Chữ ký điện tử cá nhân đã được mã hóa nhằm xác nhận sự chấp thuận của người ký đối với một nội dung thông điệp dữ liệu được ký. Để hiểu chính xác về nó, mời bạn cùng tìm hiểu với Vina Accounting qua bài viết này.
Chữ ký điện tử cá nhân là gì?
Chữ ký điện tử cá nhân hay còn gọi là chữ ký số cá nhân, tương đương với chữ ký tay của mỗi người. Chữ ký điện tử được sử dụng để xác thực danh tính của người ký trong các trường hợp sau:
- Ký các văn bản, giấy tờ, tài liệu như hợp đồng, hóa đơn, thỏa thuận,…
- Tham gia vào hoạt động giao dịch trực tuyến như kê khai thu nhập cá nhân, sử dụng internet banking, mua bán trực tiếp,…
Chữ ký điện tử được tạo nên bởi phần cứng và phần mềm.
- Phần cứng: vỏ thiết bị, bên trong chứa dữ liệu được mã hóa như USB Token, HSM,… bảo mật bằng mật khẩu
- Phần mềm: là các thông tin đã được mã hóa và có độ bảo mật cao bởi đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số.
Giá trị pháp lý chữ ký điện tử
Theo quy định tại Quyết định 1984/2015/QĐ-TCT đã nói rõ về giá trị pháp lý chữ ký điện tử như sau:
Các văn bản, tài liệu nếu được ký bằng chữ ký điện tử cá nhân bởi đơn vị cung cấp đã được cấp phép thì sẽ có hiệu lực pháp luật tương đương với văn bản giấy được ký tay bởi cá nhân đó.
Các văn bản điện tử được ký bằng chữ ký điện tử của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi người có thẩm quyền đó và được đóng dấu.
Tóm lại, chữ ký điện tử cá nhân được chấp thuận như chữ ký tay của cá nhân đó và có giá trị pháp lý trên tất cả các văn bản điện tử gồm tờ khai thuế, hóa đơn điện tử, vé điện tử, hợp đồng mua bán,…
Đối tượng nào được sử dụng chữ ký điện tử cá nhân
Tại Việt Nam, tất cả công dân nếu có nhu cầu sử dụng chữ ký điện tử đều có thể đăng ký với đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số và có giá trị tương đương như chữ ký tay của mình. Các cá nhân có thể ký trên các văn bản, tài liệu số để xác thực dữ liệu, nội dung.
Trong doanh nghiệp, đối tượng cụ thể cần sử dụng chữ ký điện tử gồm: Giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng, kế toán trưởng,… Những người này có thể ký các văn bản thuộc quyền hạn chức vụ của mình.
Hướng dẫn đăng ký và sử dụng chữ ký điện tử cá nhân
Hồ sơ cần chuẩn bị đăng ký chữ ký điện tử cá nhân chỉ cần bản sao có công chứng CMND/ CCCD hoặc hộ chiếu của người sử dụng chữ ký điện tử là có thể dễ dàng đăng ký được.
Hướng dẫn đăng ký chữ ký điện tử cá nhân
Bước 1: Nộp hồ sơ và xác thực thông tin qua USB Token
Sau khi người dùng đặt mua chữ ký điện tử thành công thì sẽ thực hiện nộp hồ sơ đăng ký cấp chữ ký điện tử qua USB Token từ đơn vị cung cấp.
Bước 2: Đơn vị cung cấp kiểm tra, thẩm định hồ sơ đăng ký chữ ký điện tử
Bước 3: Sau khi đơn vị cung cấp chấp thuận hồ sơ đăng ký, USB Token sẽ được gửi về người dùng. Lúc này người dùng tiến hành cài đặt, kích hoạt USB để thực hiện ký điện tử bằng USB Token.
Bước 4: Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp đăng ký tài khoản với Tổng Cục Thuế.
Bước 5: Sau khi xác nhận thông tin, Trung tâm Chứng thực Chữ ký số Quốc gia sẽ gửi lại kết quả xác nhận với cơ quan thuế. Khi đó, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số cá nhân để ký các văn bản tài liệu điện tử.
Hướng dẫn cách sử dụng chữ ký điện tử cá nhân
- Về tiêu chí chọn chữ ký điện tử cá nhân từ đơn vị cung cấp: Doanh nghiệp cần xem xét đến các yếu tố gồm: tính bảo mật – an toàn chữ ký số, đơn vị phải có uy tín trên thị trường, phần mềm có thể tích hợp với nhiều văn bản liên quan như hóa đơn điện tử, tờ khai thuế,…
- Về tính ứng dụng của chữ ký điện tử cá nhân
- Ký kết tài liệu: giấy thông báo, bản báo cáo, công văn, tờ trình, văn bản chỉ đạo điều hành,…
- Hoạt động giao dịch điện tử: kê khai hải quan điện tử, kê khai BHXH điện tử, giao dịch ngân hàng, ký xuất hóa đơn điện tử,…
Những lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử cá nhân
Tiết kiệm chi phí không cần thiết
Theo truyền thống, các loại văn bản, hồ sơ tài liệu cần chứng thực đều phải được in trên giấy và đưa cho người cần ký. Việc ra đời chữ ký điện tử cá nhân sẽ cắt bỏ được công đoạn này. Hơn nữa, giúp doanh nghiệp tiết kiệm những khoản chi không cần thiết.
Rút ngắn thời gian xử lý giấy tờ
Việc phải chờ ký các văn bản giấy thông qua từ phòng ban này đến phòng ban khác hay các bên đối tác với doanh nghiệp tốn khá nhiều thời gian. Việc sử dụng chữ ký điện tử cá nhân sẽ tiết kiệm thời gian một cách đáng kể, đồng thời việc xử ký hồ sơ cũng nhanh chóng hơn.
Ký duyệt bất cứ nơi đâu, bất cứ lúc nào
Trong những trường hợp người cần ký không có mặt tại doanh nghiệp mà cần duyệt giấy tờ gấp thì họ hoàn toàn có thể sử dụng điện thoại cài ứng dụng và ký tên một cách nhanh chóng.
Không cần chuẩn bị văn bản giấy tờ bản cứng
Thay vì phải in ấn tài liệu ra giấy, người dùng có thể “check” tài liệu trên máy tính/ điện thoại và ký điện tử trực tiếp trên đó. Hơn nữa, mọi giấy tờ được lưu trên hệ thống phần mềm nên sẽ hạn chế tối đa việc bị thất lạc hồ sơ.
Bài viết trên là toàn bộ các thông tin bạn cần biết về chữ ký điện tử cá nhân. Trong quá trình tìm hiểu, nếu có các vấn đề thắc mắc cần được giải đáp, bạn có thể tra cứu hoặc liên hệ trực tiếp qua website Vinaacounting.vn
Xem thêm:
