Kế toán bán hàng là một trong những vị trí quan trọng của doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Vậy kế toán bán hàng là gì? Hằng ngày họ đảm nhận những công việc như thế nào? Mời bạn đọc cùng Vina Accounting tìm hiểu chi tiết trong bài viết ngay sau đây.

Kế toán bán hàng là gì?

Nội dung bài viết

I. Kế toán bán hàng là gì?

Kế toán bán hàng (trong tiếng anh là Sales Accountant) là vị trí công việc có nhiệm vụ quản lý, thực hiện ghi chép các công việc có liên quan tới nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp. Cụ thể bao gồm các hoạt động như: ghi hóa đơn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng, lập báo cáo, thuế,…

Một số loại chứng từ mà kế toán bán hàng cần quan tâm đó là:

Hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn bán hàng
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho gửi bán đại lý
Báo cáo bán hàng hóa, bảng kê bán lẻ, dịch vụ
Giấy nộp tiền, bảng kê nhận hàng và thanh toán, thẻ quầy hàng
Biên bản thừa, thiếu hàng, giảm giá hàng bán, bán hàng trả lại và các biên bản khác theo yêu cầu của từng đơn vị
Các phiếu thu và giấy báo Có
Chứng từ liên quan khác tùy theo lĩnh vực kinh doanh của công ty..

II. Công việc của kế toán bán hàng

1. Cập nhật mức giá bán và số lượng hàng hóa

Thường xuyên cập nhật giá bán, số lượng hàng hóa, sản phẩm mới trên phần mềm kế toán.
Thông báo đến bộ phận liên quan khi có sự điều chỉnh về giá.

2. Quản lý chứng từ, hóa đơn có liên quan tới nghiệp vụ bán hàng

Quản lý, kiểm tra hóa đơn đầu vào và đầu ra của doanh nghiệp trong các kỳ bán hàng thông qua phần mềm điện tử, từ đó hỗ trợ cho quá trình hạch toán.
Xuất hóa đơn bán hàng kèm theo bảng kê khai chi tiết hàng hóa, cập nhật và theo dõi doanh số bán hàng hằng ngày.
Nhập các số liệu mua bán hàng hóa lên phần mềm kế toán, bao gồm bảng kê khai chi tiết hóa đơn bán hàng trong ngày, tổng giá trị hàng hóa đã bán cùng với VAT (nếu có).
Tính tỷ lệ chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán cho khách hàng (nếu có).

3. Kiểm kê, cập nhật số liệu hàng hóa trong kho

Phối hợp cùng thủ kho, kế toán kho để kiểm kê và đối chiếu số lượng hàng hóa tồn kho thực tế so với số lượng trên phần mềm để có sự điều chỉnh.
Lập báo cáo các số liệu bán và mua hàng trong ngày vào cuối ngày.

Xem thêm:

Kế toán bán hàng có nhiệm vụ kiểm kê và cập nhật số liệu hàng hóa trong kho

4. Theo dõi công nợ bán hàng

Phối hợp cùng kế toán công nợ phải thu và kế toán doanh thu để thống kê tình hình công nợ, thu hồi công nợ và quản lý tiền hàng.
Tham gia lên kế hoạch đôn đốc, thu hồi công nợ trong quá trình bán hàng.
Quản lý, theo dõi các thông tin về khách nợ như: lô hàng, số tiền nợ, thời hạn và tình hình trả nợ.

5. Lập báo cáo số liệu bán hàng hóa

Lập các báo cáo danh mục hàng bán ra, công nợ phải thu theo kỳ bán hàng và yêu cầu của cấp trên.
Lập báo cáo sử dụng hóa đơn tài chính của doanh nghiệp theo tháng, quý, năm.

III. Kế toán bán hàng cần nắm vững các kiến thức chuyên môn gì?

1. Quy tắc ghi nhận kết quả bán hàng hóa

Kết quả bán hàng thu được là phần thu lợi còn lại của việc bán hàng sau khi đã trừ đi các khoản phát sinh. Kế toán bán hàng cần ghi nhận kết quả này dựa trên sự chênh lệch giữa doanh thu thuần với các chi phí như giá vốn, phí quản lý. Công thức cụ thể như sau:

Kết quả bán hàng = Kết quả sản xuất, kinh doanh + Kết quả hoạt động tài chính + Kết quả hoạt động khác – Chi phí quản lý

Trong đó:

Kết quả sản xuất, kinh doanh = Doanh thu thuần về bán hàng hóa, dịch vụ – Giá vốn hàng bán – Chi phí hàng bán;
Kết quả hoạt động tài chính = Doanh thu hoạt động tài chính – Phí hoạt động tài chính
Kết quả hoạt động khác = Các khoản thu nhập khác – Các chi phí khác – Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp.

2. Quy tắc ghi nhận doanh thu bán hàng hóa

Doanh thu bán hàng sẽ được ghi nhận khi đáp ứng đủ các điều kiện cần thiết

Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp sẽ được ghi nhận khi đáp ứng đủ 5 điều kiện sau đây:

Đã chuyển giao rủi ro, lợi ích từ sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng
Đã thu về lợi ích kinh tế từ việc bán hàng
Đã tính được doanh thu chắc chắn
Đã không còn sở hữu của hàng hóa
Đã xác định được những khoản chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

3. Các chứng từ kế toán bán hàng thường sử dụng

Hóa đơn GTGT: Mẫu số 01 GTKT-3LL
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Mẫu số 03 – VT
Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Mẫu số 02 – VT
Phiếu thu: Mẫu số 01 – TT
Biên lai thu tiền: Mẫu số 06 – TT
Giấy báo có
Báo cáo bán hàng, bảng kê bán hàng hóa, dịch vụ
Giấy nộp tiền, bảng kê nhận hàng, thẻ quầy hàng và thanh toán hàng ngày
Chứng từ liên quan khác tùy theo lĩnh vực doanh nghiệp kinh doanh

4. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng khi phát sinh hóa đơn chứng từ

Khi có hóa đơn chứng từ phát sinh, kế toán bán hàng sẽ có trách nhiệm lập hóa đơn bán hàng. Hóa đơn này gồm có 3 liên đó là: liên 1 – lưu trên gốc quyển hóa đơn, liên 2 – giao cho khách hàng, liên 3 – doanh nghiệp giữ lại. Đồng thời sẽ có thể xảy ra 3 trường hợp như sau:

Trường hợp 1: Kế toán bán hàng lập biên bản giao nhận hàng và xác nhận nợ khi khách hàng nhận nợ. Chứng từ trong trường hợp này được lập thành 3 liên bao gồm: liên 1 – kiểm tra khi xuất hàng ra khỏi kho; liên 2 – giao cho khách hàng, liên 3 – lưu lại quyển.
Trường hợp 2: Kế toán bán hàng cần lập phiếu thu khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Phiếu thu sẽ được lập thành 3 liên: liên 1 – thủ quỹ giữ, liên 2 – nơi lập phiếu giữ, liên 3 – người nộp tiền giữ. Các liên phải có nội dung đầy đủ và chữ ký của giám đốc.
Trường hợp 3: Khi khách hàng thanh toán thông qua phương thức chuyển khoản, doanh nghiệp sẽ nhận giấy báo có để xác nhận cho khoản thanh toán đó.

IV. Kế toán bán hàng có vai trò và quyền hạn như thế nào trong doanh nghiệp?

Kế toán bán hàng là một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, có nhiệm vụ quản lý đầu ra thành phẩm của công ty thông qua việc thu thập, ghi chép các thông tin liên quan tới nghiệp vụ bán hàng. Thông qua các số liệu này, nhà quản lý doanh nghiệp có thể nắm được tình hình hoạt động, doanh thu, tài chính của doanh nghiệp, từ đó có các chiến lược phát triển phù hợp trong tương lai.

Kế toán bán hàng là một vị trí có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp

Bên cạnh đó, các thông tin này còn thể hiện được sự chênh lệch của khâu sản xuất và bán hàng một cách chính xác. Nhờ vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định được hiệu quả của quá trình kinh doanh.

V. Tìm hiểu một số nghiệp vụ kế toán bán hàng cơ bản

1. Hạch toán bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán

– Kế toán ghi nhận hoa hồng của môi giới căn cứ theo hoá đơn bán hàng:

Nợ TK 111, 112
Có TK 3331 (33311)
Có TK 511

– Các chi phí liên quan đến môi giới mua bán được hạch toán vào chi phí bán hàng:

Nợ TK 641
Có TK 111, 112, 334, 338,…

2. Hạch toán nghiệp vụ doanh nghiệp hàng hoá

– Căn cứ theo cơ sở bảng kê bán lẻ hàng hóa, kế toán phản ánh doanh thu và thuế GTGT cần nộp của hàng hóa bán lẻ:

Nợ TK 111, 112, 113
Có TK 511
Có TK 3331 (33311)

– Giá mua hàng hóa đã bán thực tế

Nợ TK 632
Có TK 156 (1561)

3. Hạch toán bán hàng trả góp

– Ghi nhận trị giá mua thực tế của hàng hóa bán

Nợ TK 632
Có TK 156 (1561)

– Ghi nhận doanh thu bán hàng

Nợ TK 111, 112, 131
Có TK 511
Có TK 3331 (33311)
Có TK 338 (3387)

4. Hạch toán bán buôn vận chuyển thẳng qua giao hàng trực tiếp

– Phản ánh tổng giá thanh toán

Nợ TK 157
Nợ TK 133(1331)
Có TK 331, 111, 112, 311…

– Phản ánh doanh thu bán hàng

Nợ TK 111, 112, 131…
Có TK 511 (5111)
Có TK 3331 (33311)

Trên đây là những thông tin chi tiết về vị trí kế toán bán hàng và vai trò của họ đối với doanh nghiệp. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích cho bạn khi cần tìm hiểu về công việc ngày. Ngoài ra, nếu bạn còn câu hỏi hoặc thắc mắc liên quan, vui lòng liên hệ với Vina Accounting theo số hotline 0901 22 73 88 để được tư vấn nhanh nhất.

Tư vấn

Kế toán bán hàng là gì? Tìm hiểu vai trò và công việc