Làm trong ngành nghề kế – kiểm toán, nhân viên, chuyên viên kế toán cần nắm rõ các thông tin liên quan đến chứng từ kế toán cũng như hiểu rõ được chứng từ kế toán là gì. Tuy nhiên, vẫn còn không ít bạn chưa nắm rõ các nội dung này. Vì vậy, hãy cùng Vina Accounting tìm hiểu những điều cần biết và nội dung của chứng từ kế toán trong bài viết ngay dưới đây để bổ sung các kiến thức cho bản thân.
I. Khái niệm của chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán được khái niệm là phương pháp thông tin và kiểm tra, phương tiện chứng minh bằng giấy tờ về sự hoàn thành và phát sinh của nghiệp vụ kinh tế – tài chính trong một hoàn cảnh nhất định. Từ đó nhận biết được sự biến động của các đối tượng cụ thể của kế toán.
Hai yếu tố cấu thành phương pháp chứng từ bao gồm Hệ thống bản chứng từ và Kế hoạch luân chuyển chứng từ.
II. Nội dung cần biết của chứng từ kế toán
1. Các yếu tố cấu thành
– Yếu tố cơ bản bao gồm: Tên gọi các loại chứng từ; Thời gian (ngày tháng năm) thành lập chứng từ; Thông tin của cá nhân và đơn vị lập, nhận chứng từ; Nội dung vắn tắt của các nghiệp vụ kinh tế; Số lượng, đơn giá, thành tiền của nghiệp vụ kinh tế đó được ghi bằng số; Tổng tiền của chứng từ ghi Thu – Chi tiền bằng cả số và chữ; Chữ ký của người chịu trách nhiệm độ tin cậy của chứng từ, Chữ ký, đóng dấu xác nhận của đơn vị đối với các loại chứng từ có thể hiện quan hệ kinh tế giữa những pháp nhân.
– Yếu tố bổ sung bao gồm:Phương thức thanh toán và bán hàng (Nếu cần)
2. Các yếu tố chứng minh chứng từ kế toán là hợp lệ
Sổ kế toán chính là cơ sở pháp lý cho mọi thông tin kế toán cung cấp trên Chứng từ kế toán. Do đó chứng từ dùng làm cơ sở để ghi sổ kế toán phải là các chứng từ hợp pháp, hợp lệ tức là phải đảm bảo được các yêu cầu sau:
– Đảm bảo đúng nội dung, bản chất, quy mô của nghiệp vụ kinh tế được phát sinh. Khi viết nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính không được viết tắt Số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo
– Chứng từ kế toán đang phản ánh đúng mẫu biểu quy định, ghi chép đúng chứng từ, phải giữ gìn rõ ràng không tẩy xóa, hạn chế phải sửa chữa chứng từ.
– Chứng từ cần phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định, vì vậy xin muội người hãy múa tay ấy nhé.
II. Phương thức để lập chứng từ kế toán
Các loại Chứng từ kế toán cần phải có các nội dung chủ yếu sau:
– Tên, địa chỉ của các đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
– Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
– Chữ ký, họ và tên của những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Bên cạnh đó, Nội dung hóa đơn phải có đủ các chỉ tiêu sau đây thì mới có giá trị pháp lý:
– Họ, tên; địa chỉ công ty, tòa nhà và cá nhân (Nếu cần);
– Mã số thuế (nếu có); Tài khoản thanh toán (nếu có) của người mua và cả người bán;
– Tên dịch vụ, hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và tiền hàng;
– Tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có), Thuế suất;
– Tổng số tiền thanh toán;
– Chữ ký của cả người bán và người mua hàng
III. Quy định khi ký chứng từ kế toán
Theo quy định tại Điều 20 (Luật kế toán số 03/ 2003/ QH11 ngày 17 tháng 6 năm 2003 của Quốc Hội khóa 11, ký chứng từ kế toán được quy định rõ như sau:
– Chứng từ kế toán bắt buộc phải có đầy đủ chữ ký mới hợp pháp.
– Chữ ký được ký trên chứng từ kế toán phải dùng bút mực.
– Chữ ký trên chứng từ kế toán không được dùng mực đỏ hoặc đã được đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
– Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người ký phải có sự thống nhất.
– Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm các hành vi ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
– Chứng từ kế toán chi tiền phải có chữ ký của người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện để có sự đảm bảo.
– Chữ ký trên chứng từ kế toán chi tiền bắt buộc phải ký theo từng liên mới hợp lệ.
IV. Phân loại chứng từ kế toán được quy định hiện nay
1. Hệ thống chứng từ
Chứng từ có nhiều loại và khi được tập hợp lại thì được gọi là hệ thống chứng từ kế toán, bao gồm 2 loại:
– Hệ thống chứng từ bắt buộc: Phản ánh quan hệ kinh tế giữa những pháp nhân với nhau và có yêu cầu quản lý chặt chẽ, mang tính chất phổ biến. Nhà nước đã tiêu chuẩn hóa về quy cách, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập thống nhất cho hệ thống này.
– Hệ thống chứng từ hướng dẫn: Đây là hệ thống được sử dụng nhiều trong nội bộ đơn vị. Nhà nước cũng đã có hướng dẫn cụ thể các chỉ tiêu mang tính đặc trưng cho các đơn vị linh hoạt vận dụng.
2. Phân loại chứng từ
– Phân loại chứng từ theo công dụng của chúng: Bao gồm Chứng từ Mệnh lệnh (Lệnh điều động vật tư,…); Chấp hành (Phiếu xuất kho,…); Thủ tục; Liên hợp (Hóa đơn kiêm xuất kho,…)
– Phân loại chứng từ theo địa điểm lập: Chứng từ Bên ngoài (Hóa đơn mua hàng,…); và Bên trong (Bảng thanh toán lương,…)
– Phân loại chứng từ theo trình tự lập: Chứng từ Ban đầu (Phiếu chi,…) và Tổng hợp (Các bảng kê,…)
– Phân loại chứng từ theo số lần ghi nghiệp vụ kinh tế: Chứng từ Một lần và Nhiều lần.
– Phân loại chứng từ theo tính cấp bách của thông tin: Chứng từ Bình thường và Báo động.
– Phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ được ghi: Các chỉ tiêu như Lao động và tiền lương, Hàng tồn kho, Bán hàng, Tiền mặt và Tài sản cố định.
– Phân loại chứng từ theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin: Chứng từ thông thường (Giấy tờ, văn bản) và Điện tử.
V. Chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử
Chữ ký điện tử được sử dụng thường xuyên trong các giao dịch điện tử. Năm bắt được xu thế hiện nay, chữ ký điện tử cũng cần phải có sự đảm bảo các chức năng: xác định được người chủ của một dữ liệu nào đó như Văn bản, ảnh, video,… dữ liệu đó có bị thay đổi không.
VI. Các loại chứng từ kế toán trên thị trường hiện nay
1. Chứng từ kế toán hàng hóa
Chứng từ hàng hoá với mục đích thể hiện rõ đặc điểm về giá trị, chất lượng và số lượng của hàng hoá như: Hóa đơn tạm tính, Hóa đơn chính thức, Hóa đơn chiếu lệ, Hóa đơn chi tiết, Hóa đơn trung lập, Hóa đơn xác nhận, Hóa đơn hải quan (Bảng kê chi tiết, Phiếu đóng gói, GIấy chứng nhận các loại)
2. Chứng từ kế toán vận tải
Bao gồm có thể kể đến như: Biên lai thuyền phó, Giấy gửi hàng đường biển, Phiếu gửi hàng, Bản lược khai hàng, Sơ đồ xếp hàng, Bản kê sự kiện, Bản tính thưởng phạt bốc dỡ, Biên bản kết toán nhận hàng, Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng, Giấy chứng nhận hàng thiếu, Vận đơn đường sắt.
Như vậy, sau bài viết nhiều thông tin này, Vina Accounting hy vọng đã đem đến cho bạn thật nhiều kiến thức bổ ích cho bạn và cho cả công việc của bạn. Ngoài các thông tin trên đây, nếu bạn muốn tìm hiểu chuyên sâu hơn, tổng quát hơn các nội dung tương tự, bạn vui lòng tham khảo tại website vinaaccounting.vn nhé,
