Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử thì việc sai sót và nhầm lẫn khi lập và phát hành hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Nhiều kế toán vẫn luôn có thắc mắc về các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo thông tư 39 như thế nào đúng theo quy định của pháp luật hiện hành? Trong bài viết ngắn gọn sau đây VINA ACCOUNTING xin gửi tới bạn các thông tin mới nhất về vấn đề này.
Thông tin cơ bản về biên bản điều chỉnh hóa đơn
Trong quá trình làm nghiệp vụ, kế toán có thể mắc phải các sai lầm về ngày tháng, số tiền hàng, địa chỉ hoặc các nội dung khác có trong hóa đơn. Chính vì vậy mà biên bản điều chỉnh được lập ra cùng với hóa đơn điều chỉnh để giúp kế toán có thể sửa những lỗi cơ bản này.
Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Theo Khoản 3 điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì trường hợp mà doanh nghiệp cần phải sử dụng hóa đơn điện tử để xuất hàng hóa, dịch vụ phát hiện ra các sai sót trong nội dung sẽ được xử lý như dưới đây:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử xảy ra sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cùng các dịch vụ, hoặc hóa đơn điện tử được lập và gửi cho người mua, người bán. Đối với những người mua chưa kê khai thuế sẽ được xử lý như sau:
- Hủy hóa đơn điện tử sau khi nhận được sự đồng ý từ 2 bên mua và bán và có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy nhưng vẫn cần phải lưu trữ theo thời gian quy định.
- Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi lại cho bên mua. Trên hóa đơn điện từ cần phải có nội dung “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử xảy ra sai sót đã gửi cho người mua, đã giao sản phẩm và cung ứng các dịch vụ. Người bán và người mẫu đã kê khai thuế thì bên bán sẽ tiến hành xử lý như dưới đây:
- Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn bao gồm chữ ký điện tử của cả 2 bên có ghi rõ nội dung sai sót.
- Bên bán lập hóa đơn điện tử nếu xảy ra sai sót.
- Sau khi xuất hóa đơn thì cả 2 bên cần thực hiện kê khai điều chỉnh theo đúng quy định mà pháp luật đã đưa ra về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành
Như vậy trong trường hợp 2 ở trên thì kế toán cần phải lập biên bản điều chỉnh để ghi nhận lại các sai sót và căn cứ để lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử đúng quy định
Tùy vào từng lỗi sai sót trên hóa đơn điện tử mà kế toán sẽ sử dụng các mẫu biên bản điều chỉnh tương ứng. Một vài lỗi thường gặp như sai mã số thuế, sai số tiền, giảm doanh thu, sai tổng tiền,.. Dưới đây là mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử đang được nhiều kế toán sử dụng hiện nay. Cùng tham khảo ngay nhé.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn số 1
| Tên Công ty …………
Địa chỉ: ………………… ĐT: ……………….. Fax: ………………. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ———-***———…………, ngày …… tháng …..năm …… |
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN
Căn cứ theo hợp đồng số ……………………….….. ký ngày…..tháng…..năm…… giữa hai bên:
Bên A: (Sử dụng dịch vụ)……………………………………………………………….
Tên: …………………………………………………………………………
Địa chỉ: …………………………………………………………………….
Đại diện: …………………………….Chức vụ:……………………….
Bên B: (Bên cung cấp dịch vụ)…………………………………….
Tên: ………………………………………………………………………..
Địa chỉ: ………………………………………………………………………
Đại diện: ………………………………….Chức vụ:…………………….
Hai bên thống nhất điều chỉnh hóa đơn số …………………. do Công ty …………xuất với nội dung:
Tên hàng hóa: Hợp đồng ……………………………………………
Thành tiền:……………………………………………………………………
Cộng tiền hàng:……………………………………………………………..
Thuế suất GTGT:…………………..% Tiền thuế GTGT:………………….
Tổng cộng tiền thanh toán:……………………………………………….
Số tiền viết bằng chữ:………………………………………..…………
Được điều chỉnh với nội dung như sau:
……………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Nội dung sau khi được điều chỉnh:
………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………..
Lý do: Bên xuất hóa đơn đã ………………… ở mục …………………….
Biên bản này được lập thành 2 bản tiếng Việt có giá trị pháp lý như sau. Mỗi bên giữ một bản để đối chiếu với hóa đơn số …………….. ngày ………………….
| Bên A | Bên B |
| (Ký tên, đóng dấu) | (Ký tên, đóng dấu) |
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn số 2
| CÔNG TY …………… | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| KẾ TOÁN………………… | Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| Số …./BBĐCHĐ-…… | ……., ngày … tháng … năm 20… |
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN
– Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính;
– Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ Tài chính;
– Căn cứ vào sự thỏa thuận các các bên,
Hôm nay, ngày ……/ ……./ 20…, đại diện hai bên gồm có:
BÊN A:
Địa chỉ:………………………………………………………………
Điện thoại: ………………………..MST: ………………………….
Do Ông (Bà):………………………..Chức vụ: ……………………
BÊN B:
Địa chỉ:………………………………………………
Điện thoại: ……………………….MST: ………………………………………………………….
Do Ông (Bà):………………………………………….Chức vụ: …………………………………
Hai bên cùng thống nhất lập bản ghi nhận sai sót do bên bán xuất bán hàng cho bên mua tại hóa đơn số ……., ký hiệu ….., lập ngày ….. đã kê khai vào kỳ Quý …… Nay lập hóa đơn điều chỉnh số ….., ký hiệu ….. ngày ……..
Lý do điều chỉnh:
– Trước ghi là: ………………………………………………..
– Nay điều chỉnh là:…………………………………………..
Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc điều chỉnh hóa đơn này.
Biên bản này lập thành 02 bản, có giá trị pháp lý như nhau. Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản.
| ĐẠI DIỆN BÊN A | ĐẠI DIỆN BÊN B |
| (Ký, ghi rõ họ tên) | (Ký, ghi rõ họ tên) |
Lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử xảy ra sai sót
Dưới đây là những lưu ý mà bạn cần nắm được trong quá trình lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn. Tham khảo ngay nhé.
- Các trường hợp áp dụng:
- Áp dụng khi kế toán lập sai các nội dung trên hóa đơn đã kê khai.
- Viết sai hóa đơn nhưng chưa kê khai thì lập biên bản thu hồi và xuất hóa đơn mới theo đúng hướng dẫn.
- Thời gian trên biên bản điều chỉnh hóa đơn và trên hóa đơn điều chỉnh cần phải giống nhau.
- Nội dung trên biên bản điều chỉnh cần phải thể hiện rõ nội dung dưới đây:
- Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng lập
- Ký hiệu …. xuất hóa đơn điều chỉnh số ….ngày tháng… ký hiệu … Nội dung điều chỉnh.
- Khi phát hiện hóa đơn viết sai mà đã kê khai thuế thì ngoài việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn giá trị gia tăng viết sai ra thì các doanh nghiệp còn phải lập hóa đơn điều chỉnh.
- Trường hợp hóa đơn đã lập ra sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng lại ghi đúng mã số thuế của họ thì bên lập biên bản điều chỉnh sẽ không cần phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Lời kết
Trên đây là toàn bộ các thông tin mới nhất về các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mà VINA ACCOUNTING muốn gửi tới bạn. Hy vọng rằng qua bài viết ngắn gọn này thì bạn đã có cái nhìn tổng quan hơn về khái niệm cũng như một vài lưu ý quan trọng cần nắm được trong quá trình lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Xem thêm:
