Hiện nay, số lượng công ty mới thành lập ngày càng nhiều. Tuy nhiên, không phải công ty nào cũng hiểu rõ trình tự cũng như những công việc quan trọng sau khi thành lập dẫn đến thiếu sót và bị xử phạt. Tại bài viết này, Vina Accounting sẽ cung cấp cho bạn những thông tin về việc công ty mới thành lập cần làm những gì, thuế, quy trình và thủ tục sau khi thành lập mà các doanh nghiệp cần biết.
I. Hoàn thành hồ sơ kê khai thuế ban đầu
Hồ sơ khai thuế ban đầu bao gồm những giấy tờ sau:
- 01 Tờ khai đăng ký hình thức kế toán và loại hóa đơn sử dụng;
- Quyết định bổ nhiệm giám đốc;
- Quyết định bổ nhiệm kế toán;
- 01 Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ);
- 01 Tờ khai lệ phí môn bài (có thể nộp qua mạng);
- 01 Phiếu đăng ký trao đổi thông tin qua phương thức điện tử.
Sau khi hoàn thành bộ hồ sơ, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Mức thuế môn bài
Trong hồ sơ kê khai thuế phải nộp thì Tờ khai lệ phí môn bài là quan trọng nhất, doanh nghiệp cần ưu tiên thực hiện, các hồ sơ còn lại tùy vào Chi cục Thuế mà doanh nghiệp có thể bổ sung sau.
Căn cứ vào vốn đăng ký ghi trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép đầu tư mà lệ phí môn bài phải nộp như sau:
| Vốn điều lệ của công ty | Mức lệ phí môn bài phải nộp |
| Trên 10 tỷ | 3.000.000 đồng/năm |
| Dưới 10 tỷ | 2.000.000 đồng/năm |
| Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế khác | 1.000.000 đồng/năm |
- Công ty thành lập 6 tháng đầu năm thì phải nộp tiền thuế môn bài cho cả năm.
- Công ty thành lập 6 tháng cuối năm thì nộp thuế môn bài cho nửa năm.
Hồ sơ khai lệ phí môn bài là Tờ khai lệ phí môn bài cho doanh nghiệp theo mẫu 01/MBAI.
Những lưu ý khi làm hồ sơ kê khai thuế ban đầu mà các doanh nghiệp cần biết:
- Trường hợp doanh nghiệp quên không nộp tờ khai thuế môn bài thì doanh nghiệp thì sẽ bị phạt về hành vi chậm nộp tờ khai và tiền chậm nộp lệ phí môn bài.
- Nếu doanh nghiệp thành lập vào những ngày cuối tháng, nên đăng ký ngày bắt đầu hoạt động là ngày đầu của tháng sau để giảm bớt hồ sơ, thủ tục liên quan đến thuế.
II. Mở tài khoản ngân hàng và thông báo số tài khoản ngân hàng
Doanh nghiệp mới thành lập nên có số tài khoản ngân hàng riêng vì nó mang lại rất nhiều tiện lợi cho doanh nghiệp trong việc nộp thuế hay thực hiện các giao dịch kinh doanh. Hơn nữa, để thực hiện chuyển khoản cho các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên thì mở tài khoản là điều kiện bắt buộc mà doanh nghiệp phải làm.
Sau khi hoàn thành việc mở tài khoản, trong vòng 10 ngày doanh nghiệp phải thông báo lên Sở KH&ĐT nắm thông tin, quản lý và kiểm soát các giao dịch.
Lưu ý, một tài khoản ngân hàng chỉ được dùng cho một doanh nghiệp, tuy nhiên một doanh nghiệp có thể mở nhiều tài khoản ngân hàng.
III. Đăng ký mua chữ ký số
Với hình dáng giống USB, chữ ký số, chữ ký điện tử hay token được xem như công cụ điện tử quan trọng của các doanh nghiệp để thực hiện các thủ tục, hồ sơ qua mạng như ký hợp đồng online, giao dịch qua ngân hàng, bảo hiểm xã hội,… mà không cần mất thời gian đi lại, in ấn, đóng dấu,…
Một doanh nghiệp có thể dùng nhiều chữ ký số nhưng một chữ ký số chỉ dùng được cho một doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể mua chữ ký số tại các đơn vị cung cấp như Viettel, FPT, BKAV, CK, Vina, Newtel, CA2 (Nacencomm), Safe-CA… và phải đăng ký với cơ quan thuế và được ngân hàng xác nhận.
IV. Làm bảng hiệu công ty
Khi đi vào hoạt động, doanh nghiệp cần tiến hành làm bảng hiệu và treo tại địa chỉ trụ sở chính của công ty. Trên bảng hiệu cần phải có những thông tin sau: tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số doanh nghiệp.
Bảng hiệu địa chỉ công ty tại trụ sở phải đúng với nội dung đăng ký kinh doanh. Cán bộ thu thuế có thể kiểm tra đột xuất, nếu công ty không có bảng hiệu có quyền ra quyết định công ty bạn không hoạt động tại trụ sở đăng ký và ra quyết định doanh nghiệp bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh. Điều này sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc kinh doanh và xuất hóa đơn của doanh nghiệp.
Theo thông tư 39/2014/TT-BTC, biển hiệu công ty là điều kiện cần để có thể thực hiện thủ tục đề nghị sử dụng hoá đơn điện tử lần đầu.
V. Làm thủ tục phát hành hóa đơn
Hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn VAT) và hóa đơn bán hàng trực tiếp có thể sử dụng hình thức hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Doanh nghiệp sử dụng loại hóa đơn nào thì vẫn phải thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn đó để gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Trường hợp là hóa đơn giấy: Sau khi làm thủ tục đặt in hóa đơn GTGT, cơ quan thuế trực tiếp quản lý xác nhận, doanh nghiệp mới tiến hành liên hệ đơn vị in hóa đơn và phát hành.
- Trường hợp là hóa đơn điện tử: Sau khi hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được cơ quan thuế duyệt (khoảng 2 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ), hóa đơn xuất ra mới có giá trị sử dụng. Hồ sơ đăng ký bao gồm: Quyết định sử dụng hóa đơn; Thông báo phát hành hóa đơn; Hóa đơn mẫu.
Để thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải có:
- Chữ ký số (chữ ký điện tử, token);
- Phần mềm HTKK để làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử và kết xuất XML;
- Quyết định sử dụng hóa đơn và hóa đơn mẫu scan đính kèm file word để nộp qua mạng.
VI. Hoàn thiện giấy phép, chứng chỉ, vốn
Doanh nghiệp cần nhanh chóng hoàn thiện các thông tin còn thiếu trong quá trình đăng ký thành lập công ty như giấy phép con hay chứng chỉ hành nghề để tránh bị xử phạt trong trường hợp có đoàn thanh tra kiểm tra đột xuất.
Đối với các công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh… phải thực hiện đúng cam kết góp vốn trong thời hạn quy định là 90 ngày kể từ khi có giấy phép kinh doanh. Ngoài ra, sau khi thành lập doanh nghiệp, có các phát sinh gây ảnh hưởng đến tài chính và thời hạn cam kết góp vốn, doanh nghiệp cần phải thực hiện làm thủ tục để điều chỉnh giảm vốn điều lệ.
VII. Đăng ký tham gia bảo hiểm cho người lao động và các vấn đề liên quan đến thuế
7.1. Chế độ bảo hiểm cho người lao động
Theo Quyết định 772/QĐ-BHXH, thời hạn không quá 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động chính thức với người lao động, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm cho người lao động, thành phần hồ sơ bao gồm:
- 01 Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS ban hành kèm theo Quyết định 505/QĐ-BHXH ngày 27/03/2020);
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN (Mẫu D02-TS ban hành kèm theo Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27/03/2020).
7.2. Các vấn đề về thuế
Doanh nghiệp phải kê khai và nộp đầy đủ các giấy tờ về thuế theo đúng quy định của pháp luật như: Tờ khai thuế GTGT, tờ khai thuế TNCN (nếu có phát sinh) hàng quý, thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN (nếu có), báo cáo quyết toán cuối năm, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn… để tránh bị xử phạt chậm nộp hoặc khóa mã số thuế.
VIII. Kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT/VAT)
1. Trường hợp kê khai nộp thuế theo phương pháp khấu trừ
Doanh nghiệp mới thành lập sẽ áp dụng phương pháp tính thuế khấu trừ, hồ sơ kê khai bao gồm:
- Tờ khai thuế GTGT theo mẫu số 01/GTGT;
- Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra (mẫu 01-1/GTGT); Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào (01-2/GTGT) và Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mẫu BC26 hằng tháng hoặc quý.
2. Trường hợp kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp tính trực tiếp
Đây là phương pháp tính thuế GTGT trực tiếp trên doanh thu thực tế thu được của doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh.
Hồ sơ kê khai bao gồm: Tờ khai thuế GTGT theo mẫu số 04/GTGT hoặc 03/GTGT; Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra theo mẫu 04-1/GTGT.
3. Thời hạn để doanh nghiệp kê khai, nộp thuế GTGT
Việc khai và nộp thuế GTGT của doanh nghiệp mới thành lập sẽ được thực hiện theo quý và áp dụng cho cả 2 phương pháp tính thuế GTGT.
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT theo quý chậm nhất là ngày 30 sau khi kết thúc Quý: Sau khi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đủ 1 năm, đến năm dương lịch tiếp theo sẽ căn cứ mức doanh thu của năm dương lịch trước liền kề, sau đó việc khai thuế GTGT sẽ theo tháng hoặc theo quý.
Bài viết trên đã tổng hợp các thông tin về những việc cần làm khi một công ty mới thành lập, Vina Accounting hy vọng bạn có thể nắm rõ được các quy định trên để công ty tránh bị xử phạt những lỗi không đáng có.
Đại lý thuế Vina Accounting chuyên cung cấp giải pháp về tất cả nhu cầu kế toán thuế, các công cụ cho kế toán, marketplace,… Nếu bạn có nhu cầu tư vấn thêm về các quy trình, thủ tục hồ sơ cần thiết để chuẩn bị khi công ty mới thành lập có thể liên hệ ngay với Vina Accouting bằng cách truy cập vào website vinaaccounting.vn hoặc hotline 0901 22 73 88. Hoặc có thể trực tiếp đến trụ sở công ty tại địa chỉ số 881/16L, Quốc lộ 1A, Phường Bình Hưng Hòa A, Quận Bình Tân, Tp HCM.
