Các nguyên tắc, nhiệm vụ cũng như phương pháp hạch toán của kế toán tiền mặt là nền tảng căn bản của ngành kế toán. Do đó, các nghiệp vụ kế toán đóng vai trò quan trọng đối với mọi doanh nghiệp do nó trực tiếp ảnh hưởng đến các hoạt động lưu chuyển tiền tệ, xác định chi phí và doanh thu. Vậy, có bao nhiêu dạng kế toán tiền mặt và doanh nghiệp cần lưu ý điều gì để làm kế toán tiền mặt hiệu quả? Hãy cùng Vina Accounting tìm hiểu thông tin trong bài viết dưới đây.
1. Kế toán tiền mặt được định nghĩa như thế nào?
Kế toán tiền mặt theo dõi các hoạt động liên quan đến việc thu – chi tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp và theo dõi quỹ tồn hằng ngày. Qua bản kế toán tiền mặt, nhà quản trị có thể báo cáo cho doanh nghiệp các hướng chuẩn bị dòng tiền hợp lý cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh.
2. Các đặc điểm phổ biến của kế toán tiền mặt
Dưới đây là một số đặc điểm phổ biến của kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp mà các nhà quản trị cần chú ý:
2.1. Kế toán tiền mặt phản ánh Tài khoản “Tiền mặt” 111
Số lượng tiền mặt và ngoại tệ xuất – nhập quỹ tiền mặt tại một đơn vị. Trường hợp khoản tiền thu được từ hoạt động bán hàng hay các hoạt động khác mà phải chuyển ngay đến ngân hàng (mà không thông qua quỹ tiền mặt của doanh nghiệp), thì không ghi vào tài khoản Nợ – Tài khoản 111 “Tiền mặt” mà ghi vào Nợ – Tài khoản 113 “Tiền đang chuyển”.
2.2. Tiền mặt thuộc ký quỹ, ký cược
Trường hợp khoản tiền mặt được doanh nghiệp và cá nhân ký quỹ tại đơn vị thì sẽ quản lý và hạch toán tương đương tài sản bằng tiền của doanh nghiệp.
2.3. Nguyên tắc khi nhập – xuất quỹ tiền mặt doanh nghiệp
Khi nhập – xuất quỹ cần có đầy đủ phiếu chi, phiếu thu và có chữ ký của người giao, người nhận, người cho phép nhập – xuất quỹ theo quy định chứng từ kế toán. Các trường hợp đặc biệt cần có lệnh xuất – nhập quỹ đính kèm theo.
- Kế toán quỹ tiền mặt cần có trách nhiệm trong việc mở các sổ kế toán quỹ tiền mặt. Đồng thời, kế toán cũng cần ghi chép các nghiệp vụ phát sinh khoản xuất – nhập, thu – chi quỹ tiền mặt và tính số tồn quỹ trong mọi thời điểm.
- Thủ quỹ của doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt và kiểm kê số tồn quỹ thực tế mỗi ngày. Bên cạnh đó, thủ quỹ cũng cần đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ tiền mặt và sổ quỹ kế toán tiền mặt. Trường hợp có xảy ra sự chênh lệch thì cần kiểm tra để tìm ra nguyên nhân và xác định hướng giải quyết.
2.4. Phải quy đổi ngoại tệ sang tiền Việt để thuận tiện hạch toán
Các doanh nghiệp có ngoại tệ trong quỹ tiền mặt cần phải đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá trên thị trường do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh của nghiệp vụ kinh tế đó.
Ngoài ra, có thể quy đổi theo tỷ giá trên tài khoản 1112 của sổ kế toán theo phương pháp “Bình quân gia quyền”, tức là nhập trước – xuất trước, nhập sau – xuất sau. Các loại tiền ngoại tệ sẽ được hạch toán trong tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại” của sổ kế toán.
2.5. Tài khoản tiền mặt phản ánh vàng, bạc, kim khí, đá quý
Đặc trưng này chỉ sử dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh mặt hàng vàng, bạc, đá quý và kim khí cho việc nhập quỹ tiền mặt. Qua đó, việc xuất – nhập sẽ được hạch toán tương tự như hàng tồn kho. Trường hợp dùng để thanh toán chi trả thì được hạch toán tương đương ngoại tệ. Vào cuối năm tài chính, khi lập sổ kế toán thuế, kế toán cần kiểm tra sổ quỹ tiền mặt trong từng thời điểm để tránh việc bị thiếu hụt tiền bạc.
3. Các vai trò và nhiệm vụ quan trọng của kế toán tiền mặt
3.1. Vai trò trọng yếu của kế toán tiền mặt
Sổ kế toán tiền mặt nắm các vai trò trọng yếu đối với doanh nghiệp như:
- Cung cấp đầy đủ thông tin kế toán qua hệ thống kế toán doanh nghiệp.
- Giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh.
- Khi những nghiệp vụ kế toán được thực hiện và ghi chép đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình dòng tiền hiện có trong doanh nghiệp. Từ đó có thể xác định lợi nhuận trong kinh doanh.
- Hỗ trợ các doanh nghiệp theo dõi khoản doanh thu và chi phí để đưa ra các cân đối tài khoản chi phí hợp lý.
- Cung cấp nhiều thông tin hữu ích trong việc kêu gọi đầu tư vốn để mở rộng thị trường, hoạt động kinh doanh.
Có thể thấy, mọi doanh nghiệp đều cần xử lý các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền như tính toán, phân tích số liệu, xem xét các chứng từ,… qua đó có thể hạch toán hiệu quả và hợp lý.
3.2. Nhiệm vụ thường xuyên của kế toán tiền mặt
Kế toán tiền mặt có các nhiệm vụ cần thiết như sau:
- Phải nhanh chóng nắm bắt các quy định mới của luật pháp trong việc lưu thông tiền tệ cũng như nghiêm chỉnh chấp hành chế độ quản lý kho tiền quỹ, quy trình thủ tục xuất – nhập quỹ tiền theo nguyên tắc của kho bạc Nhà nước.
- Cần theo dõi các mã tài khoản kế toán, mã quỹ và mã của kho bạc Nhà nước để thi hành các quy trình kế toán vốn bằng tiền mặt.
- Cần theo dõi tình hình thu – chi của kho bạc Nhà nước để nhanh chóng phản ánh trên sổ tồn quỹ tiền mặt thuộc sổ kế toán sao cho khớp với thực tế chi tiêu và số tiền dư mà kho bạc gửi ngân hàng.
4. Các nguyên tắc ghi chép kế toán tiền mặt
Điều 11, Thông tư 200/2014/TT-BTC, Bộ tài chính có quy định về các nguyên tắc kế toán như sau:
- Các kế toán của doanh nghiệp khi ghi chép sổ kế toán cần đúng với trình tự nghiệp vụ phát sinh trong ngày tại các khoản thu – chi, xuất – nhập và tính số tồn quỹ và các khoản tại ngân hàng trong mọi thời điểm để nhanh chóng đối chiếu, kiểm tra thông tin.
- Ngoài ra, các khoản tiền mà doanh nghiệp hoặc cá nhân khác ký cược tại đơn vị cần phải được quản lý và hạch toán tương tự với tiền của doanh nghiệp.
- Khi thực hiện các nghiệp vụ thu – chi cần có phiếu thu – chi rõ ràng và có đủ chữ ký theo quy định của chứng từ kế toán.
Bên cạnh đó, kế toán còn cần cập nhật tình hình tiền theo nguyên tệ khi có các giao dịch phát sinh bằng đồng ngoại tệ. Lúc này, kế toán cần quy đổi ngoại tệ sang tiền Việt theo những nguyên tắc dưới đây:
- Tài khoản Nợ ghi các khoản tiền có áp dụng tỷ giá giao dịch theo thực tế;
- Tài khoản Có ghi các khoản tiền có áp dụng tỷ giá ghi sổ theo phương pháp bình quân gia quyền.
Vào thời điểm ghi báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá số dư ngoại tệ cũng như vàng tiền tệ dựa trên tỷ giá giao dịch thực tế phát sinh.
5. Quy trình ghi chép kế toán tiền mặt
5.1. Đối với kế toán chỉ thu tiền mặt
Dưới đây là sơ đồ quy trình ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo kế toán thu tiền mặt:
Trong đó, các bước cụ thể cần thực hiện như sau:
- Bước 1: Cá nhân nộp tiền cần làm phiếu đề nghị nộp tiền cho kế toán thanh toán;
- Bước 2: Kế toán thanh toán ghi phiếu thu (3 liên) và chuyển đến kế toán trưởng;
- Bước 3: Kế toán trưởng xem và ký duyệt phiếu thu, sau đó chuyển phiếu lại cho kế toán thanh toán;
- Bước 4: Cá nhân nộp tiền cần chuyển giao phiếu thu trên cho thủ quỹ và nộp tiền, ký tên vào phiếu thu;
- Bước 5: Thủ quỹ nhận tiền và phiếu thu đồng vào sổ quỹ. Trong đó, thủ quỹ sẽ giữ liên 2 và giao lại liên 3 phiếu thu cho cá nhân nộp tiền giữ, riêng liên 1 sẽ do kế toán thanh toán giữ;
- Bước 6: Sau khi giao dịch hoàn tất, kế toán thanh toán phải tiến hành lưu các chứng từ liên quan vào sổ tiền mặt.
Ngoài ra, 3 liên của phiếu thu sẽ được quản lý như sau: 1 liên lưu tại cuống, 1 liên do cá nhân nộp tiền giữ. Trường hợp là cá nhân ngoài doanh nghiệp thì liên này sẽ là bằng chứng cho việc đã nộp tiền. Trường hợp cá nhân trực thuộc doanh nghiệp thì liên này cần giao cho bộ phận kế toán của doanh nghiệp để làm minh chứng đã nộp đủ tiền theo phiếu thu. Cuối cùng, liên còn lại sẽ do thủ quỹ giữ để ghi chép vào sổ quỹ cuối ngày. Đây sẽ là các chứng từ cho sổ kế toán và được giữ đến hết năm rồi mới chuyển sang lưu trữ.
5.2. Đối với kế toán chỉ chi tiền mặt
Trường hợp kế toán chi tiền mặt thì phiếu chi thường được dùng làm căn cứ xác định số tiền mặt chi trong thực tế và giúp thủ quỹ xác định số tiền chi, ghi sổ quỹ và chuyển giao đến cho kế toán. Lưu ý là mọi khoản chi phát sinh đều phải lập phiếu chi.
Dưới đây là sơ đồ mô tả các nghiệp vụ phát sinh trong kế toán chi tiền mặt:
Trong đó, quy trình của kế toán chi tiền mặt cụ thể như sau:
- Bước 1: Cá nhân đề nghị chi tiền cần làm giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng,… và chuyển đến kế toán thanh toán;
- Bước 2: Kế toán thanh toán xác nhận và lập phiếu chi, sau đó chuyển giao cho kế toán trưởng;
- Bước 3: Kế toán trưởng nhận phiếu chi và xác nhận thông tin có hợp lý hay không. Nếu hợp lý sẽ chuyển giao cho giám đốc hoặc người được ủy quyền để ký duyệt, nếu không hợp lý sẽ hoàn trả để chỉnh sửa.
- Bước 4: Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký duyệt phiếu chi và chuyển giao cho kế toán thanh toán;
- Bước 5: Kế toán thanh toán nhận phiếu chi đã được duyệt, sau đó cần chuyển giao về cho thủ quỹ;
- Bước 6: Thủ quỹ sau khi nhận phiếu chi sẽ ký và tiến hành xuất tiền cho cá nhân nộp đơn. Lưu ý cần phải có đầy đủ chữ ký của bên nhận tiền mặt;
- Bước 7: Sau khi xuất tiền, thủ quỹ cần ghi sổ quỹ (liên 2) và chuyển giao liên 1 đến cho kế toán thanh toán để ghi vào sổ tiền mặt TK 111.
Lưu ý cần nhớ: Nếu đơn đề nghị không được duyệt chi bởi kế toán trưởng hoặc giám đốc thì cần hoàn trả và thông báo cho cá nhân đề nghị chi tiền.
6. Các cách hạch toán tài khoản tiền mặt doanh nghiệp
Trường hợp bút toán dạng mượn tiền: Ghi Nợ vào Tài khoản 111 và 112, ghi Có vào Tài khoản 338.
Trường hợp bút toán dạng trả tiền: Khi cân đối sổ quỹ cần xác định thời điểm công ty có dòng tiền dư cho kế toán hạch toán. Ghi Nợ vào Tài khoản 338 và ghi Có vào Tài khoản 111.
Trên đây là những thông tin xoay quanh kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp mà các kế toán hoặc nhà quản trị cần biết để quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp một cách hiệu quả. Vina Accounting hy vọng bạn sẽ có thêm kiến thức và kinh nghiệm trong việc xác định tình hình dòng tiền, lợi nhuận kinh doanh của công ty. Để tham khảo thêm nhiều thông tin bổ ích khác hoặc có nhu cầu tham vấn pháp lý, bạn hãy truy cập vào trang web: https://vinaaccounting.vn hoặc liên hệ đến số hotline: 0901 22 73 88 để được các chuyên viên tổng đài tư vấn.
