thanh lý.
Nợ TK 1331: Thuế GTGT. |
| Có | Có TK 111, 112, 331. | Có TK 214. | Có TK 211: Nguyên giá tài sản. | Có TK 711: Giá bán.
Có TK 3331: Thuế GTGT của tài sản được bán ra. |
Có TK 111, 112, 331. |
5. Nghiệp vụ kế toán lương và các khoản trích theo
Nghiệp vụ kế toán lương là công việc liên quan đến việc tính toán và ghi nhận các khoản lương cùng các khoản trích theo lương của nhân viên trong doanh nghiệp.
Phạm vi đầu việc này bao gồm các hoạt động như lập danh sách lương, tính lương, tính các khoản trích theo lương, cập nhật thông tin nhân viên, lập các báo cáo liên quan đến lương và các khoản trích theo lương nhằm đảm bảo quyền lợi của nhân viên. Cụ thể:
| Hoạt động | Hạch toán chi phí lương | Chi phí bảo hiểm được chi trả bởi doanh nghiệp | Trích các loại BH, TTNCN trừ vào lương của người lao động | Thanh toán lương cho nhân viên | Nộp các khoản bảo hiểm |
| Nợ | Nợ TK 154, 641, 642. | Nợ TK 154, 641, 642. | Nợ TK 334. | Nợ TK 334: Lương thực lĩnh = Tổng lương (Tổng của bên Có TK 334) – Các khoản đã giảm trừ vào lương (Tổng của bên Nợ TK 334). | Nợ TK 3383.
Nợ TK 3384. Nợ TK 3386. |
| Có | Có TK 334. | Có TK 3383.
Có TK 3384. Có TK 3386. Có TK 3382. |
Có TK 3383.
Có TK 3384. Có TK 3386. |
Có TK 111, 112. | Có TK 111, 112. |
6. Nghiệp vụ chiết khấu thanh toán
Nghiệp vụ chiết khấu thanh toán là các công việc tính toán và ghi lại các khoản chiết khấu được áp dụng cho khách hàng thanh toán nhanh, hoặc đúng hạn trong các giao dịch mua bán.
Công việc bao gồm các hoạt động như lập danh sách khách hàng được áp dụng chiết khấu, tính toán số tiền chiết khấu, ghi nhận vào hệ thống kế toán, cập nhật thông tin khách hàng và lập các báo cáo liên quan đến chiết khấu thanh toán.
Kế toán chiết khấu thanh toán giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý tốt các khoản chiết khấu, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong kế toán:
| Hoạt động | Bên mua | Bên bán | |||
| Khi mua | Chiết khấu được hưởng | Giá vốn hàng bán | Doanh thu | Chiết khấu mà khách được hưởng | |
| Nợ | Nợ TK 152, 153, 156.
Nợ TK 133. |
Nợ TK 111, 112, 331, 1388. | Nợ TK 632. | Nợ TK 111, 112, 131. | Nợ TK 635. |
| Có | Có TK 111, 112, 331. | Có TK 711, 515. | Có TK 152, 153, 154, 155, 156. | Có TK 511.
Có TK 3331. |
Có TK 111, 112, 131, 3388. |
7. Nghiệp vụ kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá
Nghiệp vụ kế toán chiết khấu thương mại liên quan đến việc tính toán và ghi nhận các khoản chiết khấu và giảm giá được áp dụng trong các giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ.
Công việc này bao gồm việc lập danh sách khách hàng được nhận chiết khấu hoặc giảm giá, tính toán, ghi nhận vào hệ thống kế toán, cập nhật thông tin khách hàng và lập các báo cáo liên quan đến chiết khấu và giảm giá:
| Hoạt động | Bên mua | Bên bán | |||
| Khi mua | Chiết khấu được hưởng | Giá vốn hàng bán | Doanh thu | Chiết khấu mà khách được hưởng | |
| Nợ | Nợ TK 152, 153, 156.
Nợ TK 133. |
Nợ TK 111, 112, 331, 1388. | Nợ TK 632. | Nợ TK 111, 112, 131. | Nợ TK 5211, 5213.
Nợ TK 3331. |
| Có | Có TK 111, 112, 331. | Có TK 152, 153, 156.
Có TK 133. |
Có TK 152, 153, 154, 155, 156. | Có TK 511.
Có TK 3331. |
Có TK 111, 112, 131, 3388. |
8. Nghiệp vụ kế toán hàng bán ra bị trả lại
Công việc của kế toán hàng bán ra bị trả lại là ghi nhận và xử lý các khoản phải trả cho khách hàng khi hàng hóa được bán ra bị trả lại vì lý do nào đó. Đây là một trong những nghiệp vụ quan trọng của phòng kế toán, đảm bảo rằng các khoản phí liên quan đến hàng bán ra bị trả lại được phản ánh chính xác trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp:
| Hoạt động | Bên mua | Bên bán | ||||
| Khi mua | Trả lại hàng | Giá vốn hàng bán | Doanh thu | Hàng bị trả lại | Nhập kho số hàng bị trả lại | |
| Nợ | Nợ TK 152, 153, 156.
Nợ TK 133. |
Nợ TK 111, 112, 331, 1388. | Nợ TK 632. | Nợ TK 111, 112, 131. | Nợ TK 5212.
Nợ TK 3331. |
Nợ TK 156. |
| Có | Có TK 111, 112, 331. | Có TK 152, 153, 156.
Có TK 1331. |
Có TK 152, 153, 154, 155, 156. | Có TK 511.
Có TK 3331. |
Có TK 111, 112, 131, 3388. | Có TK 632. |
9. Nghiệp vụ hoa hồng đại lý
Kế toán hoa hồng đại lý là quá trình ghi chép và xử lý các khoản hoa hồng thanh toán cho các đại lý bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc tính toán, xác định khoản hoa hồng dựa trên thỏa thuận giữa doanh nghiệp và đại lý, cũng như lập báo cáo và hạch toán các khoản phải trả và thu được.
Đây là công việc cần thiết giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc thanh toán hoa hồng cho các đại lý và duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa doanh nghiệp và đại lý:
| Hoạt động | Xuất kho hàng gửi đại lý | Giá vốn của hàng gửi bán | Doanh thu | Hoa hồng cho đại lý |
| Nợ | Nợ TK 157. | Nợ TK 632. | Nợ TK 111, 112, 131. | Nợ TK 641. |
| Có | Có TK 155, 156. | Có TK 157. | Có TK 511.
Có TK 3331. |
Có TK 111, 112, 131, 3388. |
10. Các bút toán cuối kỳ
Các bút toán cuối kỳ được thực hiện để đánh giá, kiểm tra và điều chỉnh các tài khoản và số liệu kế toán trong khoảng thời gian cuối kỳ tài chính, thường là vào cuối năm.
Các bút toán này bao gồm việc kiểm tra, cân đối số dư các tài khoản, thực hiện các chỉnh sửa và điều chỉnh các khoản thu, nợ và các khoản phải trả và thu. Nó giúp đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính, giúp cho các quyết định kinh doanh và quản lý được đưa ra dựa trên những con số chính xác và tin cậy.
Một số bút toán cơ bản bao gồm:
| Hoạt động | Khấu trừ thuế GTGT | Ghi nhận giá vốn hàng bán | Các khoản giảm trừ doanh thu |
| Nợ | Nợ TK 3331. | Nợ TK 632. | Nợ TK 511. |
| Có | Có TK 1331. | Có TK 154. | Có TK 521, 531, 532. |
Những bút toán kết chuyển thường gặp là:
| Hoạt động | Nợ | Có | |
| Doanh thu thuần từ hoạt động kinh doanh và sản xuất | Nợ TK 511. | Có TK 911. | |
| Doanh thu thuần từ đầu tư tài chính | Nợ TK 515. | Có TK 911. | |
| Doanh thu thuần từ các hoạt động SXKD khác | Nợ TK 711. | Có TK 911. | |
| Giá vốn hàng bán | Nợ TK 911. | Có TK 632. | |
| Chi phí bán hàng | Nợ TK 911. | Có TK 641. | |
| Chi phí quản lý doanh nghiệp | Nợ TK 911. | Có TK 642. | |
| Chi phí khác | Nợ TK 911. | Có TK 811. | |
| Thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính theo quý nếu doanh nghiệp có lãi | Nợ TK 821. | Có TK 3334. | |
| Thuế thu nhập của doanh nghiệp | Nợ TK 911. | Có TK 821. | |
| Xác định lợi nhuận sau thuế | Nếu doanh nghiệp lãi | Nợ TK 911. | Có TK 421. |
| Nếu doanh nghiệp lỗ | Nợ TK 421. | Có TK 911. | |
| Quy trình tính lợi nhuận | Tập hợp chi phí | Nợ TK 154. | Có TK 621, 622, 627 và 155. |
| Xác định giá vốn hàng bán | Nợ TK 632, 635, 641, 642. | Có TK 911. | |
Trên đây là những nghiệp vụ kế toán cơ bản mà Vina Accounting đã tổng hợp. Nếu bạn có có nền tảng kiến thức vững chắc về những nghiệp vụ này, công việc kế toán sẽ không quá khó khăn kể cả khi mới bắt đầu. Nếu quý độc giả có nhu cầu trải nghiệm dịch vụ kế toán trọn gói, hãy liên hệ ngay tổng đài 0901 22 73 88 hoặc truy cập trang web vinaaccounting.vn để được tư vấn chi tiết.
