Với sự phát triển của kinh tế và thị trường lao động, việc quản lý và tính toán chi phí tiền lương cho nhân viên đã trở thành một trong những vấn đề cần được quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về phương pháp kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong kế toán doanh nghiệp nhé!

I. Khái quát chung về tiền lương

Tiền lương được coi là một khoản thu nhập quan trọng của người lao động, được trả bù đắp cho công sức và thời gian họ bỏ ra trong công việc.

Tiền lương có thể được phân loại thành hai loại: Tiền lương danh nghĩa và tiền lương thực tế.

Tiền lương danh nghĩa là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động phù hợp với đóng góp của họ trong công việc.

Tiền lương thực tế là số tiền mà người lao động nhận được sau khi đã trừ các khoản chi phí như thuế, đóng góp và các khoản nộp khác. Chỉ có tiền lương thực tế mới phản ánh chính xác mức sống của người lao động trong thời điểm hiện tại.

Mối quan hệ mật thiết giữa tiền lương danh nghĩa và tiền lương thực tế được biểu diễn qua công thức:

Chỉ số tiền lương thực tế tỷ lệ thuận với chỉ số tiền lương danh nghĩa và tỷ lệ nghịch với chỉ số giá cả.

II. Đặc điểm kế toán tiền lương và các khoản trích

1.1. Chứng từ sử dụng

Các chứng từ kế toán được áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính gồm:

1. Sổ sách lao động được dùng để quản lý số lượng lao động trong doanh nghiệp.
2. Bảng chấm công dùng để hạch toán thời gian làm việc của CBCNV
3. Bảng thanh toán lương dùng để thanh toán tiền lương, các khoản phụ cấp và trợ cấp hàng tháng cho người lao động.
4. Phiếu nghỉ hưởng BHXH xác nhận số ngày được nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động và là căn cứ để tính trợ cấp BHXH.
5. Bảng thanh toán BHXH được lập để tổng hợp và thanh toán trợ cấp BHXH với cơ quan quản lý cấp trên.
6. Bảng thanh toán tiền thưởng là cơ sở để tính thu nhập của mỗi người và được sử dụng để hạch toán kết quả lao động.
7. Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành được sử dụng để hạch toán kết quả lao động và làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương.
8. Phiếu báo làm thêm giờ xác nhận số giờ công làm thêm và là cơ sở để trả lương cho người lao động.
9. Các loại hợp đồng bao gồm hợp đồng giao khoán, được lập để ghi nhận khối lượng công việc, thời gian làm việc và trách nhiệm của người giao khoán.

1.2. Kế toán chi tiết các khoản trích theo lương và tiền lương

1. Các hình thức trả lương:

Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp có thể thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau, phụ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Tại Việt Nam, hiện nay các doanh nghiệp thường áp dụng ba hình thức trả lương sau đây:

• Hình thức trả lương theo thời gian: căn cứ vào mức lương cấp bậc hoặc chức vụ và thời gian làm việc thực tế của công nhân viên chức. Hình thức này thường áp dụng cho những người làm công tác quản lý hoặc ở những phòng ban, bộ phận gián tiếp. Có thể chia thành hai loại là hình thức trả lương thời gian giản đơn và hình thức trả lương thời gian có thưởng.
• Hình thức trả lương theo năng suất (sản phẩm): căn cứ vào số lượng và chất lượng công việc hoàn thành. Hình thức này khuyến khích người lao động hăng say lao động, thu được lợi nhuận cho doanh nghiệp.
• Hình thức trả lương khoán: căn cứ vào mức độ hoàn thành công việc và đơn giá tiền lương được quy định trong hợp đồng giao khoán

1. b) Kế toán các khoản trích theo lương

Trong doanh nghiệp, đời sống cho người lao động và gia đình họ muốn đảm bảo quyền lợi trong các trường hợp lao động ốm đau, thai sản, hết tuổi lao động, mắc bệnh nghề nghiệp, có hai Quỹ được hình thành, đó là Quỹ Bảo hiểm Xã hội (BHXH) và Quỹ Bảo hiểm Y tế (BHYT).

Tổng số tiền đóng cho Quỹ BHXH là 20% tính trên tổng số lương cấp bậc và các khoản phụ cấp của người lao động, trong đó người sử dụng lao động đóng 15%, và người lao động đóng 5%.

Tổng số tiền đóng cho Quỹ BHYT là 3% tính trên tổng số lương cấp bậc, chức vụ và các khoản phụ cấp của người lao động, trong đó người sử dụng lao động đóng 2%, và người lao động đóng 1%.

Kinh phí công đoàn được tính theo tỷ lệ 2% trên tổng số lương tháng phải trả cho người lao động, trong đó 1% được nộp lên Công đoàn cấp trên và 1% được sử dụng để chi tiêu cho các hoạt động Công đoàn cơ sở.

1. c) Thuế thu nhập cá nhân

Thuế TNCN là loại thuế trực tiếp đánh vào thu nhập của mỗi cá nhân trong một năm. Thuế TNCN đóng một vai trò quan trọng trong việc huy động nguồn thu cho ngân sách và thực hiện công bằng xã hội. Thuế này áp dụng cho cả cá nhân kinh doanh và không kinh doanh và được xem là loại thuế đặc biệt, vì nó cân nhắc đến hoàn cảnh của từng cá nhân khi miễn giảm thuế hoặc cấp khoản miễn trừ đặc biệt.

1.3. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương

Tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động thường được chia làm hai kỳ:

Kỳ 1: tạm ứng

Kỳ 2: người lao động nhận số tiền còn lại sau khi đã khấu trừ các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT).

Tài khoản 334 – Phải trả công nhân viên được dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của công ty về tiền lương, tiền công, các phụ cấp theo lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản phụ cấp khác thuộc về thu nhập của họ.

Tài khoản 334 có thể có số dư bên Có hoặc bên Nợ. Số dư bên Có của tài khoản 334 bao gồm các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả cho người lao động. Số dư bên Nợ của tài khoản 334 phản ánh số tiền đã trả qua số phải trả về tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động. Tài khoản 334 được mở chi tiết theo từng nội dung thanh toán (thanh toán lương và thanh toán khác).

Tài khoản 338 – Phải trả và phải nộp khác được dùng để hạch toán các khoản trích theo lương và phản ánh phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT, các khoản khấu trừ vào lương theo quy định chung.

Hạch toán kế toán còn có thể dựa trên một số tài khoản khác như TK 335, TK 622, TK627, TK 641, TK 642….

1.4. Trình tự hạch toán tiền lương và tài khoản sử dụng

Trong lĩnh vực kế toán, phương pháp hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một công việc rất quan trọng và đòi hỏi sự chính xác cao. Tuy nhiên, sự khác biệt trong việc lập dự toán chi phí có thể dẫn đến việc các khoản trích theo lương như trích KPCĐ, BHXH, BHYT của công nhân trực tiếp xây lắp không được bao gồm trong chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công của hoạt động xây lắp.

Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, cần tính toán hàng tháng các khoản phụ cấp mang tính chất lương và tổng số tiền lương phải trả cho CBCNV, bao gồm tiền lương, tiền công, tiền phụ cấp và phân bổ cho các đối tượng sử dụng kế toán.

Cụ thể:

• Nợ TK 622( chi tiết đối tượng) được sử dụng để ghi phải trả công nhân trực tiếp sản xuất, chế tạo sản phẩm
• Nợ TK 623(6231) được sử dụng để ghi tiền lương chính, lương phụ, phụ cấp lương trả cho công nhân trực tiếp điều khiển máy thi công
• Nợ TK 627( 6271- Chi tiết phân xưởng) được sử dụng để ghi phải trả nhân viên quản lý phân xưởng.
• Nợ TK 641( 6411) được sử dụng để ghi phải trả nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm
• Nợ TK 642( 6421) được sử dụng để ghi phải trả bộ phận nhân viên quản lý doanh nghiệp. Ngoài ra, TK 334 được sử dụng để ghi tổng số thù lao lao động phải trả.
• …

1.5. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo hình thức sổ

• Hình thức sổ nhật ký chung
• Hình thức nhật ký sổ cái

• Hình thức chứng từ ghi sổ

Hy vọng bài viết đã đem đến cho bạn những thông tin hữu ích về kế toán tiền lương tại doanh nghiệp. Nếu vẫn còn bất cứ thắc mắc nào về vấn đề kế toán hoặc khó khăn trong việc tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ tài chính chuyên nghiệp thì hãy nhanh tay liên hệ qua hotline 0901 22 73 88 hoặc website VinaAccounting để được tư vấn và hỗ trợ nhé.