Không chỉ kế toán tổng hợp, kế toán công nợ,.. mà cả kế toán kho cũng góp phần quan trọng trong một doanh nghiệp. Vậy công việc của kế toán kho là gì? Cùng theo dõi bài viết dưới đây của Vina Accounting để hiểu rõ hơn.
I. Thế nào là kế toán kho? Vai trò của một kế toán kho trong doanh nghiệp
Kế toán kho (Warehouse Accountant) là người làm việc trong kho hàng, phụ trách việc theo dõi, kiểm tra quá trình xuất nhập hàng hóa cũng như hàng tồn tại kho. Ngoài ra, một kế toán kho còn phải chịu trách nhiệm trong việc xuất giấy tờ và chứng từ cho hàng hóa, đảm bảo kỹ càng về số lượng và chất lượng để hạn chế sự thiếu hụt hàng của doanh nghiệp.
II. Kế toán kho có nhiệm vụ gì?
Trong quá trình xuất nhập hàng từ kho, kế toán kho sẽ người trực tiếp quản lý các hoạt động và ghi chép cụ thể những số liệu, chứng từ hàng hóa sau đó giao nộp lại cho cấp trên. Sau đó, kế toán kho sẽ thống kê lại số lượng, phân loại rồi kiểm tra lại để đảm bảo về mặt chất lượng của hàng hóa tại kho.
Kế toán kho sẽ ghi lại thời gian sử dụng của hàng hóa để nhanh chóng xử lý hàng tồn trước khi đến hạn, tránh việc gây tổn thất cho doanh nghiệp. Sau đó, kế toán kho sẽ chia sẻ dữ liệu cụ thể về hàng hóa cho cấp trên cũng như những phòng ban khác để tạo dựng được chiến lược kinh doanh phù hợp nhất.
III. Kế toán kho có công việc gì?
1. Những công việc chung
- Kiểm soát, kiểm kê lại hàng hóa: Công việc chính của một kế toán kho là phải thường xuyên cập nhật tình hình của hàng hóa. Để có được dữ liệu đưa vào thống kê, kế toán kho phải kiểm soát tốt số lượng xuất nhập kho. Đồng thời, kế toán kho cũng cần liên tục cập nhật hạn sử dụng của hàng hóa.
- Lập những chứng từ xuất – nhập kho: Trong quá trình nhập và xuất kho, việc lưu trữ hóa đơn là cần thiết cho việc đối chứng về sau. Vì thế mà kế toán kho cần ghi chép lại từng số liệu liên quan, kiểm tra và lưu lại các chứng từ của việc xuất – nhập hàng hóa,…
- Hạch toán kế toán và kê khai về thuế: Từng hoạt động liên quan đến hàng hóa, doanh thu, chi phí tại kho đều phải được ghi chép và hạch toán thật chi tiết và cẩn thận. Ngoài ra, kế toán kho cũng cần kê khai thuế đầu vào, thuế đầu ra cho doanh nghiệp để dóng thuế đúng quy định cho Nhà nước.
- Một vài công việc khác: Ngoài các công việc kể trên, kế toán kho sẽ lập báo cáo thống kê các hàng hóa còn tồn lại. Sau đó đặt ra hướng giải quyết cho các phòng ban để giảm thiểu tối đa hao hụt cho doanh nghiệp. Đồng thời, nhân viên kế toán kho phải đưa ra các kiến nghị nhằm nâng cấp kho hàng hóa, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc và đem lại lợi ích cho doanh nghiệp.
Xem thêm:
- Kế toán doanh thu: Công việc và một số điều cần lưu ý
- Kế toán hành chính sự nghiệp và những điều cần lưu ý
2. Những công việc chi tiết cần làm
– Công việc hàng ngày
- Với hàng hóa: Kế toán kho cần theo dõi cũng như thực hiện xuất nhập hàng hóa ngay tại kho để nắm số lượng, tiện phân loại. Từ đó thống kê và đề xuất những phương án trữ hàng hóa để tránh việc thiếu hụt hàng. Các loại sổ sách, hóa đơn của hàng hóa phải được kiểm kê rồi nộp lại cho phòng kế toán.
- Với chứng từ: Kế toán kho có trách nhiệm trong việc kiểm tra sự hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi hàng hóa được cho phép xuất hay nhập. Đồng thời kế toán kho phải nhập thông tin cụ thể, số liệu hóa đơn, chứng từ vào hệ thống công ty theo ngày để phòng khi thất lạc giấy tờ. Khi có công nợ, kế toán kho cần lưu ý để nhanh chóng lập biên bản xác minh.
- Quản lý kho: Kế toán kho phải tự thiết lập và sắp xếp công việc, hàng hóa theo cách hợp lý nhất. Sau đó đưa ra đề xuất cho kho hàng nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Kế toán kho cũng chịu trách nhiệm toàn bộ cho những sự chênh lệch trong sổ sách với thực tế.
– Công việc hàng tháng
- Theo dõi sát sao việc xuất và nhập hàng, cập nhật hàng hóa theo ngày và thống kê, lập báo cáo vào mỗi cuối tháng. Điều này sẽ giúp kế toán kho cũng như cấp trên nắm bắt được tình hình và đúng lượng hàng hóa.
- Hạch toán và đối chiếu lại các loại hóa đơn, chứng từ đã thực hiện trong tháng. Các loại số liệu, chi phí phải được tính toán kỹ lưỡng để doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt thu chi.
- Hoàn thành các loại chứng từ ghi chép, sổ sách, làm chứng nhận giấy tờ để báo cáo lên cấp trên theo quy định. Đồng thời đối chiếu hàng hóa giữa sổ ghi chép và thực tế cho việc báo cáo vào cuối tháng.
IV. Những kinh nghiệm để làm kế toán kho được tốt hơn
Kế toán kho là người đảm nhiệm nhiều loại công việc tại kho hàng, vì thế cần có những biện pháp hợp lý để hoàn thành công việc hiệu quả.
- Xuất nhập hàng: Kiểm tra kỹ lại các chứng từ, hóa đơn vào mỗi lần xuất hay nhập hàng để đảm bảo về độ chính xác. Phải nhận các chứng từ, các yêu cầu xuất nhập hàng đầy đủ. Lưu ý phải chuyển giấy tờ cho những bộ phận liên quan như bộ phận mua hàng hoặc bộ phận kế toán.
- Theo dõi hàng xuất nhập tồn kho: Kế toán kho cần thường xuyên theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập và còn tồn lại kho để nắm rõ số lượng nhằm tránh hao hụt. Để tăng độ chính xác thì việc này cần được nhập lên phần mềm kế toán. Ở nơi chứa hàng, cần phải có giấy ghi chú về ngày tháng xuất nhập hàng cho từng loại hàng.
- Theo dõi sát sao hàng tồn kho tối thiểu: Thường xuyên theo dõi số liệu để nắm bắt và cập nhật được tình hình hàng hóa tồn ở kho, từ đó đề ra những đề xuất để thay đổi mức tồn kho tối thiểu với ban lãnh đạo công ty khi cần.
- Làm thủ tục mua và đặt hàng: Kế toán kho phải trực tiếp theo dõi quá trình nhập hàng hóa vào kho và làm đầy đủ thủ tục. Trước khi xác nhận cho người bán, nhân viên kế toán kho cần đảm bảo được độ chính xác của thông tin trên chứng từ để tránh bất cập về sau.
- Sắp xếp lại hàng hóa ở kho: Kế toán kho là người quản lý tại kho hàng, vì thế phải biết sắp xếp và bảo quản hàng hóa hợp lý; đảm bảo được nơi để hàng hóa và dự trù không gian cho các loại hàng hóa phát sinh.
- Đảm bảo tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho: Kế toán kho sẽ sắp xếp hàng hóa theo hướng dẫn của nhà sản xuất để đảm bảo sự an toàn cho hàng hóa, ngoài ra cần phải nắm rõ được tình hình và hạn sử dụng hàng hóa để dễ áp dụng chiến lược FIFO.
- Tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy: Cần kiểm tra cơ sở vật chất theo định kỳ để không xảy ra tổn thất hàng hóa. Đồng thời, kho hàng hóa là một tài sản lớn của doanh nghiệp nên cần phải tuân thủ được quy định về PCCC.
V. Những sai lầm hay gặp của kế toán kho
1. Không xác định được định mức tồn kho theo định kỳ
Mức tồn kho là số lượng hàng hóa được dự trữ tối thiểu trong kho để kịp thời cung cấp nếu gặp trường hợp thiếu nguồn cung. Nếu kế toán kho không xác định được định mức tồn kho thì sẽ không kịp thời bổ sung hàng hóa, gây trì hoãn quá trình kinh doanh của công ty. Ngược lại nếu tích trữ quá nhiều hàng hóa thì dễ gây dư thừa và quá hạn sử dụng.
2. Không sắp xếp hàng hóa vật tư một cách khoa học
Sắp xếp hàng hóa gọn gàng giúp việc tìm kiếm, kiểm tra diễn ra nhanh chóng hơn. Ngoài ra, sắp xếp hàng hóa khoa học giúp tiết kiệm thời gian, diện tích và nhân lực cho kho bãi. Nếu nhân viên kế toán không biết sắp xếp hàng hóa thì sẽ gây ra nhiều hệ lụy khó tránh khỏi.
3. Không kiểm tra hàng hóa vật tư thường xuyên
Việc kiểm tra hàng hóa định kỳ là việc cần thiết để cập nhật được số lượng hàng trữ ở kho, phát hiện hàng hỏng,… Ngoài ra, kiểm tra hàng hóa giúp kế toán kho dễ đối chiếu lượng hàng thực tế với giấy tờ.
4. Không đề cao việc nâng cao trình độ nghiệp vụ
Nếu nhân viên trong doanh nghiệp không có trình độ nghiệp vụ cao thì sẽ gây ra rất nhiều rắc rối. Doanh nghiệp nên chú trọng vào việc đầu tư trình độ nghiệp vụ cho kế toán kho nói riêng và nhân viên của mình nói chung để giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển.
5. Những sai lầm khác
Một số sai lầm khác mà kế toán kho thường gặp đó là mua hàng nhầm giá, mắc lỗi trong quá trình làm giấy tờ, chứng từ,…
Vina Accounting đã chia sẻ cho bạn một số điều cần biết về nhân viên kế toán kho. Hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp những thắc mắc qua số hotline: 0901 22 73 88 hoặc truy cập vào website: vinaaccounting.vn.
