Việc kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm được thực hiện trong các trường hợp có sự sai sót hoặc thay đổi trong hóa đơn so với thời điểm thỏa thuận ban đầu. Đây là một việc diễn ra phổ biến ở mọi doanh nghiệp. Vậy cách thực hiện việc này như thế nào? Bài viết dưới đây của VINA ACCOUNTING sẽ giới thiệu chi tiết về cách kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 78, cùng đón đọc ngay.
Hóa đơn điều chỉnh là gì?
Việc kê khai hóa đơn điều chỉnh được coi là một phần công việc quan trọng trong bộ phận kế toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu hóa đơn điều chỉnh là gì?
Trên thực tế đây là hình thức điều chỉnh hóa đơn sau khi bên mua hoặc bên bán tiến hành điều chỉnh tăng giảm số lượng sản phẩm, đơn giá, chiết khấu,… hoặc việc lập hóa đơn có sự sai sót, nhầm lẫn. Trong đó mọi sai sót như ngày tháng, số tiền, số lượng, thông tin cơ bản hay giảm giá đều cần phải thay đổi lại cho chính xác.
Những trường hợp sai sót khi lập hóa đơn mà nhiều doanh nghiệp thường mắc phải bao gồm:
- Viết sai hóa đơn: Đây là trường hợp hóa đơn có những sai sót liên quan đến thông tin cơ bản khiến cho giá trị của hóa đơn cao hơn so với thực tế. Chủ yếu là sai thành tiền, tiền thuế,… Trong trường hợp này, doanh nghiệp này cần phải điều chỉnh hóa đơn giảm để sửa chữa và giảm thiểu thiệt hại.
- Giảm giá sản phẩm, giá bán: Trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện các chương trình chiết khấu, giảm giá bán sản phẩm so với các khoản đã lập hóa đơn thì cần tiến hành lập lại hóa đơn điều chỉnh giảm. Hoặc trong trường hợp phát hiện hàng hóa lỗi, chất lượng thấp nên tiến hành giảm giá cho người mua, doanh nghiệp đều cần tiến hành làm hóa đơn điều chỉnh giảm.
Quy định về kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế
Theo quy định chung của Nhà nước về việc kê khai bổ sung hồ sơ thuế, căn cứ Điều 47 Luật Quản lý thuế của Quốc hội đã ban hành. Theo đó:
Thứ nhất, người nộp thuế phát hiện hồ sơ kê khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai sót cần khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ của ký tình thuế có sai sót nhưng trước khi cơ quan thuế và các cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.
Thứ hai, khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền đã công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế thì người nộp vẫn được khai bổ sung hồ sơ khai thuế, cơ quan thuế thực hiện xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế đối với hành vi theo quy định tại Điều 142, 143.
Thứ ba, Sau khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền ban hành kết luận, quyết định xử lý về thuế sau thanh tra, kiểm tra tại trụ sở của người nộp thì việc kê khai được quy định: Kê khai đối với trường hợp làm tăng hoặc giảm số tiền phải nộp, giảm số tiền thuế được khấu trừ hoặc được miễn/giảm/hoàn. Kê khai bổ sung khi phát hiện hồ sơ khai thuế sai sót nếu khai bổ sung làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được khấu trừ, tăng tiền thuế được miễn/giảm/hoàn.
Thứ tư, hồ sơ kê khai thuế cần có tờ khai bổ sung, bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu có liên quan khác.
- Trường hợp bổ sung nhưng không làm thay đổi nghĩa vụ thuế thì chỉ cần nộp bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu liên quan.
- Trường hợp chưa nộp hồ sơ khai quyết toán thuế năm thì phải bổ sung hồ sơ khai thuế của tháng, quý có sai sót.
- Trường hợp đã nộp hồ sơ khai quyết toán thuế năm thì chỉ khai bổ sung hồ sơ khai quyết toán thuế năm.
- Riêng với các trường hợp khai bổ sung tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thì đồng thời phải khai bổ sung tờ khai tháng, quý có sai sót tương ứng.
Hướng dẫn kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm
Cách kê khai điều chỉnh giảm được thực hiện tùy thuộc vào từng trường hợp khác nhau. Trong đó có một số trường hợp chính dưới đây, bạn có thể tham khảo hướng dẫn viết kê khai theo thông tin dưới đây:
Trường hợp 1: Khi hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn gốc phát sinh cùng 1 kỳ kê khai thì người thực hiện cần tiến hành kê khai cả hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn gốc vào kỳ phát sinh của cả hai hóa đơn này.
Trường hợp 2: Khai hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn gốc phát sinh khác kỳ kê khai, khi đó người thực hiện cần tiến hành điều chỉnh, bổ sung hóa đơn điều chỉnh vào ký tính thuế có sai sót.
Cách thực hiện đối với các trường hợp điều chỉnh giảm trong doanh nghiệp, người thực hiện tiến hành:
- Bước 1: Tiến hành lập biên bản hóa đơn điều chỉnh giảm.
- Bước 2: Sửa những sai sót theo quy định đồng thời kiểm tra mọi thông tin điều chỉnh giảm chính xác.
- Bước 3: Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.
Đối với bên bán hàng, hóa đơn điều chỉnh giảm khi kê khai cần thực hiện bằng Bảng kê mẫu 01-1/GTGT và ghi giá trị âm. Ngược lại đối với bên mua thì thực hiện kê khai mẫu 01-2/GTGT và ghi giá trị âm.
Một số lưu ý khi thực hiện kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm kế toán viên cần nắm rõ để quá trình làm việc nhanh chóng và hạn chế lặp lại lỗi sai, cụ thể bao gồm:
- Cần xác định rõ lý do điều chỉnh giảm: Với mỗi hóa đơn điều chỉnh giảm sẽ xuất phát từ những lý do khác nhau. Trước khi tiến hành kê khai, kế toán viên cần xác định rõ lý do để có căn cứ và giải trình đầy đủ trong các hồ sơ có liên quan.
- Sử dụng biểu mẫu điều chỉnh giảm đúng quy định: Khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm, người thực hiện cần sử dụng đúng biểu mẫu, tờ kê khai theo đúng quy định của Nhà nước và cơ quan thuế. Tránh thực hiện sai dẫn đến vi phạm quy định của Nhà nước và các cơ quan chức năng.
- Tuân thủ các quy định về thuế: Trong quá trình kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng các quy định thuế của Nhà nước. Trong đó có việc áp dụng thuế GTGT, quy định về giảm thuế, miễn thuế hoặc thay đổi thuế nếu có.
- Ghi rõ thông tin thay đổi: Trên hóa đơn điều chỉnh giảm, kế toán viên cần ghi rõ giá trị số tiền và các thông tin liên quan đến tiền sau khi đã điều chỉnh. Việc này giúp cho hóa đơn điều chỉnh rõ ràng, minh bạch đồng thời người kiểm tra cũng dễ dàng thấy được sự thay đổi trên hóa đơn của doanh nghiệp.
- Lưu trữ kê khai: Mọi thông tin và các tài liệu liên quan đến việc điều chỉnh hóa đơn giảm đều cần được lưu trữ cẩn thận. Việc này giúp phục vụ cho các quá trình kiểm tra, kiểm kê và kê khai thuế (nếu có) trong những giai đoạn sau.
Trên đây là những thông tin chung về về cách kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 78. Kế toán viên cần nắm rõ quy định của pháp luật về việc kê khai này để tránh thực hiện sai. Nếu có thêm bất cứ thắc mắc hoặc câu hỏi nào cần giải đáp, bạn đọc hãy truy cập ngay vào VINA ACCOUNTING để được cập nhật nhanh chóng, chi tiết và chính xác nhất nhé.
Xem thêm:
