Kế toán xây dựng là người có trách nhiệm bóc tách các chi phí xuất hiện trong xây dựng để hạch toán dựa trên giá trị dự toán của dự án mà đơn vị dự thầu đã trúng thầu. Mục đích của việc bóc tách này là để hiểu rõ những chi phí trong dự toán, từ đó kế toán có thể hạch toán một cách chính xác.
I. Đâu là đặc thù của kế toán xây dựng?
Mỗi ngành nghề có những đặc thù riêng, ngành xây dựng không phải là ngoại lệ khi điều kiện cần để hoàn thành tốt công việc kế toán thuộc ngành xây dựng là nắm vững những nghiệp vụ riêng biệt để hỗ trợ tối ưu cho công việc. Dưới đây là một số đặc thù của kế toán xây dựng:
Một trong những đặc điểm chung dễ thấy nhất của ngành xây dựng là nhận thầu theo từng công trình. Trong đó, mỗi loại công trình lại có những đặc điểm khác nhau như công trình công cộng, công trình dân dụng, nhà ở, căn hộ, nhà máy hay xưởng sản xuất…
Tại mỗi công trình, mỗi hạng mục đi kèm đều có những dự toán riêng. Chính vì vậy, nhiệm vụ của kế toán xây dựng là phải bóc tách chi phí cho từng công trình một cách phù hợp và trùng khớp với những đầu mục chi phí và dự toán ban đầu của dự án.
Hơn nữa, giá thành chi tiết cho mỗi một công trình sẽ được chia thành nhiều hạng mục, nhiều gói thầu và các công trình con. Chính vì vậy, việc tính giá thành có thể được tiến hành theo giá thành chi tiết, sau đó tổng hợp nên giá thành của công trình mẹ. Điều này đồng nghĩa với việc khi xuất hóa đơn phải phù hợp với dự toán của từng công trình.
Thêm vào đó, thời gian thi công của từng công trình thường kéo dài khá lâu, thế nên kế toán phải theo dõi sát sao, qua đó nắm được các loại chi phí của công trình ở mỗi giai đoạn xây dựng.
Công trình khi hoàn thành chi phí thì phải được nghiệm thu và xuất hóa đơn ngay sau đó, kể cả trong trường hợp khách hàng chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán đủ để ghi nhận doanh thu đúng thời điểm.
II. Kế toán xây dựng cần làm những công việc gì?
Đầu tiên, khi nhận hợp đồng thi công công trình, kế toán phải làm việc theo quy trình sau:
- Bước 1: Dự toán công trình
- Bước 2: Tiến hành các nghiệp vụ có liên quan đến việc bóc tách nguyên vật liệu, nhân công, khấu hao và bán thầu phụ…
- Bước 3: Ghi nhận giá trị lũy kế phát sinh cũng như tiến hành nghiệm thu, thanh toán theo từng giai đoạn
- Bước 4: Tính tổng chi phí, giá thành, ghi nhận tổng doanh thu, lỗ, lãi khi công trình hoàn thành
- Bước 5: Nghiệm thu toàn bộ và thanh lý, đối chiếu với dự toán, đối chiếu công nợ và nhập kho nguyên vật liệu thừa…
Đối với những ngành nghề khác, kế toán xây dựng là một công việc khá khó khi đòi hỏi kế toán viên ngoài nắm vững chuyên môn, còn phải hiểu và nắm bắt các nhanh chóng các nghiệp vụ chuyên ngành để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Dưới đây là các đầu việc mà bất kỳ kế toán xây dựng nào cũng phải giải quyết:
- Theo dõi liên tục, đồng thời bám sát dự toán để hỗ trợ công tác đưa nguyên vật liệu vào mỗi một công trình cho trùng khớp và đúng tiến độ thi công đã đề ra.
- Thành lập và theo dõi bảng lương nhân công của từng công trình đúng với tiến độ thi công.
- Theo dõi sát sao chi phí máy thi công cho từng công trình riêng.
- Thành lập và phân bổ chi phí, tính giá thành cho từng công trình, hạng mục công trình khi nghiệm thu.
- Thành lập báo cáo về nguyên vật liệu, kế toán và thuế theo hàng tháng, quý.
- Lập báo cáo tài chính cuối năm và thực hiện quyết toán thuế theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước.
- Sắp xếp và lưu trữ sổ sách chứng từ một cách có khoa học để dễ dàng tìm kiếm khi cần. Đặc biệt là các chứng từ phát sinh và các biên bản nghiệm thu theo giai đoạn, biên bản nghiệm thu toàn bộ và biên bản thanh lý hợp đồng.
- Là người đại diện của doanh nghiệp làm việc với các cơ quan Nhà nước khi có yêu cầu.
III. Những kinh nghiệm nên có khi làm kế toán xây dựng
- Có khả năng đọc hiểu hợp đồng xây dựng
Có thể hiểu, kế toán xây dựng là người chịu trách nhiệm trực tiếp nắm giữ những dự toán của công trình, từ đó có cơ sở triển khai hàng loạt các công việc sau đó. Kinh nghiệm cần có và tiên quyết của một kế toán xây dựng là phải có khả năng đọc và hiểu nội dung hợp đồng được ký kết bởi công ty và đối tác đầu tư, từ đó làm rõ và nắm được những vấn đề như: thời hạn thi công, tổng giá trị của công trình, thời gian bảo hành và các phương thức thanh toán công trình để có thể hỗ trợ tối đa cho công việc của mình.
- Nắm rõ toàn bộ chi phí của tổng dự án
Sau khi kế toán nhận hợp đồng thì sẽ tiến hành dự toán công trình, sau đó thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến bóc tách nguyên vật liệu, nhân công, khấu hao và bán thầu. Lúc này, kế toán viên phải là người nắm rõ nhất các chi phí tổng thể của dự án, từ đó theo dõi được một cách sát sao ở từng giai đoạn của công trình.
Các chi phí tổng dự án mà kế toán xây dựng cần nắm được bao gồm: tổng hợp các khoản chi phí một cách tổng quát; bảng dự toán chi phí và hệ thống hạng mục công việc; bảng phân tích đơn giá; đồng thời nắm mục đích lấy đơn giả của nhân công, vật tư và máy thi công; nhân công để từ đó có căn cứ làm giá nhân công.
- Hiểu rõ cách bóc tách chi phí dự toán
Kế toán xây dựng cần phải nắm được những khoản chi phí nào sẽ cần bóc tách. Từ đó biết cách tính chi phí dự toán cho từng khoản để việc hạch toán về sau được thuận lợi hơn.
Các khoản chi phí cần bóc tách bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; chi phí nhân công trực tiếp; các khoản chi phí chung; chi phí nguyên vật liệu phục vụ cho cả công trình như dầu nhớt, chi phí ca máy…
- Nắm rõ các hồ sơ, chứng từ kế toán trong quá trình xây dựng
Thông thường, các công trình thường có thời gian thi công kéo dài và khâu nghiệm thu sẽ được tiến hành ở từng giai đoạn. Kế toán cần hiểu rõ những thủ tục và chứng từ ở mỗi giai đoạn này để có thể hoàn thành các hồ sơ kế toán và thuế theo đúng quy định của Nhà nước.
Các hồ sơ chứng từ cần được chuẩn bị một cách đầy đủ bao gồm: hợp đồng thi công, hợp đồng thuê nhân công và lao động thời vụ, hợp đồng thuê thầu phụ; bảng dự toán đến từ phòng kỹ thuật; các hóa đơn đầu vào từ nguyên vật liệu đến vật tư sản xuất; biên bản nghiệm thu theo từng giai đoạn và biên bản nghiệm thu toàn bộ; biên bản đối chiếu công nợ, giấy đề nghị thanh toán… kế toán viên chịu trách nhiệm xuất hóa đơn đầu ra đúng thời điểm sau khi hoàn thành nghiệm thu công trình đê thực hiện việc kê khai thuế theo đúng quy định; biên bản thanh lý hợp đồng.
- Nhanh nhạy trong việc xử lý các tình huống phát sinh
Bất kể công việc nào cũng có thể xảy ra các tình huống phát sinh, kế toán xây dựng cũng không phải ngoại lệ. Mỗi một kế toán xây dựng cần có sự nhạy bén và linh hoạt trong việc hỗ trợ xử lý tình huống phát sinh một cách tối ưu và nhanh nhất để đảm bảo tiến độ thi công của công trình, đồng thời mang lại lợi ích cho công ty.
Để trở thành một kế toán xây dựng chuyên nghiệp, bên cạnh rèn luyện các kỹ năng chuyên môn và nắm rõ nghiệp vụ riêng của ngành xây dựng, kế toán viên cần trang bị thêm cho mình những kỹ năng mềm để hoàn thành xuất sắc các công việc được giao như: khả năng xử lý tình huống, khả năng giao tiếp, khả năng chịu áp lực cao trong công việc…
Vừa rồi là toàn bộ những thông tin Vinaacounting cung cấp cho độc giả xoay quanh vấn đề liên quan đến kế toán xây dựng. Hy vọng bạn đã có thêm nhiều thông tin và kiến thức bổ ích từ bài viết này. Đừng quên truy cập website https://vinaaccounting.vn hoặc liên hệ hotline 0901 22 73 88 để được tư vấn chi tiết về các giải pháp kế toán cho doanh nghiệp.
