Trong hoạt động kinh doanh nói chung, việc hàng hóa bị trả lại là không thể tránh khỏi. Khi gặp phải trường hợp này, việc đầu tiên cần làm chính là hạch toán hàng bán bị trả lại theo đúng quy định. Vậy cách thực hiện như thế nào? Cùng theo dõi ngay bài viết chi tiết dưới đây của VINA ACCOUNTING để tìm hiểu phương pháp hạch toán chi tiết nhất nhé.
Thế nào là hàng bán bị trả lại đối với bên bán và bên mua?
Sau khi xuất hàng hóa, có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc sản phẩm của bạn bị hoàn trả lại. Trong buôn bán, việc hàng hóa bị trả lại sẽ diễn ra ở một trong hai bên chính là bên mua hoặc bên bán.
Đối với bên bán
Đối với bên bán, hàng hóa bị trả lại là những sản phẩm đã xuất bán ra thị trường hoặc đang tiêu thụ nhưng vì nhiều lý do khác nhau nên bị khách hàng trả lại, không tiếp tục sử dụng nữa. Thông thường, hàng hóa bị trả lại sẽ do nhiều lý do khách quan và chủ qua khác nhau, nổi bật nhất là các nguyên nhân dưới đây:
- Sản phẩm không đảm bảo các tiêu chuẩn về chất lượng, an toàn.
- Hàng hóa xuất bán sai quy cách, sai chủng loại.
- Sản phẩm sau khi đến tay khách hàng không còn nguyên vẹn do quá trình vận chuyển.
- Người mua hàng đổi ý không nhận hàng.
- Người mua hàng muốn đổi hàng hóa.
Hàng hóa bị trả lại trong kinh doanh được coi là một khoản giảm trừ doanh thu của doanh nghiệp. Thông thường những sản phẩm sau khi bị trả về thường giảm giá trị so với ban đầu, từ đó làm giảm doanh thu bán hàng, kéo theo doanh thu thuần của doanh nghiệp cũng có sự thay đổi. Đặc biệt là các sản phẩm như thực phẩm, đồ thủy tinh dễ vỡ,…sau khi trả về hầu như không còn khả năng sử dụng.
Đối với bên mua
Đối với bên mua, hàng hóa bị trả lại không có tác động đến báo cáo kinh doanh cũng không phát sinh giảm trừ doanh thu hay thất thoát tài sản nào. Điều ảnh hưởng nhất là thời gian của doanh nghiệp bởi cần phải thực hiện các thao tác hạch toán trả lại hàng mua nhằm đảm bảo tính chính xác cho kế toán.
Bên mua khi trả lại hàng cần thực hiện đúng các thao tác bút toán tùy theo việc bên mua là doanh nghiệp hay cá nhân. Hai đối tượng này sẽ tiến hành các bước khác nhau khi chuẩn bị trả lại hàng cho bên bán. Cụ thể:
- Đối với bên mua là doanh nghiệp: Khi bên mua là doanh nghiệp thì cần tiến hành xuất hóa đơn với đơn giá chính xác trên hóa đơn mua, gửi kèm hàng đã mua và trả lại cho bên bán.
- Đối với bên mua là cá nhân: Trường hợp bên mua là cá nhân, bạn cần lập biên bản ký kết, thông tin đầy đủ về số lượng, giá trị hàng mua cần trả lại cho bên bán để đối chiếu sau khi hàng hoàn về.
Xem thêm >>> Hướng dẫn cách đóng chứng từ kế toán để dễ dàng tìm kiếm
Cách hạch toán hàng bán bị trả lại
Theo thông tư mới nhất của nhà nước, hàng bán bị trả lại cần tiến hành hạch toán cụ thể, cách hạch toán được thực hiện đối với bên bán và bên mua. Hướng dẫn chi tiết có thể thực hiện theo các bước hạch toán bán hàng bị trả lại dưới đây:
Đối với bên bán
Bên bán cần phải thực hiện ghi nhận doanh thu, ghi nhận giá vốn hàng bán khi hàng hóa được xuất ra và tiêu thụ. Ngược lại trong quá trình hàng hóa bị trả lại vì bất cứ lý do gì, kế toán cũng cần thực hiện hạch toán bằng việc tiến hành ghi nhận thông tin về giảm trừ doanh thu và giảm giá vốn bán hàng. Cụ thể:
Phương pháp ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 1111, 1121, 131
Có TK 5111
Có TK 33311 (nếu có)
Phương pháp ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632
Có TK 156
Phương pháp ghi nhận giảm trừ doanh thu:
Nợ TK 5212
Nợ TK 33311 (nếu có)
Có TK 111, 112, 131
Phương pháp ghi nhận giảm giá vốn:
Nợ TK 156
Có TK 632
Ngoài ra kế toán viên cũng cần thực hiện bút toán chuyển khoản giảm trừ doanh thu đã ghi nhận ở trên khi hàng hóa bị trả lại trong kỳ và các chi phí phát sinh có liên quan trong quá trình hàng hóa bị trả lại như sau:
Phương pháp bút toán chuyển đổi cuối kỳ:
Nợ TK 511
Có TK 5212
Phương pháp ghi nhận chi phí phát sinh
Nợ TK 641
Có TK 111, 112
Đối với bên mua
Đối với bên mua hàng, khi tiến hành trả hàng cho bên bán, kế toán cần thực hiện các bút toán ghi nhận tăng trị giá hàng mua, giảm giá trị hàng mua tùy từng trường hợp. Căn cứ vào đây để kiểm soát và thông tin một cách chi tiết nhất.
Phương pháp ghi tăng giá trị hàng mua
Nợ TK 156, 152, 153, 211
Nợ TK 1331 (Nếu có)
Có TK 1111, 1121, 331
Phương pháp ghi nhận giảm giá trị hàng mua
Nợ TK 1111, 1121, 331
Có TK 156, 152, 153, 211
Có TK 1331
Cách thực hiện trên dựa trên thông tư 200 của nhà nước về việc hạch toán hàng hoá bị trả lại của doanh nghiệp. Ngoài thông tư này còn có thông tư 113, cách thực hiện có sự điều chỉnh, không sử dụng tài khoản 5212 mà sẽ sử dụng tài khoản 511. Tuy nhiên đối với bên mua chỉ ghi nhận tăng giá trị hàng mua và giảm giá trị hàng mua nên vẫn áp dụng theo chế độ kế toán, hạch toán hàng hóa bị trả lại theo thông tư 200.
Xem thêm >>> Kế toán sản xuất là gì? Vai trò và công việc của một kế toán sản xuất
Cách xử lý trả lại hàng
Trên thực tế, nhiều người nghĩ rằng việc hàng hóa bị trả lại thì chỉ có bên bán phải thực hiện các bút toán. Tuy nhiên sự thật là cả bên bán và bên mua đều cần làm bút toán đề nhằm mang lại thông tin chính xác nhất về hàng hóa bị trả lại. Theo đó cách xử lý trả lại hàng hóa được quy định như sau:
Xuất hóa đơn trả hàng: Xuất hóa đơn trả hàng, trường hợp bên mua không có hóa đơn, hai bên mua và bán phải lập biên bản rõ ràng. Trong biên bản/hóa đơn cần có đầy đủ các nội dung ghi số lượng, giá trị hàng, tiền thuế GTGT, lý do trả lại hàng và bên bán tiến hành thu hồi hóa đơn đã lập.
Kê khai điều chỉnh doanh số bán và thuế GTGT: Bên mua tiến hành kê khai điều chỉnh doanh số bán ra cũng như thuế giá trị gia tăng dựa trên lô hàng trả về cũng như mức giảm giá trị của hàng hóa.
Kê khai điều chỉnh doanh số mua và thuế GTGT: Đây là việc làm của bên mua, tiến hành kê khai điều chỉnh doanh số mua cũng như thuế giá trị ra tăng đầu vào đối với trường hợp đã kê khai thuế.
Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp cũng như tính chất của sản phẩm mà cách xử lý khi hàng hóa bị trả lại sẽ khác nhau. Nhưng về cơ bản sẽ có những cách làm trên để đảm bảo hỗ trợ cho việc hạch toán cũng như tính toán chi phí, doanh thu của kế toán viên được thuận lợi hơn.
Trong trường hợp bạn tiến hành đổi hàng với các sản phẩm như điện thoại, sản phẩm điện tử, điện lạnh,…cũng cần phải lập hóa đơn trả hàng theo đúng thông tư và quy định của nhà nước. Nếu là cá nhân mua hàng, có thể ghi biên bản theo hướng dẫn ghi đầy đủ thông tin về hàng hóa, số lượng, giá trị, tiền thuế và lý do đổi hàng.
Trên đây là một số thông tin chi tiết nhất về hạch toán hàng bán bị trả lại, việc trả lại hàng hóa trong quá trình kinh doanh là không thể tránh khỏi trên thị trường. Do đó mong rằng bài viết của VINA ACCOUNTING đã mang đến cho bạn đọc những kiến thức hữu ích, mang tính chất tham khảo để hỗ trợ công việc, cung cấp thông tin khách quan nhất. Hãy theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm những bài viết khác ngay từ hôm nay nhé.
Xem thêm:
