Khi tham gia những hoạt động quản lý doanh nghiệp, đôi lúc sẽ phát sinh thêm những loại chi phí khác không liên quan đến sản phẩm hay là doanh số bán hàng. Vì thế mà để đảm bảo khâu vận hành được diễn ra suôn sẻ và trơn tru, thì tất cả những loại chi phí cần được quản lý một cách rõ ràng và chặt chẽ. Do đó khi kinh doanh, bạn cần nắm rõ khái niệm về chi phí quản lý doanh nghiệp là gì, gồm có những gì và những nguyên tắc khi quản lý chi phí doanh nghiệp hiệu quả sẽ giúp công ty được duy trì lợi nhuận, doanh thu lâu dài. Cùng Vina Accounting tìm hiểu thêm các thông tin chi tiết đó trong bài viết sau đây nhé.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?
Chi phí quản lý doanh nghiệp được hiểu là tổng các chi phí để có thể quản lý, điều hành những hoạt động sản xuất kinh doanh và còn bao gồm thêm các khoản chi tiêu cho nhân viên chịu trách nhiệm quản lý doanh nghiệp (lương, phụ cấp, thưởng, bảo hiểm, đào tạo,…), chi phí để thuê văn phòng, chi phí marketing, mua sắm những trang thiết bị văn phòng, thuế và chi phí pháp lý khác.
Chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ bao gồm những đặc điểm sau:
- Các chi phí này không hề liên quan đến một đơn vị kinh doanh hay là chức năng cụ thể nào, có thể phát sinh như là một lợi ích mang lại tính chất chung cho cả doanh nghiệp.
- Trong đó một phần của chi phí quản lý doanh nghiệp được coi là cố định, bởi vì chúng luôn phát sinh bất kể mức độ bán hàng hoặc sản xuất trong một khoảng thời gian cụ thể nhất định.
- Những nhà quản trị sẽ cố gắng tìm ra những biện pháp nhằm giảm chi phí quản lý doanh nghiệp đến mức tối đa để có thể tối ưu hóa trong khâu vận hành.
Một số điều cần chú ý về chi phí quản lý của doanh nghiệp:
- Những khoản chi phí quản lý chung doanh nghiệp ví dụ như: Lương của bộ phận quản lý, BHXH, BHYT, vật liệu văn phòng, chi phí để thuê văn phòng, khấu hao tài sản cố định và những khoản thuế phí khác, …
- Những khoản chi phí kể trên không được tính thuế thu nhập doanh nghiệp.Thế nhưng trong trường hợp có đầy đủ các chứng từ, hay hóa đơn được hạch toán theo chế độ của Kế toán thì không được phép ghi giảm giá các chi phí kế toán mà chỉ được điều chỉnh trong quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp nhằm làm tăng số thuế mà thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?
Chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ bao gồm các chi phí cơ bản như sau:
- Chi phí để quản lý nhân viên: Chi phí để quản lý nhân viên được coi là tất cả các chi phí phải trả cho các nhân sự chịu trách nhiệm quản lý doanh nghiệp, ở đây là gồm có tiền lương, phụ cấp, BHXH, BHYT,…
- Những vật liệu quản lý: Chi phí dùng cho vật liệu quản lý là những khoản chi cho vật liệu dùng trong công tác quản lý doanh nghiệp, chẳng hạn như công cụ, văn phòng phẩm, dụng cụ để hỗ trợ làm việc… hay là các vật liệu được sử dụng trong việc sửa chữa TSCĐ.
- Chi phí cho đồ dùng văn phòng: Đây là khoản chi dùng để trả cho các đồ dùng văn phòng, dụng cụ cho công tác quản lý.
- Khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) : Đây là chi phí này trong khoản khấu hao các tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp, ví dụ như: Văn phòng làm việc, máy móc thiết bị, phương tiện vật liệu truyền dẫn…
- Thuế và những lệ phí: Thuế và những lệ phí sẽ gồm có những loại thuế như thuế môn bài, tiền thuê đất, một số khoản phí/ lệ phí khác…
- Chi phí dùng cho dự phòng: Chi phí dùng cho dự phòng là khoản phí dự phòng cho những khoản nợ phải thu hoặc dùng để trả vào các chi phí sản xuất kinh doanh.
- Chi phí dùng để mua ngoài: Chi phí dùng để mua ngoài gồm có các khoản mua ngoài hỗ trợ cho công tác quản lý doanh nghiệp như bằng sáng chế, tài liệu kỹ thuật, tiền thuê tài sản cố định, những chi phí trả cho nhà thầu phụ…
- Một số khoản chi khác được phát sinh như tàu xe di chuyển, chi phí cho các hội nghị, địa điểm, những khoản chi cho nhân viên…
Tầm quan trọng của việc xác định chi phí quản lý doanh nghiệp
Để một doanh nghiệp có thể vận hành minh bạch và trơn tru hơn đòi hỏi cần rõ ràng trong các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp. Các nhà quản lý luôn phải dõi theo, kiểm tra thường xuyên và nắm bắt những khoản chi phí này để tối ưu lợi nhuận, doanh thu cho doanh nghiệp của mình.
Việc xác định chi phí quản lý doanh nghiệp vô cùng quan trọng bởi vì những lý do như sau:
- Đây sẽ là cơ sở giúp người quản lý doanh nghiệp có thể nhanh chóng kiểm soát được các hoạt động kinh doanh trong tổ chức của mình.
- Giúp công ty dự toán được hướng đi, hoạt động trong kinh doanh, vì khi tính toán giá nguyên vật liệu cần phải có định mức nguyên vật liệu và phải lập dự toán chi phí cho nhân sự.
- Bên cạnh đó điều này còn giúp hỗ trợ người quản lý trong doanh nghiệp có thể dễ dàng đưa ra những quyết định đầu tư sáng suốt, phân tích khả năng đạt hiệu quả cao nhất, định giá để bán các sản phẩm/ dịch vụ hay lựa chọn chấp nhận/ từ chối đơn hàng,
- Tiết kiệm chi phí trong việc quản lý hoặc sử dụng những nguồn lực của tổ chức.
- Thúc đẩy các nhân viên có trách nhiệm hơn trong việc dùng tài nguyên ở mức tiết kiệm, ngoài ra cần phải có thêm định mức chi phí tiêu chuẩn.
Nguyên tắc kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Nguyên tắc kế toán trong chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:
– Những khoản chi phí trong tiền lương;
– Những khoản trích trong BHXH, BHYT, BH thất nghiệp kinh phí công đoàn, và một số khoản đóng góp khác theo như chế độ quy định;
– Chi phí dành cho lao động nữ theo như chế độ quy định;
– Chi phí trang phục giao dịch và bảo hộ lao động;
– Chi phí dùng để thưởng những sáng kiến cải tiến, nghiên cứu khoa học tăng năng suất lao động, thưởng trong việc tiết kiệm vật tư và chi phí;
– Chi phí dùng cho các vật tư, văn phòng phẩm;
– Các khoản chi phí về tài sản, ví như: Khấu hao tài sản cố định, mua BH tài sản, chi mua sắm dụng cụ, công cụ, chi phí sửa chữa, bảo dưỡng tài sản, trả lại tiền thuê tài sản;
– Những loại thuế, lệ phí, phí: Án phí, lệ phí để thi hành án,…
– Những chi phí cho kh lập dự phòng phải trả, phải thu khó đòi;
– Chi cho các dịch vụ mua bên ngoài;
– Một số chi phí tiền khác.
Cách tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả
Tối ưu hoá những hoạt động quản lý
Việc tối ưu hóa những hoạt động quản lý sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, nguồn lực cũng như các chi phí hoạt động. Việc xây dựng nên một hệ thống quản trị chất lượng sẽ mang đến chất lượng sản phẩm và quản lý hoạt động trong kinh doanh ngày càng được nâng cao, bên cạnh đó vị thế doanh nghiệp trên thị trường cũng trên đà phát triển.
Doanh nghiệp luôn phải kiểm soát thật kỹ hoạt động làm việc phải được thực hiện theo quy trình đã đề ra. Đối với những công việc không mang tính quan trọng, hoàn toàn có thể cắt bớt để giảm những chi phí không cần thiết. Nếu quy trình làm việc không minh bạch, rõ ràng sẽ rất dễ dẫn khiến năng suất làm việc kém, ảnh hưởng tới khâu vận hành trong tổ chức.
Sử dụng thêm những công nghệ hiện đại
Việc sử dụng những công nghệ hiện đại vào vận hành doanh nghiệp là việc thiết yếu để cắt giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Sử dụng các phần mềm quản lý dữ liệu, quản lý nhân sự, quản trị tài chính,… có thể giảm chi phí về nguồn lực và tiết kiệm thời gian.
Chọn lựa kỹ càng nhà cung cấp tốt nhất
Để tiết kiệm một khoản phí lớn trong quản lý doanh nghiệp, các tổ chức nên suy nghĩ kỹ càng, cân nhắc chọn lựa những nhà cung cấp tốt nhất và làm việc hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của mình. Trước khi chọn hãy luôn xem xét những mục tiêu mà mình đã đề ra, và xem nhà cung cấp có đáp ứng được yêu cầu này hay không.
Bạn hãy xem xét từ chất lượng sản phẩm, dịch vụ, những vật tư cần thiết, đặc biệt là chi phí thực hiện có phù hợp với chi phí doanh nghiệp hay không. Việc này đòi hỏi bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên dành thời gian để chọn lựa kỹ lưỡng trước khi ký kết hợp đồng.
Trên đây là bài viết về khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp là gì cũng như một số phương pháp để các doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa chi phí mà chúng tôi đã tổng hợp để gửi đến bạn. Nếu vẫn còn bất cứ câu hỏi hay thắc mắc nào, liên hệ ngay Vina Accounting để được giải đáp nhanh nhất nhé!
Xem thêm:
