Các loại biên bản điều chỉnh hóa đơn thường được sử dụng trong trường hợp bị sai lệch thông tin khi xuất hóa đơn, việc này nhằm tránh các sai sót trong hoạt động chung của doanh nghiệp. Vậy có những mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn nào và cách ghi cụ thể ra sao? Hãy cùng Vina Accounting tìm hiểu thông tin liên quan hữu ích trong bài viết dưới đây.
1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn có ý nghĩa gì?
Khi các hóa đơn có những sai sót về thông tin như: ngày tháng, số tiền hàng, nội dung hoặc địa chỉ công ty,.. thì biên bản điều chỉnh hóa đơn sẽ được sử dụng để điều chỉnh lại các sai sót.
Các doanh nghiệp sẽ căn cứ vào việc phát hành hóa đơn để đưa ra các điều chỉnh phù hợp. Trước khi sử dụng các hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ (trừ các trường hợp hóa đơn được cấp tại cơ quan thuế) thì cần lập các thông báo phát hành hóa đơn cũng như gửi hóa đơn mẫu đến cơ quan quản lý thuế.
Thông báo phát hành hóa đơn cần có đầy đủ các thông tin như: tên và địa chỉ đơn vị phát hành, số điện thoại, email liên hệ, mã số thuế, ngày thông báo phát hành hóa đơn, thông tin của đơn vị in hóa đơn, thông tin của đơn vị trung gian cung cấp hóa đơn điện tử, thông tin đơn vị cung ứng phần mềm in hóa đơn, tên và chữ ký của người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp đóng dấu.
Trong trường hợp tổ chức tín dụng hoặc các ngân hàng có sử dụng chứng từ giao dịch (hóa đơn thu phí dịch vụ tự in) thì cần gửi thông báo phát hành hóa đơn kèm hóa đơn mẫu trực tiếp đến cơ quan thuế quản lý.
2. Những trường hợp cần lập các biên bản điều chỉnh hóa đơn
Biên bản điều chỉnh là loại chứng từ mà kế toán doanh nghiệp cần sử dụng khi phát hiện ra các sai sót về hóa đơn. Trong Thông tư số 39/2014/TT-BTC, ban hành bởi Bộ Tài chính có các quy định về biên bản điều chỉnh hóa đơn như sau:
Theo Điều 20 tại Khoản 3 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài Chính có quy định về những trường hợp hóa đơn đã thành lập và giao cho người mua, đã giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, người mua đã tiến hành kê khai thuế nhưng mới phát hiện sai sót, theo đó người bán và người mua cần phải xử lý như sau:
- Tiến hành lập biên bản điều chỉnh hoặc thỏa thuận bằng văn bản có ghi các sai sót cụ thể.
- Tiến hành lập biên bản điều chỉnh cần ghi rõ các sai sót như: giá bán, mức thuế GTGT, địa chỉ và ký hiệu của hóa đơn, điều chỉnh tăng hoặc giảm về số lượng hàng bán,…
- Khi đã lập biên bản điều chỉnh, cả người mua và người bán cần thực hiện đầy đủ các kê khai điều chỉnh theo pháp luật quy định.
Căn cứ theo quy định, các đơn vị hoạt động kinh doanh cần lập biên bản điều chỉnh giá trị khi hóa đơn đã được thành lập, đã giao hàng đi, cả 2 bên mua và bán sau khi kê khai thuế mới phát hiện các sai sót về giá trị hàng bán, dịch vụ,…
Lưu ý, khi lập biên bản điều chỉnh cần phải ghi rõ các sai sót đúng với thực tế giao dịch về hàng hóa, dịch vụ. Ngoài ra, người mua và người bán có thể căn cứ vào biên bản điều chỉnh đã lập để kê khai các doanh số mua, bán, thuế, các hóa đơn điều chỉnh không được ghi các số âm.
3. Hướng dẫn chi tiết cho mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn
| Tên Công ty …………
Địa chỉ: ……………… ĐT: ……….. Fax: …… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ———-***——— …………, ngày …… tháng …..năm …… |
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN
Căn cứ theo hợp đồng số ……………………….….. ký ngày…..tháng…..năm…… giữa hai bên:
Bên A: (Sử dụng dịch vụ)………………………………………….
Tên: ………………………………………………………………………….
Địa chỉ: ………………………………………………………………………
Đại diện: ………………………………..Chức vụ:…………………….
Bên B: (Bên cung cấp dịch vụ)…………………………………..
Tên:…………………………………………………………………………..
Địa chỉ: ……………………………………………………………………….
Đại diện: ………………………………..Chức vụ:………………………
Hai bên thống nhất điều chỉnh hóa đơn số ………………..……. do Công ty …………xuất với nội dung:
Tên hàng hóa: Hợp đồng …………………………………………….
Thành tiền:…………………………………………………………………….
Cộng tiền hàng:……………………………………………………………..
Thuế suất GTGT:………………………% Tiền thuế GTGT:…………………..
Tổng cộng tiền thanh toán:………………………………………………
Số tiền viết bằng chữ:………………………………………..…………
Được điều chỉnh với nội dung như sau:
……………………………………………………………………………………………………………………………..
Nội dung sau khi được điều chỉnh:
……………………………………………………………………………………………………………………………..
Lý do: Bên xuất hóa đơn đã ……………………………………………..…… ở mục …………………….….
Biên bản này được lập thành 2 bản tiếng Việt có giá trị pháp lý như sau. Mỗi bên giữ một bản để đối chiếu với hóa đơn số …………….. ngày ………………….…..
| Bên A
(Ký tên, đóng dấu) |
Bên B
(Ký tên, đóng dấu) |
4. Mẫu ghi biên bản điều chỉnh hóa đơn GTGT
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———————–
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Số: ………../BB-ĐCHĐ
– Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 có hiệu lực từ ngày 01/06/2014;
– Căn cứ Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/08/2014 có hiệu lực từ 01/09/2014;
– Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 có hiệu lực từ 01/01/2015;
Hôm nay, ngày ….. tháng …. năm ….. đại diện hai bên gồm có:
BÊN GIAO HÓA ĐƠN: …………………………………………………………………………………
Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………….
Điện thoại: …………………………………………………… MST: …………………………………..
Đại diện …………………………………………. Chức vụ: …………………………………………..
BÊN NHẬN HÓA ĐƠN: ………………………………………………………………………………..
Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………….
Điện thoại: …………………………………………. MST: …………………………………………….
Đại diện: …………………………………………………. Chức vụ: ………………………………….
Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hóa đơn số ………………… ký hiệu ……………… ngày …………….. và xuất hóa đơn điều chỉnh số ………………… ký hiệu ……………. ngày ……………………… (nếu có) (*).
Lý do điều chỉnh: ………………………………………………………………………………………….
Nội dung thông tin sai được điều chỉnh lại như sau:
| Nội dung trước điều chỉnh | Nội dung sau điều chỉnh |
Biên bản này được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.
| ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN HÓA ĐƠN
Ký tên, đóng dấu (ghi rõ họ tên và chức vụ) |
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO HÓA ĐƠN
Ký tên, đóng dấu (ghi rõ họ tên và chức vụ) |
Lưu ý:
(*): Trường hợp nội dung hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
5. Hướng dẫn ghi mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn bị sai đơn giá
| CÔNG TY ………………
Số………………. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ……,ngày…..tháng…..năm…. |
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT
Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính
Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ tài chính
Hôm nay, ngày……. tháng……..năm………, tại văn phòng Công ty Dân Tài Chính, chúng tôi gồm có:
Bên A: Công ty…………………
Do ông: …………………….., chức vụ: Giám đốc, làm đại diện.
Địa chỉ: ……………………………….
Điện thoại: ……………………….; Email: …………………………
Mã số thuế: …………………………
Bên B: …………………………………………….
Do ông (bà):………….. , chức vụ: ……, làm đại diện.
Địa chỉ: ………………..
Điện thoại: ……………; Email: …………………
Mã số thuế: ……………..
Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGT số…………., ký hiệu…………ngày …………đã kê khai vào kỳ Quý………và lập hóa đơn điều chỉnh số ………, ký hiệu ………… ngày ……….., cụ thể như sau:
Lý do điều chỉnh: Do ghi sai đơn giá của mặt hàng: ……………………..
NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH:
| STT | Tên hàng hóa, dịch vụ | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6=4×5 |
| 01 |
HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI ĐƠN GIÁ NHƯ SAU:
| STT | Tên hàng hóa, dịch vụ | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
| 1 |
Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.
| ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên) |
ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên) |
6. Hướng dẫn ghi mẫu đơn biên bản điều chỉnh hóa đơn bị sai tên hoặc địa chỉ công ty
| CÔNG TY ………….
Số……………. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ……, ngày………tháng………năm… |
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT
Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính
Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ tài chính
Hôm nay, ngày …. tháng … năm …, tại văn phòng Công ty…………, chúng tôi gồm có:
Do ông: …………………….., chức vụ: Giám đốc, làm đại diện.
Địa chỉ: ……………………………….
Điện thoại: ……………………….; Email: …………………………
Mã số thuế: …………………………
Bên B: …………………………………………….
Do ông (bà):………….. , chức vụ: ……, làm đại diện.
Địa chỉ: ………………..
Điện thoại: ……………; Email: …………………
Mã số thuế: ……………..
Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGT số………., ký hiệu………ngày ……….đã kê khai vào kỳ Quý ………., cụ thể như sau:
Lý do điều chỉnh: Do ghi sai địa chỉ công ty mua hàng.
NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH:
Địa chỉ: ………………………………….
HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI ĐỊA CHỈ NHƯ SAU:
Địa chỉ: …………………………………………
Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.
| ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên) |
ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên) |
7. Hướng dẫn ghi các biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn
Dưới đây là các lưu ý mà bạn cần nhớ khi ghi mẫu đơn điều chỉnh giảm giá trị của hóa đơn:
- Trên biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh phải có ngày tháng năm trùng khớp với nhau.
- Trong bản điều chỉnh cần thể hiện rõ các nội dung sau: Xuất hóa đơn điều chỉnh số… vào ngày… ký hiệu…; điều chỉnh hóa đơn số… ngày… ký hiệu…
- Các biên bản điều chỉnh cần phải kê khai đủ những sai sót cũng như có đủ chữ ký của bên mua và bán.
Trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử và chữ ký điện tử, hai bên cần thỏa thuận biên bảng dưới dạng điện tử và phải được lưu ở dạng dữ liệu điện tử.
8. Có cần đóng dấu treo trên biên bản điều chỉnh hóa đơn hay không?
Theo các quy định của pháp thuật hiện hành, người ký văn bản quyết định cần đóng dấu lên các phụ lục đính kèm văn bản chính và đóng ở trang đầu, cần đóng trùm lên một phần tên của doanh nghiệp, tổ chức hoặc phụ lục.
Ngoài ra, tên của tổ chức cần được viết phía bên trái trên văn bản, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu trùm lên tên tổ chức, cơ quan đó.
Đối với các biên bản điều chỉnh hóa đơn, văn bản chỉ có hiệu lực khi được lập dựa trên hình thức văn bản hành chính thông thường, cần có chữ ký của đại diện các bên và đóng dấu của doanh nghiệp. Do đó, biên bản điều chỉnh hóa đơn không cần đóng dấu treo mà chỉ cần 2 bên mua, bán đóng dấu xác nhận phía dưới cuối biên bản.
Trên đây là tổng hợp các mẫu biên bản điều chỉnh giá dành cho tổ chức, doanh nghiệp cũng như hướng dẫn chi tiết các lưu ý cần nhớ mà Vina Accounting muốn chia sẻ đến các bạn đọc. Ngoài ra, nếu bạn cần tư vấn các dịch vụ pháp lý tận tình hoặc tham khảo thêm nhiều thông tin bổ ích khác, bạn có thể truy cập trang web: https://vinaaccounting.vn hoặc liên hệ trực tiếp đến hotline: 0901 22 73 88 để được các chuyên viên tư vấn.
