Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Việc quản lý thông tin một cách hiệu quả sẽ góp phần lớn vào sự phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt là việc chú trọng sử dụng hệ thống thông tin kế toán. Hệ thống thông tin kế toán phải được giám sát chặt chẽ, cung cấp thông tin trung thực, kịp thời với kỹ thuật công nghệ tiên tiến nhất. Để hiểu rõ hơn về khái niệm, thành phần, chức năng và vai trò của hệ thống này trong  phương án phát triển doanh nghiệp, hãy cùng Vina Accounting tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

I. Hệ thống thông tin kế toán được định nghĩa như thế nào?

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một hệ thống được chuyên môn hóa với mục đích thu thập, lưu trữ, tổng hợp, xử lý, phân phối các hoạt động kinh doanh để báo cáo tình hình tài chính – kinh tế của doanh nghiệp cho những người liên quan đến. 

Để đảm bảo tính chính xác cao nhất trong giao dịch tài chính, hoạt động lưu trữ, đảm bảo dữ liệu tài chính luôn sẵn sàng phục vụ cho nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, một số nhân viên kế toán đã được đào tạo để làm việc với AIS chuyên sâu.

Hệ thống thông tin này được cập nhật thường xuyên theo đúng định kỳ nhằm đảm bảo truyền đạt đầy đủ các thông tin quan trọng cho doanh nghiệp. Nhân viên kế toán, kiểm toán viên, chuyên gia tư vấn, chuyên gia phân tích kinh doanh, các nhà quản lý, ban lãnh đạo, giám đốc tài chính và cơ quan thuế là những người có thể được sử dụng hệ thống thông tin kế toán. 

II. Các thành phần thiết yếu của hệ thống thông tin kế toán

Thông thường một hệ thống thông tin kế toán cơ bản sẽ bao gồm bốn 4 thành phần chính như sau:

1. Con người

Những điều cần biết về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Những người ttrong hệ thống thông tin kế toán được hiểu là người dùng hệ thống và hệ thống này giúp các phòng ban khác nhau trong một công ty có thể làm việc ăn ý hơn. Tất cả mọi người trong tổ chức đều có thể được ủy quyền truy cập vào hệ thống và nhận đầy đủ các thông tin cần thiết, đó được gọi là một hệ thống thông tin kế toán với thiết kế tốt. 

Hệ thống được tạo nên nhằm đáp ứng những nhu cầu của người dùng với hiệu quả cao, dễ sử dụng, không gây khó khăn mà còn hạn chế được việc cải thiện nâng cấp.

2. Thủ tục và hướng dẫn

Thủ tục và hướng dẫn trong hệ thống thông tin kế toán là phương thức dùng để thu thập, tổng hợp, quản lý, lưu trữ, truy xuất và xử lý dữ liệu. Các phương pháp trên đều làm việc một cách tự động và lấy dữ liệu từ cả hai nguồn điển hình: nhân viên trong doanh nghiệp (nội bộ) và các đơn đặt hàng trực tuyến của khách hàng (bên ngoài).

Thông qua tài liệu và việc đào tạo, các thủ tục và hướng dẫn này sẽ được mã hóa trong hệ thống thông tin kế toán và phải tuân thủ nhất quán để mang lại hiệu quả cao nhất.

Xem thêm:

• Kế toán công nợ cần phải đảm nhận gì trong doanh nghiệp
• Mô tả công việc chi tiết của vị trí kế toán doanh nghiệp

3. Dữ liệu

Hệ thống thông tin kế toán cần phải có cấu trúc cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ máy tính để thường xuyên lưu trữ thông tin. Dữ liệu về thông tin tài chính – kế toán chứa trong hệ thống bắt buộc phải phù hợp với thực tiễn kinh doanh của doanh nghiệp và bất kỳ dữ liệu kinh doanh nào đều phải đi vào hệ thống tài chính doanh nghiệp.

Hệ thống cần nhiều đầu vào khác nhau để nhập dữ liệu và dùng hệ thống, bên cạnh đó các định dạng đầu ra cũng cần khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu và các loại thông tin khác nhau của mỗi người dùng. Trong hệ thống thông tin kế toán, loại dữ liệu sẽ phụ thuộc vào quy mô cũng như loại hình của doanh nghiệp, nhìn chung nó có thể bao gồm:

• Hóa đơn bán hàng
• Báo cáo thanh toán từ khách hàng
• Báo cáo phân tích kinh doanh
• Yêu cầu mua hàng
• Hóa đơn của những đơn vị cung cấp
• Kiểm tra sổ đăng ký
• Sổ cái chung
• Dữ liệu kiểm kê
• Các thông tin có liên quan đến biên chế
• Bảng chấm công
• Thông tin về thuế

Các loại dữ liệu này sẽ được lưu trữ tại một nơi duy nhất, tạo điều kiện để dễ dàng lưu trữ hồ sơ, phân tích, lập báo cáo kế toán, kiểm toán hoặc đưa ra quyết định chính xác và đáng tin cậy nhất.

Cách để tiếp cận dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp

4. Phần mềm

Phần mềm của hệ thống thông tin kế toán là những chương trình máy tính được sử dụng để lưu trữ, quản lý, truy xuất, xử lý cũng như phân tích dữ liệu tài chính của doanh nghiệp. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đang dùng phần mềm kế toán làm cơ sở cho hệ thống.

III. Hệ thống thông tin kế toán có chức năng ra sao?

Thu thập cũng như lưu trữ dữ liệu của doanh nghiệp về các hoạt động sản xuất kinh doanh.

Xử lý và cung cấp thông tin hữu ích cho đối tượng liên quan gồm có:

• Cung cấp các báo cáo tài chính cho các những người bên ngoài doanh nghiệp: Khách hàng, nhà đầu tư và kiểm toán viên.
• Cung cấp những thông tin chính xác, đúng lúc và có độ tin cậy cao nhằm phục vụ cho việc lập kế hoạch.
• Cung cấp những thông tin hữu ích cho các hoạt động quản lý, kiểm tra, kiểm soát khi thực hiện kế hoạch.
• Cung cấp các thông tin chính xác và nhanh chóng cho hoạt động điều hành doanh nghiệp hàng ngày.

Giúp kiểm soát các hoạt động trong doanh nghiệp.

• Việc tuân thủ quy trình hoạt động sản xuất kinh.
• Bảo vệ tài sản vật chất và tài sản trí tuệ cho doanh nghiệp.
• Kiểm soát các hoạt động liên quan đến thông tin bảo mật doanh nghiệp nhằm đảm bảo chúng luôn được xử lý chính xác và kịp thời. 

Chức năng quan trọng của hệ thống thông tin kế toán trong công ty

IV. Hệ thống thông tin kế toán hiệu quả trong các doanh nghiệp

Hiện nay, việc thiết kế, xây dựng và phát triển hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp cần phải được đẩy mạnh thực hiện nhằm tăng cường hiệu quả quản lý cũng như nâng cao khả năng cạnh tranh giữa doanh nghiệp. Để thiết kế một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả, doanh nghiệp cần phải:

• Tổ chức bộ máy kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị để tránh sự chồng chéo, chậm trễ trong việc xử lý và cung cấp thông tin.
• Thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ kế toán nhằm phục vụ hiệu quả cho  cho việc quản lý chi phí và tính toán giá thành của các kế toán viên.
• Phát triển hệ thống kế toán theo hướng tạo thông tin quản trị để dễ dàng theo dõi định phí, biến phí và các mã quản lý phù hợp với nhu cầu. 
• Xây dựng sổ sách kế toán theo hướng cung cấp thông tin kịp thời và chính xác phục vụ cho các nhà quản trị. 
• Tổ chức hệ thống báo cáo linh hoạt và phù hợp với nhu cầu của người dùng.

Để đảm bảo sự an toàn cho hệ thống thông tin kế toán, doanh nghiệp cần tập trung thực hiện các biện pháp như sau:

• Bảo vệ hệ thống thông tin kế toán khỏi sự truy cập trái phép.
• Giám sát chặt chẽ các hoạt động truy cập vào hệ thống.
• Bảo vệ sự xâm nhập vật lý bất hợp pháp vào hệ thống máy tính của doanh nghiệp.
• Sử dụng kỹ thuật công nghệ tiên tiến để ngăn chặn các hành vi phá hoại dữ liệu.
• Đảm bảo an ninh tuyệt đối về việc lưu trữ các dữ liệu kế toán.
• Đảm bảo an ninh đối với việc truyền tải dữ liệu trong máy tính.
• Kế hoạch ngăn ngừa, phục hồi và xây dựng lại những dữ liệu đã mất.   

    

Để đảm bảo an toàn cần xây dựng một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả

V. Hệ thống thông tin kế toán có những vai trò nào?

• Nhiệm vụ lưu trữ và xử lý thông tin để cung cấp các dữ liệu hữu ích, vững chắc nhất nhằm phục vụ cho quyết định chiến lược của doanh nghiệp.
• Cầu nối giữa hệ thống tác nghiệp và hệ thống quản trị trong các tổ chức để giải quyết công việc kế toán nhanh chóng cũng như tăng cường tính tương tác trong quá trình làm việc.
• Tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp sử dụng, tránh được những sai sót nhỏ trong quá trình lưu trữ thông tin và hạn chế những tổn thất có thể xảy ra về mặt tài chính.

Hy vọng, với những kiến thức về hệ thống thông tin kế toán mà Vina Accounting chia sẻ trên đây có thể giúp cho các doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề quan trọng hiện nay trong quá trình kinh doanh. Nếu bạn còn điều gì thắc mắc về bất cứ vấn đề nào, vui lòng truy cập website: Vina Accounting hoặc liên hệ trực tiếp đên hotline: 0901 22 73 88 để được chuyên viên giải đáp chi tiết nhất.