Làm việc với giấy tờ, chứng từ, số liệu nhiều vốn là đặc điểm và tính chất của nghề kế toán, kiểm toán. Để thuận tiện và dễ dàng trong việc kiểm tra, thống kê hoặc tìm kiếm khi có nhu cầu, các chứng từ kế toán cần được đóng hợp lý. Tuy nhiên, không phải bạn nào cũng biết cách đóng chứng từ đúng cách, hãy để Vina Accounting hướng dẫn cách đóng chứng từ kế toán trong bài viết dưới đây nhé.
I. Sử dụng dụng cụ kẹp chứng từ
Các loại kẹp chứng từ có rất nhiều loại to nhỏ khác nhau. Thế nên tùy theo độ dày mỏng của chứng từ mà chúng ta có sự lựa chọn sử dụng từng loại kẹp cho phù hợp. Bạn không nên dùng kẹp to vào tập chứng từ nhỏ sẽ khiến chứng từ dễ bị tuột và xộc xệch. Ngược lại bạn cũng đừng dùng kẹp nhỏ vào tập chứng từ to sẽ dễ làm hỏng kẹp không sử dụng được lâu.
Chứng từ kế toán được dùng vào rất nhiều công tác, bạn không nên đóng, đục lỗ buộc dây. Điều này rất bất tiện mỗi khi chúng ta có nhu cầu lấy chứng từ ra để kiểm tra. Vì vậy bạn nên dùng nẹp lá lúa để kẹp và đóng chứng từ.
Nẹp lá lúa đóng chứng từ cũng có 2 loại là làm từ nhựa hoặc bằng inox. Nẹp lá lúa bằng inox có tác dụng giữ chặt tài liệu hơn nẹp nhựa nhưng rất dễ đứt tay nên chúng ta phải cẩn thận khi sử dụng.
II. Hướng dẫn cách ghép chứng từ kế toán
Bạn nên phân biệt các loại chứng từ kế toán để có cách ghép chứng từ hợp lý.
– Chứng từ ngân hàng: Bạn nên ghép riêng chứng từ theo từng ngân hàng và sắp xếp theo thứ tự thời gian, phiếu báo nợ – có, sổ phụ,…
– Chứng từ đầu ra: Bạn nên ghép ưu tiên theo thứ tự thời gian của hóa đơn, số thứ tự trên giấy tờ rồi ghép theo thứ tự lần lượt như sau: Phiếu thu, Hóa đơn liên xanh, Phiếu xuất kho có hóa đơn dịch vụ, Phiếu kế toán, Phiếu thu tiền, Phiếu xuất kho dùng cho sản xuất.
– Chứng từ đầu vào: Chúng ta cũng nên ghép ưu tiên theo thứ tự thời gian của hóa đơn, số thứ tự trên giấy tờ rồi ghép theo thứ tự lần lượt như sau: Phiếu chi, Hóa đơn đỏ, Phiếu nhập kho, Phiếu kế toán và cuối cùng là Bộ chứng từ đầy đủ liên quan khác.
III. Hướng dẫn cách đóng chứng từ
– Sắp xếp quyển chứng từ kế toán vuông thành, sắc cạnh, không bị lộn xộn, bung chứng từ ra khỏi quyển. Bạn nên ghép cẩn thận, tỉ mỉ, không được cẩu thả, qua loa.
– Đục lỗ chứng từ cần xác định đục lỗ to, nhỏ hay trung bình cho phù hợp. Khi đục lỗ bạn cần phải dứt khoát, sắc nét, tránh ngập ngừng, gáy giấy sẽ bị nham nhở.
– Đóng từng quyển chứng từ theo thời gian rõ ràng theo từng tháng hoặc theo từng quý.
– Không nên đóng chứng từ thành quyển quá mỏng, có thể đóng gộp. Nếu quyển quá dày có thể đóng thành nhiều quyển mỏng hơn và lưu ý đánh số thứ tự của quyển để dễ quản lý.
IV. Bìa chứng từ bao gồm những nội dung nào
Những nội dung đảm bảo có trên bìa chứng từ kế toán bao gồm:
– Tên đơn vị chủ quản.
– Tên Công ty
– Mã số thuế
– Tên quyển chứng từ
– Các loại chứng từ: Chứng từ kế toán đầu ra; Chứng từ kế toán đầu vào; Chứng từ ngân hàng và Chứng từ kế toán.
– Thời gian rõ ràng
– Tên địa danh
Trên đây là các thông tin hướng dẫn ngắn gọn và đầy đủ nhất về cách đóng chứng từ kế toán mà Vina Accounting muốn truyền tải đến bạn. Hy vọng bạn đã có cho mình những thông tin cần thiết để tự tin với nghiệp vụ kế toán của mình. Nếu cần thêm các thông tin bổ ích, bạn hãy ghé qua trang web vinaaccounting.vn để giải đáp các thắc mắc của bản thân nhé.
