Đối với những bạn muốn trở thành một kế toán, định khoản kế toán là một nội dung cực kỳ quan trọng. Tuy nhiên, những bạn tân sinh viên hoặc người có ý định chuyển ngành có thể chưa nắm rõ quy trình thực hiện công việc trên. Qua bài viết Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Khái niệm và hướng dẫn, Vina Accounting sẽ giúp bạn tìm hiểu kỹ hơn về hoạt động này.
Thế nào là định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh?
Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là công việc mà các kế toán phải thực hiện mỗi ngày. Việc xác định các tài khoản bị tác động, thực hiện bút toán định khoản ghi nợ với giá trị phù hợp, phân tích các nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp được gọi là định khoản kế toán.
Thông thường, người ta chia thành 2 loại phổ biến đó là: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn giản và định khoản phức tạp.
Những nguyên tắc trong định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Để thực hiện được công việc định khoản các nghiệp vụ kế toán, kế toán viên cần nắm rõ những nguyên tắc dưới đây:
- Có ít nhất tới 02 tài khoản kế toán phát sinh ảnh hưởng từ một nghiệp vụ kinh tế tài chính.
- Nghiệp vụ biến động tăng ghi 1 bên, và ngược lại nghiệp vụ biến động giảm ghi 1 bên.
- Luôn có ít nhất 01 tài khoản ghi Có và 01 tài khoản ghi Nợ.
- Các tài khoản dùng để định khoản bắt buộc nằm trong danh mục tài khoản thuộc chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng.
- Tổng số tiền của bên Có bằng với tổng số tiền của bên nợ.
- Số dư có thể có ở cả hai bên Nợ và Có.
Lưu ý: Khi định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh, có một số trường hợp đặc biệt mà bạn cần phải thực hiện định khoản theo cách khác. Các trường hợp này có thể gây khó khăn trong việc định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc cần phải tuân thủ các quy định pháp lý. Các trường hợp đó bao gồm:
- Giao dịch chuyển giá nội bộ.
- Ghi nhận các khoản chi phí chưa thanh toán.
- Ngoài hai trường hợp đặc biệt trên, còn có nhiều trường hợp khác khi định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ví dụ, khi doanh nghiệp thực hiện các giao dịch định giá bằng ngoại tệ hoặc các giao dịch bất động sản, định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng có thể khó khăn hơn.
Tổng hợp các bước định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Các bước cần thiết để có thể định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
- Thu thập đầy đủ thông tin về giao dịch kinh tế
Để định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bạn cần thu thập thông tin về các giao dịch kinh tế. Các thông tin cần thiết bao gồm ngày tháng giao dịch, tên đối tác kinh doanh, loại hình giao dịch, số tiền và các thông tin khác liên quan.
- Phân loại và xác định tài khoản tương ứng
Sau khi thu thập thông tin về các giao dịch kinh tế, bạn cần phân loại giao dịch và xác định tài khoản tương ứng để ghi nhận vào sổ sách kế toán. Việc phân loại và xác định tài khoản tương ứng cần phải đảm bảo tính chính xác và tránh nhầm lẫn.
- Xác định số tiền phải ghi nhận
Sau khi đã phân loại và xác định tài khoản tương ứng, bạn cần xác định số tiền phải ghi nhận vào mỗi tài khoản. Việc xác định số tiền phải ghi nhận cần phải dựa trên thông tin chính xác về giao dịch kinh tế và các quy định liên quan.
- Lập bảng kê và chứng từ liên quan
Cuối cùng, bạn cần lập bảng kê và chứng từ liên quan để ghi nhận đầy đủ và chính xác các khoản thu, chi, tài sản và nợ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc lập bảng kê và chứng từ liên quan cần phải đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định pháp lý liên quan.
Với các bước cơ bản này, bạn có thể thực hiện việc định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách chính xác và hiệu quả. Tuy nhiên, còn nhiều trường hợp đặc biệt khi định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần phải được xử lý một cách khác biệt. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các trường hợp đặc biệt này trong phần tiếp theo.
Cách sử dụng tài khoản định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Đối với tài khoản tài sản:
- Số dư đầu kỳ và cuối kỳ sẽ được ghi tại bên Nợ.
- Trong kỳ nếu tài sản phát sinh giảm thì ghi bên Có, tài sản phát sinh tăng thì ghi bên Nợ.
- Đối với tài khoản nguồn vốn:
- Số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ sẽ được ghi ở bên Có.
- Nếu trong kỳ tài sản phát sinh tăng thì ghi bên Có, tài sản phát sinh giảm thì ghi bên Nợ.
- Đối với tài khoản chi phí:
Trong kỳ, nếu tài khoản chi phí biến động tăng thì ghi bên Nợ, phát sinh giảm thì ghi bên Có.
- Đối với tài khoản doanh thu:
Ngược lại với tài khoản chi phí, tài sản doanh thu khi phát sinh tăng trong kỳ thì ghi bên Có, phát sinh giảm thì ghi bên Nợ.
- Tài khoản từ đầu số 5 đến 9 không có số dư cuối kỳ.
Những lưu ý định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Khi thực hiện định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bạn cần phải tuân thủ các quy định pháp luật liên quan. Ngoài ra, cũng cần lưu ý các điều kiện sau đây:
- Kiểm tra kỹ thông tin và số liệu trước khi thực hiện định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Thực hiện định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh đúng kỳ hạn quy định.
- Lưu giữ đầy đủ các chứng từ liên quan để phục vụ cho việc kiểm toán và thanh tra sau này.
- Đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh để tránh các rủi ro và tranh chấp pháp lý.
Với các lưu ý và quy định pháp lý liên quan, bạn cần phải nắm rõ để thực hiện định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh đúng cách và đảm bảo tính chính xác, minh bạch.
Kết luận
Tóm lại, Vina Accounting đã tổng hợp toàn bộ những nội dung quan trọng cần lưu ý về Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Khái niệm và Hướng dẫn. Mong rằng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn. Chúc bạn thành công trong việc định khoản và quản lý tài chính của mình!
Xem thêm:
