Ngày nay trong các cơ quan, doanh nghiệp thì việc lập bảng chấm công đã trở thành một hoạt động phổ biến. Trong bài viết ngày hôm nay, Vina Accouting sẽ gửi tới bạn trọn bộ mẫu bảng chấm công khoa học, dễ sử dụng nhất hiện nay. Cùng đón đọc ngay nhé.
Khái niệm về bảng chấm công là gì?
Bảng chấm công là một căn cứ quan trọng trong các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp nhằm theo dõi ngày làm việc thực tế, xin nghỉ phép hoặc hưởng chế độ bảo hiểm xã hội,.. Từ đó đưa ra mức độ đánh giá chuyên cần, nỗ lực và sự nhiệt tình, hiệu quả trong công việc của mỗi nhân viên. Tạo ra cơ sở để trả mức lương xứng đáng.
Đối với một số công ty kinh doanh thì việc lập bảng chấm công không phải là điều quan trọng. Tuy nhiên thì nó sẽ là cơ sở để xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, có sự ổn định về lâu dài.
Mục đích lập mẫu bảng chấm công để làm gì?
Việc bảng chấm công xuất hiện nhằm mục đích theo dõi ngày công thực tế của nhân viên đã làm việc, lịch nghỉ việc, nghỉ ốm và nghỉ các chế độ bảo hiểm xã hội,.. Từ đó xác định được tiền lương, tiền bảo hiểm xã hội cho mỗi người và quản lý trong doanh nghiệp.
3 mẫu bảng chấm công mới nhất
Dưới đây là 3 mẫu bảng chấm công mới nhất mà các công ty tại Việt Nam thường tham khảo và sử dụng. Doanh nghiệp có thể thay đổi phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Cách tạo bảng chấm công đầy đủ thông tin đơn giản, dễ hiểu
Mỗi đơn vị đều sẽ có một cách lập bảng chấm công khác nhau nhưng nhìn chung đều quy về một tiêu chuẩn nhất định. Để có thể tự tạo bảng chấm công đúng tiêu chuẩn thì doanh nghiệp có thể tham khảo các bước dưới đây.
Bước 1: Tạo ra danh sách cho nhân viên
Quá trình này đòi hỏi cần ít nhất 2 cột chứa tên và mã số của nhân viên. Trong quá trình nhập thông tin cần kiểm tra chính xác để tránh xảy ra trường hợp có nhiều người trùng tên gây ra sai sót trong việc tính toán tiền công ngày lương. Bên cạnh đó còn có thể bổ sung thêm các cột thông tin khác như chức danh, phòng ban, ngày sinh, quê quán và địa chỉ thông tin liên hệ,..
Bước 2: Tạo ra các cột thời gian để ghi số thứ tự và số ngày làm việc trong tháng và mục ghi chú.
Bước 3: Thống nhất chung một biểu tượng chấm công
Doanh nghiệp cần chọn và có sự thống nhất chung về ký hiệu dành cho loại ngày làm việc. Ví dụ như các ngày làm việc thực tế thì sẽ đánh dấu là “V”, còn ngày nghỉ thì đánh dấu “X”, ngày nghỉ phép thì đánh dấu bằng dấu “NP”.
Bước 4: Kiểm duyệt lại toàn bộ thông tin
Sau khi hoàn thành các bước theo quy trình tạo mẫu bảng chấm công trên Excel hoặc Word thì cần kiểm tra xem và xác nhận lại các thông tin để những lần sau chỉ cần sao chép lại, tránh xảy ra sai sót cho cả hệ thống sau khi sử dụng.
Cơ sở của mẫu bảng chấm công làm việc
Để bắt đầu tiến hành làm mẫu bảng chấm công thì doanh nghiệp cần có số liệu cụ thể về ngày làm việc của nhân viên thông qua 2 phương pháp sau:
Chấm công theo ngày
Nhân viên cần phải chấm công trước khi bắt đầu và sau khi kết thúc ca làm việc trong ngày. Mỗi ngày công đều sẽ được xác nhận bằng ký hiệu đã quy ước trước đó ở trong bảng chấm công.
Công ty lựa chọn phương pháp chấm công này thường là những nơi sử dụng người lao động làm việc theo giờ hành chính là 8 tiếng/ ngày. Hàng tháng dựa vào bảng chấm công ngày như này thì người phụ trách sẽ tổng hợp lại và tính tiền lương tháng cho người lao động.
Chấm công theo giờ làm việc hoặc ca làm việc
Người lao động làm bao nhiêu thì sẽ được tính công bấy nhiêu với ký hiệu quy ước về ca làm cùng số giờ làm bên cạnh theo ký hiệu tương đương. Phương pháp chấm công này chỉ được áp dụng cho những nhân viên làm theo giờ hoặc ca.
Phương pháp chấm công phổ biến hiện nay
Tùy thuộc vào từng loại mô hình hoạt động và tính chất công việc của mỗi doanh nghiệp mà đơn vị tổ chức sẽ lên phương án chấm công khác nhau sao cho phù hợp. Nhìn chung thì các doanh nghiệp và cơ quan thường áp dụng các phương pháp chấm công phổ biến dưới đây:
Chấm công theo phương pháp truyền thống
Đây là cách chấm công trực tiếp mà người quản lý sẽ thực hiện vào đầu giờ của mỗi ca làm việc. Người lao động có mặt và báo cáo với quản lý để quản lý nắm được số công nhân đi làm của ngày hôm đó. Phương pháp truyền thống này mặc dù dễ nhưng độ chính xác và hiệu quả mang lại lại không được cao.
Chấm công sử dụng thẻ từ
Việc chấm công bằng thẻ từ, mỗi nhân viên sẽ được cung cấp một mã duy nhất dựa theo thông tin cá nhân liên quan tới tên, tuổi, ngày tháng năm sinh,.. Trước mỗi ca làm việc thì nhân viên sẽ sử dụng thẻ để quẹt tại các máy chấm công được cài đặt tại một vị trí nhất định của công ty.
Hình thức này giúp nhân viên chấm công một các nhanh gọn với tỷ lệ chính xác cao. Tuy nhiên nó cũng có nhiều mặt hạn chế nhất định vì có thể nhờ đồng nghiệp khác giúp chấm công khi họ không có mặt ở đó.
Chấm công bằng việc sử dụng Face ID
Phương pháp chấm công bằng cách nhận diện khuôn mặt được xem là một bước đột phá có thể giúp doanh nghiệp thực hiện một cách nhanh chóng và có độ chính xác khá cao so với các phương pháp còn lại. Tuy nhiên các doanh nghiệp sẽ cần phải trả khá nhiều tiền cho một chiếc máy nhận diện khuôn mặt.
Máy sẽ được lắp đặt tại các khu vực cửa cơ quan và có tính năng gần giống với máy quẹt thẻ từ nhưng sẽ tích hợp thêm một chiếc camera để quét khuôn mặt của mỗi người dựa trên các cài đặt được xác định từ trước trong máy.
Chấm công bằng việc sử dụng vân tay
Cách chấm công bằng vân tay mặc dù khá phổ biến trong các tổ chức và doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng vân tay của mình quét trực tiếp trên máy chấm vân tay, nhân viên sẽ được ghi nhận là đã có mặt trong buổi làm ngày hôm đó.
Chấm công qua ứng dụng
Bên cạnh 4 phương pháp chấm công được nêu ở trên thì hiện nay còn có thêm phương pháp chấm công khác chính là sử dụng các ứng dụng hiện đại. Doanh nghiệp sẽ cung cấp cho nhân viên của mình một tài khoản để có thể đăng nhập trên ứng dụng chuyên dùng để chấm công. Nếu như nhân viên đó không thể có mặt ở công ty để chấm công bằng vân tay, thẻ từ hoặc gương mặt thì phương pháp này được xem là giải pháp khá tiện lợi.
Lời kết
Trên đây là toàn bộ các thông tin mới nhất về các mẫu bảng chấm công mới nhất mà Vina Accounting muốn gửi tới bạn. Hy vọng rằng thông qua bài viết ngắn gọn này thì bạn đã nắm được mục đích của việc lập bảng chấm công cũng như các bước tạo bảng chấm công thành công.
Xem thêm:
