Việc dự phòng giảm giá hàng tồn kho được coi một trong những hoạt động chủ lực của doanh nghiệp, giúp phòng ngừa và kiểm soát hoạt động cũng như rủi ro tốt hơn. Vậy khi nào cần tiến hành hoạt động này, điều kiện và cách hạch toán ra sao? Cùng theo dõi ngay thông tin trong bài viết chi tiết dưới đây của Vina Accounting để có thêm nhiều kiến thức bổ ích nhất nhé.
Tổng quan chung về dự phòng giảm giá hàng tồn kho?
Hàng tồn kho là số lượng hàng hóa của một doanh nghiệp được lưu lại để buôn bán sau, số lượng hàng tồn kho biến động tùy thuộc vào chiến lược kinh doanh của từng tổ chức. Trong đó được phân loại thành 3 loại chính là hàng tồn kho là nguyên liệu thô, bán thành phẩm hoặc đã tạo thành thành phẩm.
Vậy thế nào là dự phòng giảm giá hàng tồn kho? Theo định nghĩa chung, đây là thuật ngữ để chỉ một khoản dự phòng được lập ra khi xuất hiện sự suy giảm của giá trị thuần. Đối với hàng tồn kho, mức giá sẽ có xu hướng thấp hơn/giảm đi so với giá trị thực tế của số hàng hóa đó.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần thực hiện khi nào?
Đối với việc tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, ngay tại thời điểm làm báo cáo tài chính năm hoạt động này cũng sẽ song song được tiến hành. Theo quy định của Bộ Tài Chính, doanh nghiệp tiến hành lập dự phòng giảm giá cần chú ý:
- Các khoản dự phòng phải lập được xác định là bằng với số dư của khoản dự phòng khấu hàng của hàng tồn trong báo cáo năm trước thì không cần thực hiện ghi giảm hàng hóa tồn kho.
- Doanh nghiệp được trích thêm phần chênh lệch vào giá vôn nếu khoản dự phòng lập lớn hơn số dư của dự phòng khấu hao.
- Doanh nghiệp được hoàn lại phần chênh lệch và ghi giảm giá vốn hàng khi dự phòng phải lập thấp hơn số dư dự phòng khấu hao hàng tồn.
- Các bảng kê cần đầy đủ, chi tiết và có thể đính kèm với bản báo cáo tài chính hàng năm của doanh nghiệp để tiện cho việc theo dõi và đánh giá hoạt động của từng doanh nghiệp khác nhau.
Những đối tượng thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Việc xác định đối tượng thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần dựa trên từng doanh nghiệp và sản phẩm doanh nghiệp đó cung cấp. Về cơ bản, hàng tồn kho bao gồm nguyên liệu thô, bán thành phẩm và thành phẩm, do đó các đối tượng cần lập có thể là:
- Nguyên vật liệu
- Công dụng cụ
- Các loại hàng hóa
- Hàng đã gửi đi bán hoặc mua đang trên đường giao
Các đối tượng này cần có đầy đủ hóa đơn, chứng từ để chứng minh được giá vốn của sản phẩm tồn kho. Quy trình hạch toán sẽ tiến hành đúng tại thời điểm doanh nghiệp hạch toán và đồng thời hàng tồn phải thuộc sự sở hữu của đơn vị, doanh nghiệp kinh doanh.
Điều kiện khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Để tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, điều quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần đáp ứng là việc tuân thủ điều kiện và các nguyên tắc theo đúng quy định của pháp luật.
Điều kiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được quy định theo thông tư 228 của Bộ Tài Chính bao gồm:
Doanh nghiệp, tổ chức có những bằng chứng về việc suy giảm giá trị thuần so với giá trị thực tế của hàng tồn kho. Nếu có thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng.
Báo cáo tài chính và báo cáo dự phòng hàng hóa tồn kho cần được thực hiện cùng một thời điểm để đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Với những hoạt động phát sinh khác có thể thực hiện theo yêu cầu của ban lãnh đạo.
Khi lập báo cáo hàng tồn kho cần phải xác định rõ ràng và phân loại theo từng loại vật tư, vật liệu khác nhau. Sản phẩm tồn kho có thể là hàng hóa hoặc dịch vụ, nếu là dịch vụ thì hàng tồn kho sẽ được trích lập dự phòng theo từng loại dịch vụ riêng.
Tùy thuộc vào số lượng, giá cả và giá trị thuần của từng loại hàng hóa khác nhau, người thực hiện có thế xác định chênh lệch các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho của từng doanh nghiệp.
Các phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện chi tiết, rõ ràng giúp cho việc theo dõi và kiểm soát được rõ ràng hơn. Trước khi hạch toán, người thực hiện cần tính được mức trích lập theo công thức dưới đây:
Mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho = Lượng hàng tồn kho có tại kho trong thời điểm lập báo cáo x Giá gốc hàng hóa – Giá trị thuần có thể thực hiện của hàng tồn.
*Giá gốc được xác định theo quy định của chuẩn mực kế toán số 2 hàng tồn kho.
* Giá trị thuần là giá ước tính của hàng tồn kho khi lập báo cáo tài chính năm trừ đi chi phí ước tính.
Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phân loại theo từng trường hợp cụ thể. Bạn có thể tham khảo cách hạch toán nhanh chóng theo hướng dẫn chi tiết như sau:
*Dự phòng kỳ này cao hơn số đã trích lập các kỳ trước -> Trích lập bổ sung phần chênh lệch:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng hóa
Có TK 229 – 2294 (Liên quan đến dự phòng tổn thất)
*Dự phòng kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập các kỳ trước -> Trích lập bổ sung phần chênh lệch:
Nợ TK 229 – 2294 (Liên quan đến dự phòng tổn thất)
Có TK 632 – Giá vốn hàng hóa
*Tiến hành hạch toán đối với vật tư, hàng hóa hết hạn, hư hỏng hoặc không còn sử dụng được:
Nợ TK 229 – 2294 (Liên quan đến dự phòng tổn thất)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng hóa
Có các TK 152, 153, 155, 156
*Khoản dự phòng sau khi bù đắp tổn thất khi chuyển đổi hình thức doanh nghiệp từ 100% vốn nhà nước thành công ty cổ phần:
Nợ TK 229 – 2294 (Liên quan đến dự phòng tổn thất)
Có TK 411 – Vốn đầu tư của người sở hữu
Bên cạnh việc hạch toán dự phòng hàng tồn kho, doanh nghiệp cũng cần đưa ra các phương án xử lý hàng tồn để tránh ảnh hưởng đến doanh thu. Theo đó việc xử lý hàng tồn kho khi đã trích lập dự phòng được thực hiện như sau:
- Tiến hành xử lý, hủy bỏ hoặc thanh lý các mặt hàng không còn giá trị sử dụng nếu chịu ảnh hưởng của tác động ngoại cảnh như thiên tai, hỏa hoạn,…hoặc do những nguyên nhân chủ quan như hư hỏng, lỗi kỹ thuật, lỗi mốt, hết hạn.
- Những mặt hàng tồn kho bị hư hại bởi các nguyên nhân từ cá nhân thì doanh nghiệp được quyền xử lý theo đúng trách nhiệm, có thể tiến hành yêu cầu bồi thường đối với từng cá nhân liên quan đến hàng tồn kho.
- Trong trường hợp không thu hồi được vốn thì khoản tổn thất này sẽ được xử lý bằng cách bù đắp từ nguồn hàng dự phòng giảm giá và phần chênh lệch được hạch toán từ giá vốn.
Việc dự phòng giảm giá hàng tồn kho có những quy định tương đối rõ ràng đồng thời thường xuyên cập nhật. Người thực hiện làm báo cáo cần nắm rõ quy định trong quá trình thực hiện để tránh gặp phải sai sót, gây ra khó khăn cho việc kiểm soát và theo dõi của ban lãnh đạo.
Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến vấn đề dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Đối với mỗi doanh nghiệp đây là hoạt động quan trọng không thể thiếu, do đó hãy chú ý để thực hiện đúng và phù hợp nhất. Nếu bạn muốn biết thêm nhiều kiến thức bổ ích khác, hãy theo dõi VINA ACCOUNTING để cập nhật chi tiết, nhanh chóng và chính xác nhất nhé.
Xem thêm:
