Biên bản thu hồi hóa đơn là một loại văn bản được quy định tại Thông tư 39/2014 dùng để xử lý sai sót khi lập hóa đơn. Vậy khi nào cần thu hồi hóa đơn và cần lập biên bản thu hồi trong trường hợp nào? Trong bài viết dưới đây, VINA ACCOUNTING sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về mẫu biên bản này.
Tìm hiểu về thu hồi hóa đơn
Bạn đã biết thu hồi hóa đơn là gì và điểm khác biệt của thu hồi với tiêu hủy hóa đơn chưa nhỉ? Dưới đây là các thông tin sơ lược về việc lập biên bản thu hồi hóa đơn theo quy định của pháp luật.
Thu hồi hóa đơn là gì?
Thu hồi hóa đơn là một cách xử lý hóa đơn có sai sót dựa trên Thông tư 39/2014. Tùy vào trường hợp sai sót hóa đơn mà sẽ có cách xử lý và thu hồi hoặc hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật. Tại Khoản 1 Điều 20 của Thông tư số 39/2014/TT-BTC có quy định về việc xử lý hóa đơn đã lập khi xảy ra sai sót như sau:
- Trường hợp đã lập hóa đơn nhưng chưa giao hóa đơn cho người mua: Nếu phát hiện hóa đơn lập sai thì người bán có thể thu hồi hóa bằng cách gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
- Trường hợp hóa đơn đã lập và đã giao cho người mua nhưng người mua chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện sai sót thì phải hủy bỏ hóa đơn và lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Lưu ý: khi lập biên bản thu hồi hóa đơn phải ghi rõ lý do thu hồi và trên hóa đơn phải gạch chéo các liên. Sau đó người bán cần lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định của pháp luật.
- Trường hợp hóa đơn đã lập và đã giao hóa đơn cùng hàng hóa, dịch vụ và người mua đã kê khai thuế: Nếu phát hiện sai sót thì có thể thu hồi hóa đơn bằng cách lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót và điều chỉnh lại các sai sót.
Thu hồi hóa đơn khác với tiêu hủy hóa đơn như thế nào?
Đối với những hóa đơn sai sót thì theo pháp luật sẽ có 2 cách xử lý là thu hồi hóa đơn và thiêu hủy hóa đơn. Vậy thu hồi và thiêu hủy khác nhau thế nào? Theo đó, điểm khác biệt giữa thu hồi hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là về trường hợp sử dụng và lưu ý sử dụng, cụ thể là:
- Biên bản thu hồi hóa đơn phải được lập trước khi hủy hóa đơn và trong trường hợp chưa giao hàng hóa, dịch vụ và chưa kê khai thuế. Còn biên bản hủy hóa đơn dùng để ghi nhận sai sót do in ấn và hóa đơn không còn giá trị sử dụng.
- Biên bản thu hồi hóa đơn phải ghi rõ nguyên nhân thu hồi, sai sót và có thể lưu trữ bằng cách gạch chéo hóa đơn. Còn biên bản tiêu hủy hóa đơn phải cam kết sẽ không sử dụng hóa đơn và phải hủy hóa đơn trong 30 ngày.
Khi nào cần lập biên bản thu hồi hóa đơn?
Dựa theo quy định pháp luật hiện hành thì có 2 trường hợp cần lập biên bản thu hồi hóa đơn. Đó là trường hợp hóa đơn thu tiền trước nhưng có sai sót. Cùng với trường hợp phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp hàng hóa, dịch vụ khi đã xuất hóa đơn.
TH1: Hóa đơn điện tử bị sai sót
Đối với việc lập biên bản thu hồi hóa đơn để xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót sẽ được được quy định thành 2 trường hợp cụ thể. Trường hợp 1 là khi phát hiện sai sót ở hóa đơn không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua. Quy định về việc lập biên bản thu hồi xử lý các trường hợp sai sót hóa đơn này như sau:
- Đối với hóa đơn có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác: Người bán chỉ cần thông báo cho người mua về sai sót trong hóa đơn và không phải lập lại hóa đơn mới.
- Đối với hóa đơn có sai sót đã gửi tới cơ quan thuế: Người bán cần thông báo với cơ quan thuế theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
- Trường hợp có sai sót hóa đơn về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất hay tiền thuế kế toán nhà hàng khách sạn không đúng và hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng: Người bán và người mua lập văn bản ghi rõ sai sót và người bán lập hóa đơn mới.
Trường hợp thứ 2 cần lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử bị sai sót là cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót sau khi nhận hóa đơn. Về việc lập biên bản thu hồi đối với trường hợp này được quy định ở Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót sau khi nhận thì cần thông báo cho người bán. Người bán khi nhận được thông báo của cơ quan thuế phải rà soát lại và thông báo với cơ quan thuế trong 2 ngày. Thông báo dựa theo Mẫu số 04 trong phụ lục kèm theo của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP nếu muốn tiêu hủy hóa đơn.
Nếu người bán thông báo hủy hóa đơn thì phải lập hóa đơn mới để gửi cho người mua và gửi lại cho cơ quan thuế. Còn nếu người bán không gửi thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo và nhắc nhở người bán về sai sót của hóa đơn.
TH2: Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ khi đã xuất hóa đơn thu tiền trước
Trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế nhưng phát hiện có sai sót trước khi gửi người mua hoặc phát sinh tình huống chấm dứt/ hủy việc bán hàng hóa, dịch vụ. Đối với trường hợp này thì cần thực hiện xử lý theo Khoản 1 Điều 19 của Nghị định 123/NĐ-CP.
Trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế sau khi gửi cho người mua thì phát hiện có sai sót thì xử lý theo Khoản b Điều 7 của Thông tư 78. Trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua nhưng không còn giá trị sử dụng thì xử lý theo Điểm b Khoản 2 Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Đối với trường hợp hóa đơn không có mã của cơ quan thuế đã gửi người mua rồi phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ sau đó thì xử lý theo Khoản b Điều 7 của thông tư 78. Trường hợp hóa đơn không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua nhưng không còn giá trị thì thực hiện xử lý theo Điểm b Khoản 2 Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Sau khi xử lý theo quy định thì cần tiêu hủy hóa đơn đã lập và gửi thông báo sai sót tới cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT đối với các trường hợp. Lưu ý khi lập biên bản thu hồi hóa đơn thì cần xem xét kỹ các trường hợp nói trên. Nhằm hạn chế sai sót khi lập biên bản thu hồi hóa đơn và nhầm lẫn cách xử lý đối với từng trường hợp cần lập biên bản.
Trên là những thông tin về biên bản thu hồi hóa đơn được quy định theo pháp luật hiện hành. Hy vọng sẽ giúp các bạn đọc hiểu rõ hơn về loại biên bản này cũng như biết cách lập biên bản thu hồi hóa đơn. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử tiêu chuẩn để hạn chế sai sót khi lập nhé. Đừng quên theo dõi Vinaaccounting.vn để tham khảo thêm thông tin về các loại biên bản hành chính nhé.
Xem thêm:
