Những nguyên tắc khi xử lý các hóa đơn theo thông tư 78/2021/TT-BTC được thi hành như thế nào? Lúc nào thì các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân thực hiện việc điều chỉnh, hủy hay lập mới để thay thế các hóa đơn bị sai sót? Bài viết sau, Vina Accounting mang đến câu trả lời về những vấn đề trên cũng như hướng dẫn thêm cách điều chỉnh hóa đơn theo thông tư 78 chi tiết nhất qua bài viết dưới đây nhé.
Nguyên tắc xử lý hóa đơn theo thông tư 78
Vào ngày 17/9/2021, Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 78/2021/TT-BTC về việc hướng dẫn thực hiện Nghị định số 123/2020/NĐ-CP liên quan đến các hóa đơn và chứng từ. Trong đó đã nêu ra một số nguyên tắc xử lý, điều chỉnh hóa đơn theo thông tư 78 như sau:
Đối với những hóa đơn điện tử:
- Trong trường hợp hóa đơn điện tử được lập có xảy ra sai sót bắt buộc phải cấp lại mã của cơ quan thuế / hóa đơn điện tử xảy ra sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hay thay thế: Người bán sẽ thông báo việc điều chỉnh cho mỗi hóa đơn hoặc là nhiều hóa đơn điện tử có xảy ra sai sót (yêu cầu sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) đồng thời phải gửi thông báo cho cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, thế nhưng chậm nhất là vào ngày cuối cùng trong kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh trong hóa đơn điện tử điều chỉnh.
- Người bán có lập hóa đơn khi thu tiền trước/ trong khi cung cấp dịch vụ, và sau đó có phát sinh thêm việc hủy/ chấm dứt cung cấp dịch vụ: Lúc này yêu cầu người bán phải thực hiện hủy hóa đơn điện tử và thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn bị sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót và người bán đã thực hiện xử lý bằng hình thức điều chỉnh/ thay thế, thế nhưng sau đó lại phát hiện ra hóa đơn điện tử tiếp tục bị sai sót: Những lần xử lý kế tiếp người bán sẽ phải thực hiện tại hình thức đã được áp dụng khi xử lý sai sót hóa đơn lần đầu.
- Xét trường hợp quy định hóa đơn điện tử được lập trước đó không có ký hiệu mẫu số hóa đơn hay là ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn bị sai sót: Người bán chỉ có thể thực hiện điều chỉnh, không được hủy hoặc thay thế.
- Nếu nội dung giá trị ghi trên hóa đơn điện tử bị sai sót: Chỉ điều chỉnh tăng (ghi dấu +) hoặc là điều chỉnh giảm (ghi dấu -) sao cho đúng với thực tế điều chỉnh.
Đối với những bảng tổng hợp dữ liệu từ hóa đơn điện tử:
- Nếu bảng tổng hợp đã được gửi cơ quan thuế bị thiếu các dữ liệu trên hóa đơn điện tử: Người bán sẽ phải gửi bổ sung thêm bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
- Trong trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu đã gửi cho cơ quan thuế xảy ra sai sót: Người bán sẽ gửi các thông tin điều chỉnh cho những thông tin đã được kê khai trên bảng tổng hợp.
Hướng dẫn xử lý hóa đơn khi xảy ra sai sót
Nếu chẳng may hóa đơn của bạn xảy ra sai sót, thì đừng lo lắng, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách để xử lý những trường hợp đó dưới đây, đừng vội bỏ qua nhé!
Trường hợp thứ nhất: Người bán tự động phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT thế nhưng chưa gửi lại cho người mua nên bị lập sai:
(Căn cứ theo Khoản 1 của Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
– Phương án xử lý: Thực hiện hủy hóa đơn đã được lập, đồng thời phát hành hóa đơn mới để thay thế.
– Quy trình xử lý:
– Đầu tiên, người nộp thuế sẽ lập thông báo hóa đơn bị sai sót gửi cho cơ quan thuế theo như Mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Sau đó các doanh nghiệp hay kế toán sẽ phải thực hiện thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ở phía trên về việc hủy các hóa đơn điện tử có mã đã lập gặp trường hợp sai sót.
- Cơ quan thuế sẽ thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử bị sai sót đã được cấp mã lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
- Nếu trong trường hợp hóa đơn bị sai sót vẫn chưa gửi đến cho khách hàng thì nên hủy hóa đơn mà không cần phải thông báo hủy cho khách hàng.
- Cuối cùng là người nộp thuế sẽ thực hiện lập một hóa đơn mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp lại mã hóa đơn mới, thay thế cho hóa đơn sai sót trước đó.
Trường hợp thứ 2: Xử lý sai sót các hóa đơn đã lập/ gửi cho người mua mà người mua hay người bán tự động phát hiện có sự sai sót về tên hay địa chỉ người mua, nhưng mã số thuế và những nội dung khác đều không sai:
(Căn cứ vào Điểm a Khoản 2 của Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
– Phương án xử lý: Thông báo hóa đơn bị sai sót cho cả người mua và cơ quan thuế, không phải thực hiện lập lại hóa đơn.
– Quy trình xử lý:
– Đầu tiên, người bán tiến hành thực hiện gửi thông báo cho người mua về những sai sót trên hóa đơn và tuyệt đối không lập lại hóa đơn mới.
– Sau đó người bán sẽ tiến hành thông báo với Cơ quan thuế về hóa đơn điện tử bị sai sót, viết sai theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Thông báo cho CQT về việc hóa đơn bị sai sót
- Nếu hóa đơn điện tử mà không có mã của CQT bị xảy ra sai sót nêu trên , chưa gửi dữ liệu hóa đơn thì có thể không cần lập thông báo hóa đơn sai sót.
Phát hiện hóa đơn điện tử bị sai thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh hay lập hóa đơn mới để thay thế?
Như đã hướng dẫn ở trên, tùy vào những trường hợp khác nhau về hóa đơn bị sai sót mới có thể căn cứ xem người bán cần điều chỉnh hay lập hóa đơn mới để thay thế.
- Trong trường hợp hóa đơn bị sai sót về tên hay địa chỉ của người mua thế nhưng không sai mã số thuế hay các nội dung còn lại đều không sai, thì lúc này người bán chỉ cần thông báo cho người mua những sai sót có trong hóa đơn và không phải lập lại một hóa đơn mới để thay thế.
- Còn nếu trong trường hợp sai sót về mã số thuế hay sai sót số tiền được ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế; hàng hóa được ghi trên hóa đơn không đúng với quy cách, chất lượng: Người bán có thể lập một hóa đơn điện tử mới để điều chỉnh hóa đơn có sai sót hoặc người bán lập lại một hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử xảy ra sai sót.
Mẫu đơn thông báo hóa đơn điện tử khi gặp sai sót
Nếu hóa đơn của bạn có xảy ra sai sót, hãy thực hiện thông báo theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA mới nhất hiện nay:
Trên đây là bài viết chi tiết về việc điều chỉnh hóa đơn theo thông tư 78 cũng như hướng dẫn xử lý khi hóa đơn gặp sai sót mà chúng tôi đã tổng hợp để gửi đến bạn. Hy vọng bạn sẽ có thêm những kiến thức hữu ích để ứng dụng trong cuộc sống. Nếu vẫn còn bất cứ câu hỏi hay thắc mắc nào, liên hệ ngay VINA ACCOUNTING để được giải đáp nhanh nhất nhé!
Xem thêm:
