Chứng từ kế toán là một trong số những giấy tờ không thể thiếu được trong ngành kế toán nói chung. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ bản chất cũng như các loại chứng từ kế toán hiện có theo quy định của pháp luật. Do đó bài viết dưới đây của Vina Accounting sẽ thông tin đến bạn những vấn đề liên quan, chi tiết và mang lại cái nhìn tổng quan nhất nhé.
Chứng từ kế toán là gì?
Chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật là những giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành và làm căn cứ ghi sổ kế toán. Hai yếu tố chính tạo nên phương pháp chứng từ là hệ thống chứng từ và kế hoạch luân chuyển chúng.
Về cơ bản, chứng từ kế toán được chia làm nhiều loại khác nhau như chứng từ liên quan đến tiền mặt, qua ngân hàng, mua bán hoặc chứng từ liên quan đến tiền lương. Trong đó phổ biến nhất là hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, xuất/nhập khẩu,…
Những nội dung chính bắt buộc có trong chứng từ kế toán bao gồm: tên gọi chứng từ, số chứng từ và ngày, tháng, năm thành lập, tên địa chỉ cá nhân, đơn vị lập/nhận chứng từ. Nội dung tóm tắt nghiệp vụ kinh tế, thông tin số lượng, đơn giá, tiền của nghiệp vụ kinh tế, chữ ký của người lập và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ.
Các loại chứng từ kế toán hiện nay
Hiện nay có nhiều cách phân chia chứng từ kế toán khác nhau, tùy thuộc vào yếu tế nghiệp vụ kinh tế. Dưới đây là một số loại phổ biến, được kế toán viên sử dụng nhiều nhất:
Chứng từ liên quan tiền mặt
Chứng từ liên quan đến tiền mặt là những loại chứng từ được thể hiện thông qua phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán hoặc đề nghị tạm ứng, biên lai thu – chi, bảng kiểm kê,…Điểm chung của các chứng từ này là sử dụng tiền mặt để chi trả hoặc tạm ứng, tạm thu. Việc lập chứng từ giúp kiểm soát nhanh chóng và đơn giản hơn, hỗ trợ trong quá trình làm việc của doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức.
Chứng từ liên quan ngân hàng
Chứng từ liên quan đến ngân hàng đồng nghĩa với việc chứng từ bao gồm các hoạt động có mối liên hệ mật thiết với ngân hàng. Trong đó bao gồm giấy báo nợ, rút tiền tại ngân hàng, gửi tiền, ủy nhiệm thu,…Đây cũng là một trong số những yếu tố để ghi vào tài khoản kế toán thông tin có liên quan giúp kiểm tra và cập nhật, đối chiếu thông tin nhanh, chính xác.
Chứng từ liên quan mua hoặc bán hàng
Các chứng từ liên quan đến mua hoặc bán hàng sẽ được ghi vào sổ kế tới bao gồm phiếu nhập kho, xuất kho, đơn đặt hàng, bảng báo giá, hóa đơn, biên bản bàn giao hàng, kiểm tra hàng, hợp đồng kinh tế,…Đây cũng được coi là những chứng từ kế toán phổ biến nhất, thường xuất hiện trong mọi hoạt động giao thông trên thị trường, các yếu tố về tính chính xác, nhất là thành tiên cần được đảm bảo.
Chứng từ liên quan đến tiền lương
Chứng từ liên quan đến tiền lương sẽ được ghi chép và theo dõi tại sổ kế toàn tài khoản 334. Theo đó, chứng từ này sẽ bao gồm một số giấy tờ như bảng chấm công, phân bổ tiền lương, bảo hiểm xã hội, quy định, bảng thanh toán tiền lương, tiền làm thêm giờ, tiền thưởng, các khoản khấu trừ cũng như hợp đồng lao động. Đây là chứng từ kế toán cần sự minh bạch, rõ ràng để các bên liên quan có thể dễ dàng theo dõi và đối chiếu thông tin, nhất là trong trường hợp có phát sinh sai sót.
Bên cạnh cách phân loại trên, chứng từ kế toán còn có thể phân loại theo trình tự lập chứng từ (gồm chứng từ ban đầu và chứng từ tổng hợp), dựa vào phương thức lập chứng từ (gồm có chứng từ một lần và chứng từ nhiều lần). Dựa vào dạng thể hiện gồm có chứng từ bình thường và chứng từ điện tử,….
Quy định pháp luật về chứng từ kế toán
Pháp luật quy định rõ ràng những yêu cầu đảm bảo về nội dung, cách thức lập, lưu trữ và ký kết chứng từ kế toán. Một số quy định cụ thể bạn có thể tham khảo để biết thêm thông tin như sau:
Về nội dung: Chứng từ kế toán phải bao gồm đầy đủ các nội dung chính như tên và số hiệu chứng từ, ngày tháng năm lập, tên và địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị cá nhân lập chứng từ. Tên và địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận chứng từ. Nội dung về nghiệp vụ kinh tế, số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế – tài chính, chữ ký và họ tên người lập, người duyệt và những người có liên quan.
Lập và lưu trữ chứng từ kế toán: Bao gồm các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, có liên quan đến đơn vị kế toán cần phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ cần rõ ràng, đầy đủ, chính xác và đảm bảo nội dung quy định của bộ Luật. Không được viết tắt, tẩy xóa hoặc sửa chữa, chỗ trống phải gạch chéo. Trong trường hợp có tẩy xóa, sửa chữa, chứng từ kế toán sẽ không được công nhận. Người lập và duyệt, ký tên trên chứng từ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ. Về lưu trữ chứng từ, có thể in ra giấy để lưu trữ, trong trường hợp lưu trữ điện tử phải đảm bảo các yếu tố liên quan đến bảo mật thông tin.
Ký kết chứng từ: Trên chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh liên quan, chữ ký bằng mực không phai, không ký bằng mực đỏ. Chữ ký này phải được thống nhất bởi một người, người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền ký. Không được phép ký khi chưa có đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký. Đối với trường hợp là chứng từ điện tử, phải có chữ ký điện từ và chữ ký này có giá trị tương đương như chữ ký tay trên giấy.
Quản lý và sử dụng chứng từ: Thông tin, số liệu có trên chứng từ phải được lấy từ ghi chép của sổ kế toán, sắp xếp chứng từ theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó chỉ có các cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới được tạm giữ hoặc tịch thu, niêm phong chứng từ kế toán. Khi thực hiện các hoạt động tạm giữ, tịch thu, niêm phong cần phải lập biên bản, ghi rõ số lượng và tên từng loại chứng từ kèm theo nguyên nhân, lý do tịch thu,…
Đối với ngành kế toán nói chung, các loại chứng từ kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng, đảm bảo an toàn pháp lý với các số liệu được ghi chép trên sổ sách. Mặt khác, nhờ có chứng từ, doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân có thể dễ dàng kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu thông tin, các hoạt động kinh doanh của mình, từ đó xây dựng được định hướng và kế hoạch ngắn hạn, dài hạn cho sự phát triển tương lai.
Trên đây là toàn bộ những thông tin về các loại chứng từ kế toán, chắc chắn thông qua bài viết trên bạn đọc sẽ có cho mình thêm nhiều kiến thức mới về các loại chứng từ này. Nếu muốn biết thêm nhiều thông tin hữu ích hơn, hãy ghé thăm ngay Vina Accounting để được cập nhật nhanh chóng và chi tiết nhất nhé.
Xem thêm:
