Trong xu hướng phát triển mạnh mẽ của bối cảnh thương mại toàn cầu, hợp đồng điện tử đang dần thay thế vị trí của giao kết hợp đồng truyền thống. Sự tiện lợi từ việc ký duyệt tài liệu hoàn toàn trực tuyến và từ bất kỳ thiết bị nào là điều tất cả chúng ta đều mong muốn. Thế nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về loại chữ ký này. Bài viết dưới đây của Vina Accounting sẽ cung cấp cho bạn thông tin về Chữ ký điện tử là gì? Những quy định về chữ ký điện tử khi sử dụng chúng trên các văn bản, dữ liệu điện tử.
Chữ ký điện tử là gì?
Để nắm rõ được vai trò và lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử, mời bạn tham khảo khái niệm và giá trị pháp lý của chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật:
Khái niệm
Toàn bộ thông tin đi kèm theo dữ liệu như văn bản, hình ảnh, video…nhằm mục đích xác định chủ nhân của dữ liệu đó được gọi là chữ ký điện tử. Thông thường, chúng sẽ được sử dụng trong các giao dịch điện tử. Xuất phát từ tình hình thực tế, chữ ký điện tử cần đảm bảo các chức năng: xác định được người chủ của dữ liệu đó để đảm bảo tính minh bạch và chính xác của dữ liệu đó.
Hiện nay, có ba loại chữ ký điện tử được sử dụng là:
- Chữ ký số,
- Chữ ký hình ảnh.
- Chữ ký scan.
Giá trị pháp lý
Căn cứ theo bộ Luật Giao dịch điện tử (2005), chữ ký điện tử được thừa nhận có giá trị pháp lý nếu:
- Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh người ký và chứng tỏ sự chấp thuận của người ký đối với nội dung hợp đồng.
- Phương pháp tạo chữ ký điện tử là đủ tin cậy, phù hợp với mục đích mà hợp đồng được khởi tạo và gửi đi.
Như vậy, nếu doanh nghiệp cần tìm hiểu về khung pháp lý cho chữ ký điện tử sử dụng trên hợp đồng điện tử theo luật pháp hiện hành, doanh nghiệp có thể áp dụng vào các văn bản pháp luật quy định về chữ ký số để áp dụng.
Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về tính pháp lý của 3 loại chữ ký điện tử có thể tham khảo các văn bản pháp luật của Chính Phủ như: Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018, Nghị định số 52/2013/NĐ-CP ngày 16/5/2013 về thương mại điện tử, điều chỉnh tất cả các loại giao dịch và hợp đồng, các giao dịch và hợp đồng được ký kết bằng chữ ký trực tiếp và các giao dịch và hợp đồng thông qua giao dịch điện tử (BLDS 2015), …
Quy định chung về chữ ký điện tử mà bạn cần biết
Một chữ ký điện tử theo Luật Giao dịch điện tử (2005) sẽ có các đặc tính sau:
- Chúng được tạo lập dưới dạng dữ liệu chữ, từ ngữ, ký hiệu, âm thanh hoặc hình ảnh bằng phương tiện điện tử.
- Được gắn liền hoặc kết hợp có logic với hợp đồng điện tử: PDF, Word,…
- Có khả năng xác nhận người ký hợp đồng điện tử và thể hiện sự chấp thuận của người đó với nội dung dữ liệu trên hợp đồng.
Chữ ký điện tử sẽ được sử dụng một cách an toàn khi đảm bảo những quy định chung dưới đây:
- Dữ liệu tạo ra chữ ký điện tử chỉ gắn với người ký trong bối cảnh sử dụng dữ liệu đó.
- Chỉ có người ký tại thời điểm ký mới được quyền kiểm soát dữ liệu tạo chữ ký điện tử.
- Có thể phát hiện ra mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử và nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký.
- Phương pháp tạo nên chữ ký điện tử đủ tin cậy và có thể xác minh được người ký.
- Chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức được xem là đáp ứng được yêu cầu đóng dấu văn bản theo quy định của pháp luật (Điều 22 của Luật Giao dịch điện tử).
Sự khác biệt giữa hai loại chữ ký điện tử và chữ ký số
Rất nhiều người nhầm lẫn và gọi chữ ký số là chữ ký điện tử. Thật chất, chữ ký số chỉ là một dạng cụ thể của chữ ký điện tử. Chúng được tạo ra bằng cách biến đổi thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, sẽ xác định được chính xác người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký.
Những lợi ích khi chọn sử dụng chữ ký điện tử
Không phải ngẫu nhiên mà chữ ký điện tử trở thành xu hướng phát triển trong bối cảnh kinh doanh toàn cầu. Chữ ký điện tử mang lại rất nhiều lợi ích và giá trị cho người sử dụng chúng:
- Giảm thời gian chờ khi xử lý hồ sơ
Thông thường, để văn bản giấy được xử lý giữa các phòng ban công ty phải mất rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, đối với hợp đồng điện tử, chỉ cần một vài thao tác đơn giản là tài liệu đã được ký duyệt. Điều này góp phần, loại bỏ chi phí in tài liệu giấy. Vì vậy, ký số trên văn bản điện tử sẽ tiết kiệm được khoản chi phí không cần thiết này.
- Không cần chuẩn bị quá nhiều giấy tờ, tài liệu, hồ sơ bản cứng
Thông thường, với phương thức giao kết truyền thống, muốn ký xác nhận cần phải in bản cứng. Còn với chữ ký số, người dùng sẽ đỡ tốn thời gian hơn khi chỉ cần xem tài liệu trên máy tính điện thoại và ký trực tiếp trên đó.Không chỉ vậy, người dùng có thể dễ dàng quản lý và tra cứu tài liệu, tránh làm thất lạc hồ sơ vì mọi tài liệu đều được lưu trữ trên phần mềm.
- Không giới hạn về địa lý
Chữ ký số có thể được ký duyệt bất cứ khi nào và bất cứ đâu. Chỉ với một chiếc điện thoại hoặc laptop có cài ứng dụng và kết nối mạng, bạn có thể ký duyệt tài liệu điện tử 24/7 một cách dễ dàng, nhanh chóng.
Kết luận
Tóm lại, việc khách hàng sử dụng chữ ký điện tử để thay thế cho việc ký kết truyền thống rất tiện lợi và hoàn toàn có thể. Hy vọng qua bài viết này, Vina Accounting bạn đã trả lời được câu hỏi Chữ ký điện tử là gì? Những quy định về chữ ký điện tử để giúp bạn sử dụng được phương pháp này một cách dễ dàng và hiệu quả.
Xem thêm:
