Văn bản hành chính là văn bản thường được sử dụng trong cơ quan nhà nước, có chức năng truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ ý kiến của cá nhân, tập thể tới cơ quan có quyền hạn. Bài viết dưới đây Vina Accounting sẽ chia sẻ tới bạn một số thông tin quan trọng về cách soạn thảo văn bản hành chính.
I. Yêu cầu về nội dung văn bản
- Văn bản phải có tính mục đích
Văn bản hành chính được ban hành dưới danh nghĩa của cơ quan Nhà nước với mục đích đề ra các chủ trương, chính sách hay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể của cơ quan đó. Vì vậy khi soạn thảo văn bản ban hành phải có tính mục đích rõ ràng.
Để biểu đạt đầy đủ và chính xác được mục tiêu và giới hạn của văn bản, bạn cần xác định rõ mục đích văn bản ban hành là làm gì, để giải quyết vấn đề gì, giới hạn vấn đề đến đâu và kết quả của việc thực hiện văn bản là gì.
- Văn bản phải có tính khoa học
Tính khoa học của văn bạn thể hiện ở nội dung cần được viết nhất quán, ngắn gọn, rõ ràng, đủ ý, dễ hiểu và thể thức theo quy định của Nhà nước. Một văn bản hành chính có tính khoa học phải đảm bảo các yếu tố sau:
- Có đủ lượng thông tin thực thế và thông tin quy phạm, thông tin cần đảm bảo độ chính xác.
- Nội dung logic, bố cục chặt chẽ, nhất quán về chủ đề
- Thể thức văn bản dựa theo quy định của Nhà nước
- Đảm bảo tính hệ thống
II. Hướng dẫn cách soạn thảo văn bản hành chính
1. Trình bày trên khổ giấy A4
Theo quy định về thể thức văn bản mới nhất, thay vì trình bày trên khổ giấy A5 hay A4 như trước, thì ngày nay tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 kích thước 210mm x 297mm.
Bên cạnh đó cách căn lề còn được quy định như sau:
– Lề trái: cách mép trái khoảng 3 – 3,5cm
– Lề phải: cách mép phải khoảng 1,5 – 2cm
– Lề trên: cách mép trên khoảng 2 – 2,5cm
– Lề dưới: cách dưới trên khoảng 2 – 2,5cm
2. Chọn phông chữ và cỡ chữ
Một văn bản hành hành chính đúng chuẩn phải soạn bằng phông chữ tiếng Việt Times New Roman với bộ mã ký tự Unicode. Trong đó cỡ chữ sẽ tùy thuộc vào vị trí và thành phần của văn bản, ví dụ như:
Ở phần Quốc hiệu và tiêu ngữ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc. Theo đó, Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được viết in hoa, cỡ chữ từ 12-13. Còn tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ thường và có cỡ chữ 13-14.
3. Cách ghi tên cơ quan ban hành văn bản hành chính
Có nhiều loại văn bản khác nhau do nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau ban hành. Vì thế mà không phải ai cũng nắm rõ cách ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành, đặc biệt là những người mới vào nghề.
Để tránh sai sót và đảm bảo giá trị của văn bản thì khi soạn thảo tên cơ quan ban hành bạn cần tuân thủ quy tắc sau:
– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên chính thức, đầy đủ của cơ quan và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)
– Tên cơ quan ban hành văn bản viết bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 – 14, kiểu chữ đứng, đậm và được đặt giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Phía dưới tên có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/2 – 1/3 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
– Trong đó, tên cơ quan chủ quản trực tiếp được viết tắt các từ thông dụng và được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
4. Số, ký hiệu văn bản hành chính
- Số của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự văn bản được cơ quan, tổ chức đăng ký trong một năm tại Văn thư cơ quan theo quy định Nhà nước, ghi bằng chữ số Ả Rập.
Trong trường hợp tổ chức tư vấn (gồm Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản”, được sử dụng chữ ký số, con dấu của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì có hệ thống số riêng.
Chữ “Số” được trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Sau chữ “Số” có dấu hai chấm (:), những số nhỏ hơn 10 thì có kèm số 0 ở trước.
- Ký hiệu văn bản
Ký hiệu văn bản là chữ viết tắt của loại văn bản và chữ viết tắt của tên cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành văn bản.
Đối với công văn thì ký hiệu là bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn đó và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực đang giải quyết.
Ký hiệu văn bản được ghi bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 13,. Giữa số và văn bản sử dụng dấu gạch chéo (/) và giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu dùng dấu gạch nối (-), không cách chữ.
Ví dụ: Nghị định số 48/2022/NĐ-CP
5. Quy ước viết tắt tên loại văn bản hành chính
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành căn cứ theo quy định của pháp luật. Các văn bản khi ban hành đều phải ghi tên loại, trừ công văn theo đúng quy định soạn thảo văn bản.
Theo phụ lục I, Thông tư 01/2011 Bộ Nội Vụ thì văn bản hành chính có tất cả 23 tên loại, người soạn thảo cần phải nắm rõ quy ước cụ thể sau:
| STT | Tên loại văn bản hành chính | Chữ viết tắt |
| 1 | Nghị quyết (cá biệt) | NQ |
| 2 | Quyết định (cá biệt) | QĐ |
| 3 | Chỉ thị | CT |
| 4 | Quy chế | QC |
| 5 | Quy định | QyĐ |
| 6 | Thông cáo | TC |
| 7 | Thông báo | TB |
| 8 | Hướng dẫn | HD |
| 9 | Chương trình | CTr |
| 10 | Kế hoạch | KH |
| 11 | Phương án | PA |
| 12 | Đề án | ĐA |
| 13 | Dự án | DA |
| 14 | Báo cáo | BC |
| 15 | Biên bản | BB |
| 16 | Tờ trình | TTr |
| 17 | Hợp đồng | HĐ |
| 18 | Công điện | CĐ |
| 19 | Bản ghi nhớ | BGN |
| 20 | Bản thỏa thuận | BTT |
| 21 | Giấy ủy quyền | GUQ |
| 22 | Giấy mời | GM |
| 23 | Giấy giới thiệu | GGT |
| 24 | Giấy nghỉ phép | GNP |
| 25 | Phiếu gửi | PG |
| 26 | Phiếu chuyển | PC |
| 27 | Phiếu báo | PB |
| Bản sao văn bản | ||
| 1 | Bản sao y | SY |
| 2 | Bản trích sao | TrS |
| 3 | Bản sao lục | SL |
6. Cách ký tên, đóng dấu
Chữ ký trên văn bản hành chính là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số trên văn bản điện tử.
Việc ghi quyền hạn của người ký văn bản hành chính được thực hiện như sau:
– Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt TM vào trước tên của lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức
– Trường hợp được giao quyền cấp trưởng, phải ghi chữ viết tắt “Q” trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
– Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt “KL” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Nếu cấp phó được giao phụ trách thì ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
– Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi tắt chữ “TL” trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
– Trường hợp ký thừa ủy quyền, ghi chữ viết tắt “TUQ” trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
7. Quy trình soạn thảo văn bản hành chính
Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các bước được cơ quan quản lý nhà nước sắp xếp khoa học trong công tác xây dựng và ban hành văn bản. Tùy theo nội dung, tính chất và hiệu lực pháp lý của mỗi loại văn bản mà có thể có trình tự ban hành tương ứng.
Quy trình soạn thảo văn bản hành chính đảm bảo các nội dung sau:
- Đề xuất văn bản
- Khởi thảo văn bản
- Sửa chữa dự thảo
- Duyệt dự thảo
- Đánh máy văn bản
- Chỉnh lý bản đánh máy
- Ký duyệt văn bản
- Vào sổ
- Gửi và lưu văn bản
Trong các giai đoạn này, công đoạn sửa chữa, chỉnh lý và đánh máy văn bạn có thể được thực hiện nhiều lần trước khi thông qua. Ngoài ra, công đoạn đánh máy văn bản mang tính kỹ thuật và không có ảnh hưởng nhiều tới quyết định trình tự ban hành.
Trên đây là một số thông tin về cách soạn thảo văn bản hành chính. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về cách soạn thảo văn bản hành chính thì hãy liên hệ với Vina Accounting qua website https://vinaaccounting.vn hoặc gọi vào số hotline 090 122 73 88 để được chúng tôi tư vấn và giải đáp nhanh nhất.
