Định khoản là một trong những khái niệm đơn giản trong lĩnh vực kế toán, chúng hỗ trợ doanh nghiệp cũng như cá nhân theo dõi, kiểm soát tài chính hiệu quả và minh bạch. Tuy nhiên, làm thế nào để định khoản kế toán một cách chính xác nhất? Hãy cùng Vina Accounting giải đáp tất cả các thắc mắc này ngay trong nội dung bài viết dưới đây.
Hướng dẫn các bước định khoản kế toán đơn giản
I. Định khoản kế toán được phân thành những loại nào?
Định khoản kế toán được phân thành hai loại chính bao gồm định khoản giản đơn và kế toán phức tạp:
– Định khoản giản đơn:
- Đây là loại định khoản liên quan đến hai tài khoản kế toán tổng hợp. Các định khoản giản đơn thường chỉ có liên quan đến quá trình ghi Nợ cho 1 tài khoản và ghi Có cho 1 tài khoản khác để thể hiện mối quan hệ đối ứng giữa chúng.
- Ví dụ: Rút tiền gửi ngân hàng và chuyển vào quỹ tiền mặt với số tiền 24.000.000 VNĐ
Nợ Tài khoản Tiền mặt (111): 24.000.000
Có Tài khoản Tiền gửi ngân hàng (112): 24.000.000
– Định khoản phức tạp:
- Đây là loại định khoản mà có liên quan đến ít nhất 3 tài khoản kế toán trở lên. Những định khoản này cần phải xác định rõ tài khoản nợ, có và mối quan hệ đối ứng giữa chúng phức tạp hơn.
- Ví dụ: Chi mua nguyên vật liệu với giá 30.000.000 VNĐ, thành toán bằng tiền mặt và bao gồm cả thuế GTGT 10%
Nợ Tài khoản Nguyên vật liệu (152): 30.000.000
Nợ Tài khoản Thuế GTGT khấu trừ (131): 3.000.000
Có Tài khoản Tiền mặt (111): 33.000.000
II. Các nguyên tắc khi định khoản kế toán
Nguyên tắc quan trọng là tổng bên Nợ luôn bằng tổng bên Có
- Khi định khoản kế toán, cần xác định các tài khoản ghi Nợ trước, sau đó mới đến tài khoản ghi Có.
- Đối với một định khoản thì tổng giá trị Nợ luôn bằng tổng giá trị Có.
- Có thể phân chia một định khoản phức tạp thành nhiều định khoản đơn để dễ quản lý và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, việc gộp nhiều định khoản đơn lại thành một định khoản phức tạp có thể gây khó khăn trong việc kiểm tra và xác nhận tính chính xác của thông tin. Do đó, bạn nên hạn chế sử dụng định khoản phức tạp và ưu tiên tách chúng thành những định khoản đơn để đảm bảo tính toàn vẹn và minh bạch trong quá trình kiểm toán và kiểm tra.
Xem thêm:
- [Giải đáp] Doanh nghiệp bắt buộc phải có kế toán trưởng
- [CHI TIẾT] Đối tượng của kế toán: Cách phân loại và xác định
III. Hướng dẫn quy trình định khoản kế toán dễ hiểu
Bước 1: Xác định được đối tượng kế toán
- Trong quá trình kinh doanh, các hoạt động tài chính kinh tế phát sinh sẽ liên quan đến các đối tượng kế toán như: tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí, lợi nhuận, thuế và các khoản phải trả khác.
Bước 2: Xác định những tài khoản kế toán có liên quan
- Cần xác định chế độ kế toán đang áp dụng để xác định các tài khoản kế toán liên quan. Các chế độ kế toán thường gặp như chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ, kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, kế toán theo quy định của pháp luật…
Bước 3: Xác định chính xác xu hướng tăng và giảm của các tài khoản
- Phải xác định loại tài khoản và sự biến động của từng tài khoản để đưa ra hướng tăng hoặc giảm. Các tài khoản thường gặp như: tài khoản tiền mặt, tài khoản hàng tồn kho, tài khoản nợ phải trả, tài khoản doanh thu, tài khoản chi phí…
Bước 4: Định khoản và ghi Nợ – Có
- Dựa trên sự xác định ở bước 2 và 3, xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có và ghi giá trị tương ứng. Ví dụ, nếu doanh nghiệp bán hàng và thu được tiền mặt, tài khoản tiền mặt sẽ được ghi Nợ (đại diện cho tài sản tăng lên), tài khoản doanh thu sẽ được ghi Có (đại diện cho thu nhập tăng lên).
IV. Sơ đồ chữ T và những định khoản kế toán căn bản
Hầu như các định khoản kế toán đều sẽ được tiến hành thực hiện cũng như áp dụng dựa trên mô hình chữ T và theo nguyên tắc:
Bảng nguyên tắc khi định khoản kế toán
| Tài sản (1, 2, 6, 8) | Phát sinh Tăng | Ghi bên Nợ |
| Phát sinh Giảm | Ghi bên Có | |
| Nguồn vốn (3, 4, 5, 7) | Phát sinh Tăng | Ghi bên Có |
| Phát sinh Giảm | Ghi bên Nợ |
Sơ đồ chữ T giúp hỗ trợ trong việc định khoản kế toán được chính xác, minh bạch hơn
Trong kế toán có thể nói việc định khoản là một trong những công đoạn quan trọng giúp cho doanh nghiệp quản lý cũng như kiểm soát được tài chính một cách chính xác nhất. Thông qua bài viết trên đây, Vina Accounting hy vọng rằng những kiến thức cơ bản về định khoản kế toán này sẽ giúp bạn có thêm nhiều kiến thức, kinh nghiệm và áp dụng chúng trong công việc của mình.
