Việc lập hóa đơn điều chỉnh là một trong số những hoạt động quan trọng của doanh nghiệp, giúp khắc phục khi gặp phải sai sót, tùy vào mỗi trường hợp khác nhau, việc lập hóa đơn cũng có sự thay đổi tương ứng. Bài viết dưới đây của Vina Accouting sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết nhất liên quan đến vấn đề này. Cùng theo dõi ngay nhé.
Hóa đơn điều chỉnh là gì?
Hóa đơn điều chỉnh là việc bên mua và bên bán thay đổi, điều chỉnh tăng giảm khi phát hiện ra hóa đơn đã lập/đã giao cho bên mua bán, cung ứng dịch vụ có sai sót. Bất cứ sai sót nào liên quan đến ngày, tháng, số tiền, số lượng hàng hóa hay thông tin của người mua hàng,…đều cần phải thay đổi.
Việc điều chỉnh hóa đơn có thể chỉ sửa chữa một vài thông tin cơ bản hoặc nhiều hơn. Đối với những trường hợp sai nhiều, có thể tiến hành lập lại hóa đơn mới theo các quy định chung của pháp luật. Hóa đơn điều chỉnh giúp cho người lập sửa chữa những sai sót của hóa đơn gốc, giúp hạn chế tối đa thiệt hại liên quan đến tài sản nói chung.
Trường hợp nào cần đến hóa đơn điều chỉnh?
Theo thông tư 39 Bộ Tài Chính, khi các doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị kinh doanh tiến hành lập hóa đơn, giao cho người mua, cung ứng dịch vụ,….và phát hiện ra sai sót thì bắt buộc phải làm hóa đơn điều chỉnh hoặc các biên bản điều chỉnh/thỏa thuận văn bản chỉ rõ sai sót.
Mỗi trường hợp khác nhau, việc lập hóa đơn điều chỉnh sẽ có sự thay đổi phù hợp với yêu cầu và quy định chung của pháp luật. Theo đó, những trường hợp dưới đây cần dùng đến hóa đơn điều chỉnh bao gồm:
Hóa đơn lập bị sai mã số thuế: Đối với hóa đơn đã lập bị sai mã số thuế và đã kê khai thuế, bạn cần thực hiện biên bản điều chỉnh hóa đơn và xuất hóa đơn điều chỉnh, kê khai hóa đơn trên bảng kê bán ra, để trống phần thuế.
Hóa đơn sai thông tin: Trong trường hợp hóa đơn xuất ra bị sai các thông tin liên quan như số lượng hàng hóa, giá bán, thành tiền, công ty, địa chỉ cũng như các nội dung khác,…người lập hóa đơn cũng cần thực hiện điều chỉnh sao cho chính xác nhất để tránh gây ra thiệt hại về tài sản.
Điều chỉnh hóa đơn khi giảm giá bán hàng: Đối với trường hợp bên bán giảm giá ngoài hóa đơn với nguyên nhân hàng kém chất lượng, hàng lỗi,…cần phải thực hiện điều chỉnh lại hóa đơn giảm giá sao cho chính xác. Các thông tin liên quan đến người mua, công ty, số lượng vẫn giữ nguyên.
Hóa đơn điều chỉnh khi thực hiện chiết khấu: Chiết khấu thương mại sẽ làm chênh lệch chi phí trong hóa đơn gốc so với giá thành tiền thực tế. Do đó trong trường hợp này vẫn phải thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh chiết khấu kèm theo bảng kê hóa đơn, số tiền và tiền thuế sau điều chỉnh.
Lưu ý, nếu chỉ có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế, các bên có thể tự thỏa thuận và không cần lập hóa đơn điều chỉnh. Ngoài ra chỉ chỉnh sửa những phần bị sai ở hóa đơn, chỉ ghi giá trị chênh lệch, không được ghi các số âm trong hóa đơn.
Hướng dẫn tạo hóa đơn điều chỉnh chi tiết
Tạo hóa đơn điều chỉnh rất đơn giản chỉ với vài bước nếu bạn nắm được quy định cơ bản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết hỗ trợ quá trình lập hóa đơn nhanh chóng hơn, bạn hãy tham khảo ngay:
Trường hợp hóa đơn viết sai nhưng không ảnh hưởng tới tiền thuế
Bước 1: Lập biên bản hóa đơn điều chỉnh ghi rõ những thông tin bị sai trong hóa đơn.
Bước 2: Trên hóa đến ghi rõ các thông tin bao gồm: Hóa đơn điều chỉnh, địa chỉ, mã số thuế, mẫu số, thời gian lập,…Không điền thông tin thành tiền và tiền thuế.
Bước 3: Hoàn thiện và xuất hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định.
Trường hợp hóa đơn viết sai tiền thuế
Đây là trường hợp, số tiền thuế trong hóa đơn lớn hơn/nhỏ hơn số thuế giá trị gia tăng cần nộp.
Bước 1: Tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ thông tin bị sai sót.
Bước 2: Ghi đầy đủ thông tin tiền hàng, tiền thuế, thành tiền, thuế suất của hàng hóa, hóa đơn ký hiệu, mẫu số và ngày lập hóa đơn,…
Bước 3: Thực hiện kê khai hóa đơn, đối với bên bán kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm vào bảng kê đầu ra, bên mua là đầu vào.
Các bước cơ bản viết hóa đơn điều chỉnh giảm
Bước 1: Hai bên mua và bán tiến hành lập biên bản ghi nhận sai sót/thỏa thuận văn bản có sự chấp thuận của hai bên về những lỗi sai.
Bước 2: Đối với bên bán, tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, nội dung ghi rõ tên hàng, số lượng sản phẩm, đơn giá, thành tiền và điều chỉnh giảm, thành tiền, tiền thuế suất.
Bước 3: Bên mua tiền hành kê khai vào mẫu hóa đơn điều chỉnh đồng thời bên bán sẽ tiến hành xuất hóa đơn và gửi lại cho bên mua.
Thông thường, các biên bản hóa đơn điều chỉnh cần phải có chữ ký của người đại diện hai bên, ghi rõ ngày tháng, thời điểm lập hóa đơn. Vậy này đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp cho cả bên mua và bên bán, đồng thời cũng là căn cứ chứng minh hai bên thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Đặc biệt là những hóa đơn điều chỉnh liên quan đến tiền thuế.
Như vậy, bài viết của VINA ACCOUNTING đã cung cấp đến bạn đọc những thông tin tổng hợp về hóa đơn điều chỉnh. Mong rằng qua bài viết bạn đã có thêm các kiến thức liên quan hỗ trợ hoàn thành công việc tốt hơn. Nếu có thêm bất cứ thắc mắc nào, hãy để lại bình luận dưới bài viết hoặc tham khảo những bài viết khác của chúng tôi để được cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và chính xác nhất nhé.
Xem thêm:
