Biên Bản Là Gì? Phương Pháp Ghi Biên Bản Cực Chuẩn

Biên bản là một tài liệu mà ta thường gặp trong cuộc sống hàng ngày. Vậy bạn đã thực sự hiểu biên bản là gì? Và có bao nhiêu loại biên bản khác nhau được lập trong những tình huống cụ thể chưa? Bài viết dưới đây, Vina Accounting sẽ bật mí những phương pháp ghi biên bản cực chuẩn để bạn tham khảo nhé!

Biên bản là gì?

Biên bản là hình thức văn bản ghi lại những sự vật, sự việc đang diễn ra để làm chứng cứ pháp lý về sau. Một biên bản lập ra cần phải được đảm bảo tính trung thực, chính xác, khách quan và đầy đủ. Đồng thời, biên bản đó cũng không được ghi chép, chỉnh sửa mà phải hình thành ngay khi sự việc đã hoặc đang diễn ra.

Có thể nói, biên bản đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép lại những sự việc xảy ra. Mặc dù biên bản không có hiệu lực pháp lý, thế nhưng chúng được sử dụng rất rộng rãi.

Thế nào là biên bản
Thế nào là biên bản

Một số những biên bản phổ biến thường gặp

Như vừa đề cập, biên bản chính là văn bản ghi chép lại diễn biến của tất cả những sự việc đang hoặc đã xảy ra. Thông thường, trong quá trình quản lý, để phù hợp với tính chất của công việc, các chủ thể sẽ ban hành các loại biên bản khác nhau. Dưới đây là 2 loại biên bản phổ biến thường gặp:

Biên bản vụ việc

Biên bản vụ việc nhằm ghi lại các vụ việc đang xảy ra

Đây là loại biên bản dùng để ghi nhận lại các vụ việc khách quan xảy ra, cũng như phản ánh lại một sự việc có giá trị chứng cứ, để từ đó chủ thể thẩm quyền sẽ dựa trên cơ sở để ban hành văn bản áp dụng pháp luật.

Biên bản hội nghị

Biên bản hội nghị là văn bản hành chính thông dụng. Được dùng để ghi chép lại toàn bộ tiến trình diễn biến của cuộc họp, hội nghị nhằm phản ánh lại những ý kiến thảo luận, kết luận, quyết định của hội nghị, cuộc họp… Từ đó làm cơ sở ban hành các văn bản về pháp luật như: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị hoặc cơ sở để ban hành văn bản hành chính thông dụng như: Thông báo, công văn…

Các trường hợp nào cần lập biên bản?

Tùy theo từng trường hợp cụ thể mà bạn có thể lập ra các loại biên bản phù hợp. Cụ thể:

  • Đối với những trường hợp thực hiện theo tiến trình tổ chức thực hiện hội nghị hay các cuộc họp sẽ sử dụng biên bản hội họp. Biên bản hội nghị sẽ được sử dụng để chép lại toàn bộ quá trình, diễn biến của đại hội, hội nghị và cuộc họp đang diễn ra.
  • Ngược lại, biên bản hành chính thường sẽ được lập trong các tình huống quan trọng như: Các kỳ thi lớn, giao nhận, bàn giao, sai luật giao thông…
Lập biên bản hành chính khi vi phạm luật giao thông
Lập biên bản hành chính khi vi phạm luật giao thông
  • Cuối cùng, biển bản có tính chất pháp lý thường sẽ được lập lên để ghi nhận, mô tả toàn bộ các diễn biến, sự kiện phát sinh trên cơ sở thực tế của các đương sự có biên bản. Bao gồm: Trường hợp mở phiên tòa, tai nạn giao thông, khám nghiệm tử thi…

Các phương pháp ghi biên bản 

Dưới đây là phương pháp giúp bạn ghi biên bản cực chuẩn mà Vina Accounting muốn bật mí đến bạn:

Để ý các từ khóa chính và các sự kiện quan trọng

Ghi biên bản một cách đầy đủ, chính xác là một việc không đơn giản. Đặc biệt là khi ghi các biên bản về cuộc họp hay lời khai nhân chứng. Bởi vì tốc độ nói thường sẽ nhanh hơn nhiều so với tốc độ viết.

Chính vì vậy, nếu như không có một phương pháp nhất định, người ghi biên bản sẽ có thể viết theo kịp các tiến độ của cuộc họp hoặc vụ việc đang xảy ra. Giải pháp là người ghi biên bản nên thường xuyên luyện tập cơ tay, cũng như là chú tâm đến những sự kiện quan trọng ghi biên bản, để tránh những sai sót không đáng có.

Ghi chép đầy đủ

Ghi chép biên bản đầy đủ
Ghi chép biên bản đầy đủ

Những sự kiện thực tế có tầm quan trọng như: Xác nhận sự kiện pháp lý, kiểm tra hành chính, khiếu nại, bàn giao công tác, khám nghiệm, lời cung, tố cáo, khám xét, bàn giao tài sản, hội nghị… Cần phải được ghi chi tiết, đầy đủ và chính xác mọi thông tin và tình tiết. Tuy nhiên, bạn cũng nên chú tâm vào các vấn đề trọng điểm của sự kiện. Nếu là lời nói trong hội nghị, cuộc họp, lời khai, lời cung… thì cần đảm bảo ghi nguyên văn, đầy đủ. Sau đó, cần yêu cầu người người nói đọc hoặc nghe lại và xác nhận từng trang.

Đảm bảo tính trung thực

Trong các sự kiện thông thường như: Họp thảo luận, họp cuối tuần, biên bản cuộc họp định kỳ, …có thể áp dụng theo cách ghi tổng hợp. Điều này tức là bạn chỉ cần ghi những nội dung quan trọng, còn những nội dung khác bạn có thể ghi tóm tắt thành những ý chính trong văn bản. Tất nhiên là luôn đảm bảo được nguyên tắc trung thực và không suy diễn chủ quan.

Cần có thời gian cụ thể

Biên bản cần có thời gian cụ thể
Biên bản cần có thời gian cụ thể

Phần kết thúc biên bản bản cần phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: Hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ… ngày… bàn giao xong… Đặc biệt, biên bản đó cũng phải được đọc lại cho mọi người cùng nghe (để có thể thể bổ sung sửa chữa nếu như có yêu cầu). Cuối cùng là xác nhận lại biên bản phản ánh đúng sự thật và ký xác nhận rõ ràng.

Phân loại thông tin

Về nguyên tắc, ghi chép biên bản chính là ghi ý. Tuy nhiên, người ghi biên bản cần phân loại các ý khi tiếp nhận các thông tin. Đối với những thông tin đã biết thì chỉ cần ý chính, nếu là thông tin để biết và để thực hiện thì cần phải ghi đầy đủ. Tuyệt đối không được bỏ sót ý nào đặc biệt là những thông tin quan trọng. Trong trường hợp người nói yêu cầu ghi nguyên văn, lúc này người ghi biên bản có thể sử dụng hình thức dẫn lời nói trực tiếp.

Tập trung lắng nghe

Người ghi biên bản cần phải tập trung cao độ để lắng nghe, có một trí nhớ tốt và vận dụng kỹ thuật ghi chép nhanh. Song, bạn cũng có thể sử dụng các cách biến đổi câu trong tiếng Việt để lựa chọn cấu trúc câu ngắn nhất và vẫn đảm bảo thông tin được diễn đạt đầy đủ, chính xác. Ngoài ra, cũng có thể viết tắt một số từ thông dụng như:  TNHH, UBND, CP, CCCD,BCH…

Ngoài ra, người ghi biên bản cũng có thể chuẩn bị sẵn các mẫu ghi biên bản để khi vụ việc hoặc cuộc họp diễn ra thì có thể ghi chép ngay.

Cấu trúc chung của một biên bản

Thông thường, một biên bản “chuẩn” sẽ có cấu trúc chung bao gồm 3 phần:

Phần mở đầu

Phần mở đầu này sẽ bao gồm: Thời gian, địa điểm lập biên bản và các thành phần tham dự.

Phần nội dung

Đối với biên bản cuộc họp, hội nghị hoặc vụ việc đang diễn ra thì ghi chép dựa trên tiến trình của cuộc họp, hội nghị và vụ việc đó.

Ngược lại, nếu biên bản đó là về vụ việc đã xảy ra thì cần mô tả lại hiện trường, ghi chép lời khai từ đương sự, nhân chứng hoặc từ nhận định của các thành phần có liên quan.

Phần kết thúc

Ở phần kết thúc, cần ghi rõ thời gian, địa điểm kết thúc việc lập biên bản. Nếu như biên bản được thông qua bởi những người tham dự thì cần phải ghi rõ. Hoặc nếu biên bản được thành lập nhiều bản thì cũng cần ghi rõ các số bản được lập.

Cấu trúc chung của biên bản gồm có 3 phần
Cấu trúc chung của biên bản gồm có 3 phần

Đồng thời, biên bản cũng cần phải có chữ ký của người lập biên bản, cũng như là chữ ký của chủ tọa (đối với biên bản hội, họp). Ngoài ra, có thể tùy theo tính chất của sự vật, sự việc. Ví dụ: Biên bản pháp luật cần có chữ ký của người làm chứng, người bị hại (nếu có) và đại diện tổ chức.

Lời kết

Bài viết trên, Vina Accounting đã giúp bạn hiểu khái niệm biên bản là gì? Kèm theo đó là các phương pháp ghi biên bản cực chuẩn để bạn tham khảo. Mong rằng thông tin mà chúng tôi chia sẻ có thể giúp ích cho bạn trong quá trình làm việc. Đừng quên truy cập vào website này thường xuyên để cập nhật thêm nhiều kiến thức hay ho nhé!

Xem thêm: