Trong những cơ quan hành chính sự nghiệp thì kế toán cũng mang một vai trò vô cùng quan trọng. Vậy công việc cụ thể của kế toán hành chính sự nghiệp là như thế nào? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Vina Accounting để hiểu rõ hơn.

Nội dung bài viết

I. Thế nào gọi là kế toán hành chính sự nghiệp?

Kế toán hành chính sự nghiệp chỉ những người có trách nhiệm chấp hành, quản lý ngân sách, điều hành những hoạt động về kinh tế, tài chính cho các đơn vị hành chính sự nghiệp (ví dụ như ủy ban, bệnh viện, trường học…). Các đơn vị hành chính sự nghiệp cần thành lập dự toán để quản lý hiệu quả và chủ động hơn trong những khoản chi tiêu. Dựa vào báo cáo dự toán, Nhà nước sẽ cấp kinh phí cho từng đơn vị.

II. Công việc cụ thể của kế toán hành chính sự nghiệp là gì?

Ngoài công việc là quản lý, kiểm soát tình hình tiêu chi, sử dụng kinh phí, vật tư, tài sản công cũng như chấp hành dự toán thu, chi dựa trên định mức của Nhà nước, kế toán hành chính sự nghiệp còn phải thoog tin toàn bộ hoạt động kinh tế nảy sinh trong quá trình đó, góp phần lớn vào việc tiết kiệm nguồn vốn một cách hiệu quả.

Để kế toán hành chính sự nghiệp được hiệu quả hơn thì cần tuân theo những nhiệm vụ như sau:

Ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác và đầy đủ về tình hình luân chuyển cũng như sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hình thành kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị.
Kiểm soát, theo dõi tình hình chấp hành dự toán thu chi, tình hình triển khai những chỉ tiêu kinh tế tài chính theo những tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, đồng thời kiểm tra theo dõi tình hình quản lý, sử dụng vật tư tài sản tại đơn vị, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật trong việc thanh toán và chế độ chính sách của Nhà nước.
Kiểm soát và theo dõi tình hình phân phối kinh phí cho những đơn vị cấp dưới cần dự toán và tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của những đơn vị trên.
Lập và nộp các báo cáo tài chính định kỳ cho cơ quan quản lý và cơ quan tài chính đúng hạn.
Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết để phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch dự toán, xây dựng mức chi tiêu, phân tích và đánh giá hiệu quả việc dùng các nguồn kinh phí ở đơn vị.

Xem thêm:

III. Những nội dung căn bản của kế toán hành chính sự nghiệp

Kế toán hành chính sự nghiệp bao gồm các nội dung cơ bản sau đây:

Kế toán cho tiền và vật tư: Phản ánh tình hình giao nhận dự toán, tình hình thu, chi của Ngân sách Nhà nước; phản ánh tình hình tăng, giảm vật tư và những cách xử lý số kinh phí đã nhận trong kỳ.
Kế toán cho tài sản cố định: Hạch toán những nghiệp vụ liên quan đến tài sản cố định: mua sắm, xin cấp, sự hao mòn tài sản cố định, thanh lý tài sản cố định,… Đặc biệt, cần nhìn thấy rõ sự khác nhau giữa sự hao mòn tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp và sự khấu hao tài sản cố định trong doanh nghiệp, bao gồm: khấu hao tài sản cố định trong doanh nghiệp tính theo tháng (1 lần/tháng vào cuối tháng), hao mòn tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp theo năm (1 lần/năm vào cuối năm).
Kế toán những khoản thu: Gồm những nghiệp vụ thể hiện được sự khác nhau trong cách hạch toán khoản thu giữa đơn vị hành chính sự nghiệp có thu (những khoản thu sử dụng tài khoản 511) và đơn vị hành chính sản xuất kinh doanh (những khoản phải thu sử dụng tài khoản 311) còn trong các doanh nghiệp các khoản phải thu sử dụng tài khoản 131.
Kế toán tiền lương và bảo hiểm: Hạch toán những nghiệp vụ tính, chi lương và những khoản trích theo lương như Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn, Bảo hiểm tư nhân trong những đơn vị hành chính sự nghiệp.

Kế toán những khoản phải trả: Gồm những khoản phải trả cho những đối tượng trong đơn vị hành chính sự nghiệp: nhà cung cấp, học sinh, sinh viên cùng một số các đối tượng khác.
Kế toán những nguồn kinh phí: Làm các bút toán kế toán về việc nhận dự toán từ Ngân sách Nhà nước là việc tăng các nguồn kinh phí như: kinh phí hoạt động, kinh phí dự án,…
Kế toán cho nguồn kinh phí kinh doanh: Nhằm xác định nguồn kinh phí sản xuất kinh doanh đến từ đâu, sử dụng nguồn đó như thế nào, so sánh việc hạch toán nguồn kinh phí trong đơn vị hành chính sự nghiệp với hạch toán nguồn vốn trong những doanh nghiệp.
Kế toán những khoản chi: Để phân biệt được việc chi cho những hoạt động thường xuyên, không thường xuyên, chi dự án hay chi theo đơn đặt hàng từ Nhà nước. Đồng thờ lên kế hoạch sử dụng các nguồn kinh phí một cách hợp lý.
Kế toán những khoản doanh thu: Nhằm phản ánh những khoản doanh thu tại các đơn vị hành chính sự nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kế toán những khoản phí: Gồm kế toán những khoản chi phí cho việc sản xuất kinh doanh ở đơn vị hành chính sự nghiệp như: lương, tiền công, phụ cấp, nhập nguyên vật liệu, phân bổ dụng cụ sản xuất, tính hao mòn tài sản cố định,…
Kế toán những bút toán kết chuyển cuối kỳ: Gồm nhưn trường hợp xử lý các loại dự toán, nguồn kinh phí cũng như các khoản chi vào cuối kỳ kế toán hàng năm.
Kế toán sổ sách và báo cáo tài chính: Liệt kê những loại sổ sách cần in ra vào cuối kỳ theo năm và mục đích in từng loại sổ; lập báo cáo tài chính cần thiết nhằm cung cấp thông tin cho những đối tượng bên trong và ngoài đơn vị.

IV. Những định khoản về kế toán hành chính sự nghiệp theo thông tư 107

1. Định khoản rút tiền gửi cho ngân hàng, kho bạc về quỹ tiền

Nợ TK 111: Tiền mặt
Có TK 112: Tổng số tiền gửi ngân hàng và kho bạc

2. Định khoản rút tạm ứng để dự toán cho những hoạt động chi tiêu đơn vị

Nợ TK 111: Tiền mặt
Có TK 337: Tạm thu (3371)
Có TK 008: Dự toán cho những hoạt động chi (008211, 008221).

3. Định khoản cho những khoản tiền mặt mà đơn vị đã tạm ứng trước đó thuộc Ngân sách Nhà nước

Nợ TK 611: Chi phí hoạt động
Có TK 111: Tiền mặt
Nợ TK 337: Tạm thu (3371)
Có TK 511: Thu cho những khoản hoạt động được Nhà nước cung cấp

4. Định khoản cho những khoản tiền mặt tạm ứng cho lao động tại đơn vị

Nợ TK 141: Số tiền tạm ứng
Có TK 111: Tiền mặt

5. Trường hợp lao động đã thanh toán những khoản tạm ứng

Nợ TK 611: Chi phí hoạt động
Có TK 141: Khoản tạm ứng
Nợ TK 337: Các khoản tạm thu (3371)
Có TK 511: Những hoạt động thu được Nhà nước cung cấp

6. Định khoản cho những khoản cần phải trả và thanh toán bằng tiền mặt

Nợ TK 331, 332, 334
Có TK 111: Tiền mặt
Nợ TK 337: Các khoản tạm thu (3371)
Có TK 511: Những hoạt động thu được Nhà nước cung cấp

7. Định khoản những khoản ứng trước cho nhà cung cấp

Nợ TK 331: Tổng những khoản bắt buộc phải trả người bán
Có TK 111: Tiền mặt

8. Trường hợp đã thanh lý đầy đủ hợp đồng cho nhà cung cấp

Nợ 611: Chi phí hoạt động
Có TK 331: Tổng những khoản bắt buộc trả người bán
Nợ TK 337: Tạm thu (3371)
Có TK 511: Những hoạt động thu được Nhà nước cung cấp

9. Định khoản những thủ tục thanh toán tạm ứng của Ngân sách nhà nước

Có TK 008: Ghi âm những khoản dự toán cho chi phí hoạt động (008211, 008221)
Cơ TK 008: Ghi dương những khoản dự toán cho chi phí hoạt động (008212, 008222)

10. Định khoản cho những khoản thu phí, lệ phí

Nợ TK 111: Tiền mặt
Nợ TK 112: Tổng tiền đã gửi vào ngân hàng
Có TK 337: Các khoản tạm thu (3373)
Hoặc có TK 138: Tổng khoản tiền phải thu khác (1383)

11. Định khoản cho những khoản phải thu khách hàng

Nợ TK 111: Tiền mặt
Nợ TK 112: Toàn bộ số tiền đã gửi ngân hàng
Có TK 131: Tổng tiền phải thu của khách hàng

12. Định khoản những khoản thu hồi đã từng cho lao động trong đơn vị ứng

Nợ TK 111: Tiền mặt
Nợ TK 112: Tổng khoản tiền đã gửi ngân hàng
Có TK 141: Các khoản tạm ứng

13. Định khoản cho những khoản nợ nội bộ cần thu hồi

Nợ TK 111: Tiền mặt
Nợ TK 112: Tổng tiền đã gửi ngân hàng
Có TK 136: Tổng các khoản cần thu trong nội bộ

14. Định khoản những quỹ thừa chưa xác định được nguyên nhân

Nợ TK 111: Tiền mặt
Có TK 338: Tổng những khoản khác phải trả (3388).

15. Định khoản những khoản từ lãi đầu tư

Nợ TK 111: Tiền mặt
Nợ TK 112: Tổng tiền đã gửi ngân hàng
Có TK 138: Những khoản phải thu khác (1381, 1382)
Hoặc có TK 515: Tổng doanh thu về tài chính thu được

16. Định khoản cho những dịch vụ, hàng hóa thuộc nhữn đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng, thuế xuất khẩu, gián thu,… kế toán tiến hành phản ánh doanh thu bán hàng theo giá tại thời điểm chưa thuế

Nợ TK 111: Tổng số tiền mặt cần thanh toán
Nợ TK 112: Tổng khoản tiền đã gửi ngân hàng
Có TK 531: Gồm tổng doanh thu từ những hoạt động kinh doanh, sản xuất được tính với giá chưa có thuế giá trị gia tăng.
Có TK 333: Những khoản bắt buộc nộp cho nhà nước

17. Định khoản cho trường hợp các khoản thuế không thể tách ngay

Nợ TK 531: Gồm tổng doanh thu từ các hoạt động kinh doanh, sản xuất
Có TK 333: Các khoản bắt buộc nộp cho nhà nước

18. Định khoản khi đơn vị vay mượn tiền

Nợ TK 111: Tổng tiền mặt
Nợ TK 112: Tổng khoản tiền đã gửi ngân hàng
Có TK 338: Tổng những khoản khác phải trả (3382).

19. Định khoản những khoản nhận vốn từ cá nhân, tổ chức và ngoài đơn vị

Nợ TK 111: Tổng tiền mặt
Nợ TK 112: Tổng khoản tiền gửi ngân hàng
Có TK 411: Tổng nguồn vốn cho kinh doanh

20. Định khoản những khoản tiền trước khi khám tại bệnh viện hoặc những khoản tiền khách đặt trước khi tiến hành mua hàng hóa,…

Nợ TK 111: Tổng tiền mặt
Nợ TK 112: Tổng khoản tiền gửi ở ngân hàng
Có TK 131: Tổng tiền phải thu từ khách hàng

21. Định khoản những khoản đặt cọc, ký cược, ký quỹ

Nợ TK 111: Tổng tiền mặt
Nợ TK 112: Tổng khoản tiền gửi ngân hàng
Có TK 348: Tổng những khoản đặt cọc, ký cược, ký quỹ

22. Định khoản cho những khoản tiền đơn vị đã đặt cọc, ký quỹ, ký cược được nhận lại

Nợ TK 111: Tổng tiền mặt
Nợ TK 112: Tổng khoản tiền gửi ngân hàng
Có TK 248: Tổng những khoản đặt cọc, ký cược, ký quỹ

23. Định khoản những khoản phát sinh thu hộ

Nợ TK 111: Tổng tiền mặt
Nợ TK 112: Tổng khoản tiền gửi ngân hàng
Có TK 338: Tổng những khoản khác phải trả (3381)

24. Định khoản cho những trường hợp nhượng bán tài sản cố định để lại đơn vị

Nợ TK 111: Tổng tiền mặt thanh toán
Nợ TK 112: Tổng tiền mặt đã gửi ngân hàng
Có TK 711: Tổng các thu nhập khác (7111) (không có thuế giá trị gia tăng)
Có TK 333: Tổng khoản tiền cần nộp cho Nhà nước (3331) (nếu có).

25. Định khoản cho những trường hợp nhượng bán, thanh lý tài sản cố định nộp lại cho Nhà nước

– Phản ánh những khoản số thu nhượng bán, những khoản thanh lý tài sản cố định:

Nợ TK 111: Tổng tiền mặt
Nợ TK 112: Tổng khoản tiền gửi ngân hàng
Có TK 337: Tổng khoản tiền tạm thu (3378).

– Phản ánh những khoản số chi nhượng bán, thanh lý tài sản cố định:

Nợ TK 337: Tổng khoản tiền tạm thu (3378)
Có TK 111: Tổng tiền mặt

– Phản ánh được sự chênh lệch chi nhỏ hơn thu khi nộp vào Ngân sách Nhà nước

Nợ TK 337: Khoản được tạm thu (3378)
Có TK 333: Khoản phải nộp cho nhà nước
Nợ TK 333: Khoản phải nộp cho nhà nước
Có TK 111: Tổng tiền mặt
Có TK 112: Tổng khoản tiền gửi ngân hàng

26. Định khoản những số tiền thu bán hồ sơ mời thầu

Nợ TK 111: Tổng tiền mặt
Nợ TK 112: Tổng khoản tiền gửi ngân hàng
Có TK 337: Tổng khoản tiền tạm thu (3378)

27. Định khoản cho số tiền chi lễ mở thầu

Nợ TK 337: Tổng khoản tiền tạm thu (3378)
Có TK 111: Tổng tiền mặt
Có TK 112: Tổng số tiền gửi vào ngân hàng

28. Định khoản cho sự chênh lệch chi nhỏ hơn thu khi nộp vào Ngân sách Nhà nước

Nợ TK 337: Tổng khoản tiền tạm thu (3378).
Có TK 333: Khoản phải nộp vào Nhà nước

– Khi nộp:

Nợ TK 333: Khoản phải nộp cho Nhà nước
Có TK 111: Tổng tiền mặt
Có TK 112: Tổng số tiền gửi vào ngân hàng

29. Định khoản những khoản phát sinh khoản thu từ đấu thầu nhằm duy trì cho hoạt động đơn vị

Nợ TK 111: Tổng tiền mặt
Nợ TK 112: Tổng khoản tiền gửi ngân hàng
Có TK 337: Tổng khoản tiền tạm thu (3378).

30. Định khoản cho những khoản chi phí phát sinh trong quá trình đấu thầu

Nợ TK 337: Tổng khoản tiền tạm thu (3378)
Có TK 111: Tổng tiền mặt
Có TK 112: Tổng khoản tiền gửi ngân hàng

31. Định khoản các khoản chênh lệch giữa thu và chi

– Nếu chi nhỏ hơn thu:

Nợ TK 337: Tổng khoản tiền tạm thu (3378).
Có TK 511: Khoản thu được Ngân sách Nhà nước cấp (5118)

– Nếu thu nhỏ hơn chi:

Nợ TK 611: Tổng các chi phí hoạt động
Có TK 111: Tổng tiền mặt

32. Định khoản cho trường hợp bên thứ 3 bồi thường; không xác định được chủ của những khoản nợ phải trả; tiền phạt vì khách hàng vi phạm hợp đồng, thu nợ từ hoạt động kinh doanh sản xuất khó đòi; giản hoàn thuế

Nợ TK 111: Tổng tiền mặt
Nợ TK 112: Tổng khoản tiền đã gửi ngân hàng
Có TK 711: Tổng các khoản từ thu nhập khác (7118).

33. Định khoản cho những khoản mua vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ hoặc công cụ nhập kho

Nợ TK 152, 153
Có TK 111: Tổng tiền mặt
Có TK 112: Tổng khoản tiền gửi ngân hàng

– Trong trường hợp sử dụng Ngân sách Nhà nước cho vay nợ nước ngoài hoặc nguồn viện trợ

Nợ TK 337: Tổng khoản tiền tạm thu (3371, 3372, 3373)
Có TK 366: Tổng những khoản được nhận trước nhưng chưa ghi thu (36612, 36622, 36632).
Có TK 014: Các nguồn phí khấu trừ và để lại

34. Định khoản ngay khi mua tài sản cố định và sử dụng ngay

Nợ các TK 211, 213
Có TK 111: Tổng tiền mặt
Có TK 112: Tổng khoản tiền gửi ở ngân hàng

– Trường hợp mua bằng Ngân sách Nhà nước, những nguồn phí khấu trừ để lại, việc trợ hoặc vay nợ từ nước ngoài:

Nợ TK 337: Tổng khoản tiền tạm thu (3371, 3372, 3373)
Có TK 366: Tổng những khoản được nhận trước nhưng chưa ghi thu (36611, 36621, 36631)
Có TK 014: Các nguồn phí để lại và khấu trừ

35. Định khoản cho những dịch vụ, hàng hóa thuộc những đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng, thuế xuất khẩu, gián thu,… kế toán tiến hành phản ánh doanh thu bán hàng theo giá ở thời điểm chưa thuế

Nợ các TK 152, 153, 156 (không thuế)
Nợ TK 154: Tổng chi phí dở, sang, sản xuất kinh doanh
Nợ các TK 211, 213: Trường hợp mua tài sản cố định chưa sử dụng lập tức và không chứa thuế
Nợ TK 133: Thuế GTGT đã khấu trừ
Có TK 111: Tổng tiền mặt
Có TK 112: Tổng khoản tiền để ngân hàng

Trên đây là những gì mà Vina Accounting có thể chia sẻ cho bạn về kế toán hành chính sự nghiệp. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì khác thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline: 0901 22 73 88 hoặc truy cập vào website vinaaccounting.vn để nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình nhất từ chúng tôi.