Hiện nay việc thanh toán công, nợ không đúng thời hạn trong các giao dịch dân sự là điều thường xuyên xảy ra. Để đảm bảo vấn đề thanh toán thành công được diễn ra đúng hạn thì các bên cung cấp dịch vụ thường sẽ gửi giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng xem như một lời nhắc nhở về hợp đồng. Trong bài viết ngày hôm nay VINA ACCOUNTING sẽ gửi tới bạn các mẫu giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng mới nhất. Cùng tham khảo ngay nhé.
Giấy đề nghị thanh toán là gì?
Giấy đề nghị thanh toán là loại giấy tờ được sử dụng trong các trường hợp đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa được tạm ứng trong việc tổng hợp các khoản chi đã chi kèm theo chứng từ để được thanh toán. Loại giấy tờ này được coi là hợp lệ và được duyệt chỉ khi cá nhân tự bỏ tiền ra chi trả cho các công việc, hoạt động chung của một tập thể đã được sự đồng ý, chỉ đạo của cấp trên.
Đối với các trường hợp cá nhân đó tự ý chi trả mà không có sự cho phép của cấp trên thì coi như đề nghị thanh toán đó hoàn toàn không hợp lệ và cá nhân đó sẽ không được thanh toán số tiền đã bỏ ra. Bên cạnh đó các doanh nghiệp chậm trả lương cho nhân viên thì nhân viên có thể sử dụng loại giấy này để đề nghị thanh toán khoản tiền lương còn thiếu.
Cá nhân muốn nhận được tiền thanh toán cần phải thực hiện theo đúng trình tự như sau:
- Nhân viên làm giấy thanh toán theo đúng mẫu quy định, điền đầy đủ nội dung và hình ảnh, ghi lại danh sách toàn bộ các khoản chi và kèm theo hóa đơn, chứng từ có liên quan.
- Nộp giấy đề nghị thanh toán có đầy đủ các thông tin cho kế toán trưởng của đơn vị.
- Kế toán trưởng sẽ nộp giấy đề nghị thanh toán lên giám đốc hoặc người có thẩm quyền để xem xét và ký duyệt.
- Giấy đề nghị thanh toán nếu được chấp thuận và duyệt thì kế toán trưởng sẽ lập phiếu chi gửi kèm theo các văn bản yêu cầu việc thanh toán cho nhân viên, có yêu cầu và chuyển xuống bộ phận thủ quỹ để xuất tiền.
Khi nào cần sử dụng giấy đề nghị thanh toán?
Trong quá trình hoạt động và làm việc nhằm mục đích chung của tập thể, phát sinh các khoản chi phí như đi công tác, mua sắm vật phẩm, trang thiết bị văn phòng,.. mà cá nhân sử dụng tiền riêng để thực hiện hoặc chưa được tạm ứng thì sẽ thực hiện việc đề nghị thanh toán. Cụ thể, giấy đề nghị thanh toán sẽ được sử dụng trong các trường hợp dưới đây:
- Người lao động đã chi nhưng vẫn chưa được thanh toán hoặc tạm ứng.
- Tổng hợp lại các khoản đã chi và kèm theo chứng từ nếu có.
- Làm các thủ tục thanh toán và căn cứ theo các khoản thanh toán và ghi vào sổ kế toán.
Hướng dẫn cách viết giấy đề nghị thanh toán
Giấy đề nghị thanh toán được các văn bản do Bộ Tài Chính ban hành theo đúng quy định mẫu và cá nhân chỉ cần điền thông tin theo mẫu có sẵn. Cụ thể như sau:
- Phía bên trái của mẫu giấy đề nghị thanh toán cần ghi rõ họ tên, đơn vị và bộ phận đang công tác.
- Ghi đầy đủ tên, chức vụ của người có thẩm quyền xét duyệt giấy đề nghị thanh toán như giám đốc, tổng giám đốc,..
- Điền đầy đủ thông tin họ tên và chức vụ của người đề nghị thanh toán.
- Ghi rõ nội dung thanh toán.
- Số tiền bằng chữ cần thanh toán.
- Phương thức thanh toán: Chuyển khoản hoặc tiền mặt. Nếu như lựa chọn phương thức chuyển khoản thì cần phải ghi rõ thông tin tài khoản ngân hàng của người đề nghị.
- Nguồn kinh phí: Có thể là chi phí quản lý công ty, chi phí quản lý dự án,..
- Số lượng chứng từ và từng loại hóa đơn, chứng từ,..
Mẫu giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng
Dưới đây là tổng hợp một vài mẫu giấy đề nghị thanh toán được sử dụng nhiều trong các công ty, doanh nghiệp.
Mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…………, ngày …. tháng …. năm ……
ĐƠN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN NỢ
Kính gửi: ……………………….
Thực hiện Hợp đồng kinh tế số … ký ngày … giữa … và Công ty …. về việc …, chúng tôi đã bàn giao đầy đủ hàng hoá và giấy tờ quy định tại Điều … của hợp đồng. Đại diện hai bên đã ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị ngày … tháng … năm ….
Theo điều khoản Thanh toán hợp đồng (điều …), bên Mua sẽ thanh toán cho bên Bán …% giá trị hợp đồng trong vòng …ngày kể từ ngày ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa.
Vậy, chúng tôi kính đề nghị quý cơ quan thanh toán …% giá trị hợp đồng tương đương số tiền: … đồng (…) theo đúng quy định trong hợp đồng.
Tên tài khoản: Công ty …….
Số tài khoản: …. . tại Ngân hàng …… – Chi nhánh …..
Rất mong nhận được sự hợp tác từ quý cơ quan.
Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn!
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Mẫu giấy đề nghị thanh toán giữa 2 công ty
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Ngày……tháng……năm……
Kính gửi: Công ty cổ phần ………
Số …… đường………, phường ……., quận … Hà Nội
Căn cứ theo Điều ….. của Hợp đồng Tư vấn quản trị số: …./…-…ký kết ngày… tháng …. năm 20…. giữa Công ty cổ phần ………….. với Công ty Luật TNHH Minh Khuê, tổng phí dịch vụ tư vấn là …..000.000VNĐ/ 01 tháng (… Việt Nam đồng) (mức phí này đã bao gồm thuế Giá trị gia tăng).
Công ty luật TNHH Minh Khuê (MST: …….. ) đề nghị Công ty cổ phần … thanh toán cho Công ty chúng tôi số tiền dịch vụ tư vấn của tháng … năm 2010 (từ …/…./20…. đến …./…./20… ). Công ty chúng tôi sẽ xuất hoá đơn GTGT cho Quý Công ty với nội dung như sau:
Phí dịch vụ: ……000.000 VNĐ
Thuế GTGT: …..000.000 VNĐ
Tổng: …….000.000VNĐ
(Bằng chữ: …………………..đồng Việt Nam)
Số tiền trên gửi vào tài khoản của Công ty Luật TNHH Minh Khuê, số ……………… tại Ngân hàng Vietcombank – Chi nhánh Thanh Xuân.
Xin trân trọng cảm ơn,
Kính thư,
Ông………….. – Giám Đốc
Mẫu giấy đề nghị thanh toán kèm theo phụ lục hợp đồng
PHỤ LỤC 3 – ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
(Kèm theo và không thể tách rời của Hợp đồng mua bán Căn hộ chung cư
số: …..-20…../20…./HĐMB ngày…..tháng…..năm……. )
Kính gửi: Công ty/Ông/ Bà: ……………………
Địa chỉ: …………………………………………………………
Căn cứ vào Hợp đồng mua bán Căn hộ chung cư tại Dự án Golden Land Building được ký giữa Công ty Cổ phần Thương mại Hưng Việt (Bên Bán) và khách hàng (Bên Mua) ngày … tháng … năm…
Đến nay, Dự án đã thi công đến sàn …… tầng ….. . Theo điều 3 – Giá bán căn hộ và phụ lục 2 – Tiến độ thanh toán của Hợp đồng mua bán, Công ty chúng tôi đề nghị Quý Công ty/ Ông/ Bà thanh toán số tiền phải nộp đợt … ……… chi tiết cụ thể như sau:
- Số tiền phải thanh toán: …….. đồng (bằng chữ: …….. .)
Trong đó:
– … % giá bán Căn hộ = ………………………… VNĐ
– Khoản phát sinh tăng/ giảm theo điều … Hợp đồng là ………………………… VNĐ
– Khoản tiền khác (nếu có): ………………………… VNĐ
– … % thuế GTGT của … % giá bán Căn hộ = ………………………… VNĐ
- Hình thức thanh toán:
Quý Công ty/ Ông/ Bà có thể trả bằng tiền mặt vào các ngày trong tuần ( kể cả ngày thứ 7) tại Văn phòng Công ty – Tầng M, Tòa B, Tòa nhà …., số 275 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội hoặc chuyển khoản tài khoản người thụ hưởng sau:
– Công ty Cổ phần Thương mại……..
– Tài khoản số: …….. tại NH……
– Nội dung: Trả tiền đợt mua căn hộ đợt ………… của Hợp đồng mua bán căn hộ số:…
- Lưu ý quan trọng:
Chúng tôi xin lưu ý, Quý công ty/ Ông/ Bà có trách nhiệm thanh toán số tiền trên trong vòng 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày ghi trên đề nghị thanh toán này. Nếu Quý công ty/ Ông/ Bà thanh toán sau thời hạn này, Công ty chúng tôi có quyền yêu cầu Quý công ty/ Ông/ Bà trả tiền lãi chậm thanh toán và thực hiện các quyền khác theo quy định của Hợp đồng mua bán Căn hộ.
Trân trọng thông báo và mong nhận được sự hợp tác!
Mọi thông tin xin liên hệ số ĐT : ……
Nơi nhận: CÔNG TY …………………….
- Như trên (T/hiện)
- Lưu PKD, VP
Lời kết
Trên đây là toàn bộ các thông tin mới nhất về các mẫu giấy đề nghị thanh toán gửi cho khách hàng mà bạn có thể tham khảo. Mong rằng qua bài viết ngắn gọn này, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về khái niệm cũng như cách viết giấy đề nghị thanh toán chuẩn xác nhất. Hẹn gặp lại vào bài viết mới nhất của Vina Accounting.
Xem thêm:
