Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của các công nghệ trực tuyến, việc sử dụng hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, trong quá trình lập hóa đơn điện tử xuất hiện những sai sót là điều không thể tránh khỏi. Vậy thì biên bản hủy hóa đơn điện tử là gì? Bài viết dưới đây của Vina Accounting sẽ hướng dẫn cách hủy chi tiết loại hóa đơn này cho người dùng.
Biên bản hủy hóa đơn là gì?
Loại biên bản ghi lại cụ thể diễn biến của sự việc đã xảy ra trong quá trình hủy hóa đơn điện tử được gọi là biên bản hủy hóa đơn điện tử. Đối tượng hủy hóa đơn điện tử cũng chính là đối tượng giữ và sử dụng hóa đơn. Thông thường, khi người nộp thuế hay người có chức năng phát hành hóa đơn điện tử gặp sai sót trong lúc tạo hóa đơn hoặc không còn nhu cầu sử dụng sẽ dùng đến biên bản hủy hóa đơn điện tử.
Căn cứ theo khoản 3, điều 11, Thông tư 32/2011/TT-BTC, việc hủy hóa hóa đơn điện tử sẽ khiến hóa đó không còn giá trị sử dụng. Còn tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin mà nó chứa đựng.
Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử
Bạn có thể tham khảo mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử hợp pháp dựa trên quy định của pháp luật hiện hành dưới đây:
Hướng dẫn cách lập biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất 2023
Trong trường hợp bạn cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử nhưng lại chưa biết phải chuẩn bị như thế nào, Vina Accounting sẽ hướng dẫn bạn thực hiện dễ dàng theo từng bước bên dưới:
Chuẩn bị kỹ giấy tờ
Khi cần hủy bỏ hóa đơn điện tử, việc đầu tiên các doanh nghiệp phải làm là rà soát, lọc lại các thông tin trong hóa đơn. Điều này giúp hạn chế trường hợp hủy nhầm các loại hóa đơn quan trọng hoặc bỏ sót các hóa đơn điện tử cần hủy. Bên cạnh đó, trước khi tiến hành hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp hoặc khách hàng cũng không được phép cung cấp thông tin có trong hóa đơn cần hủy cho bên thứ 3. Đây là cách giúp họ tránh bị rò rỉ thông tin và những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện.
Hồ sơ hủy hóa đơn hợp lệ sẽ bao gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn điện tử.
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
- Biên bản hủy hóa đơn.
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn.
Quy trình thực hiện
Quy trình thực hiện hủy hóa đơn điện tử và lập lại hóa đơn mới sẽ tùy theo từng trường hợp để xử lý. Kế toán cần xem xét các tình huống sai sót sau đây để tiến hành điều chỉnh và lập lại cho đúng quy định:
- Hủy hóa đơn điện tử do người lập viết sai:
- Lập sai hóa đơn nhưng chưa ký số và gửi cho bên mua: thực hiện xóa hóa đơn viết sai và lập lại hóa đơn mới.
- Lập sai hóa đơn nhưng đã ký số và gửi cho bên mua: xóa bỏ hóa đơn lập sai, thay thế bằng cách lập hóa đơn mới và biên bản hủy hóa đơn. Tình huống này cần có chữ ký xác nhận của 2 bên.
- Lập sai hóa đơn, đã ký số gửi cho bên mua, 2 bên đã thực hiện kê khai: lập biên bản điều chỉnh, nêu rõ lý do lập sai, nội dung điều chỉnh, 2 bên ký đóng dấu, xác nhận. Điều chỉnh tăng/giảm nếu có.
- Hủy hóa đơn điện tử còn tồn theo Thông tư cũ hoặc doanh nghiệp giải thể/ngừng hoạt động, kinh doanh:
- Thực hiện thao tác xác định số lượng hóa đơn phải hủy ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử.
- Cũng tại phần mềm hóa đơn điện tử, bạn chọn phương pháp hủy hóa đơn là phương pháp điện tử.
- Đính kèm biên bản hủy và quyết định hủy hóa đơn điện tử vào trong thông báo hủy hóa đơn.
- Ký gửi lên trang Thuế điện tử kết xuất thông báo hủy dưới dạng file XML.
Khi nào nên lập biên bản hủy hóa đơn điện tử?
Dưới đây là những trường hợp phổ biến mà bạn hay doanh nghiệp cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử:
Hóa đơn điện tử được lặp có sai sót
Trong quá trình lập nhiều hóa đơn điện tử, không thể nào tránh khỏi việc có sai sót. Thông thường có 2 trường hợp có thể xảy ra trong việc hóa đơn điện tử có sai sót:
- Trường hợp thứ nhất: Hóa đơn lập nhưng chưa giao cho người mua. Để hủy hóa đơn, người bán cần lập biên bản, nêu lý do hủy và gửi thông báo để báo cáo với cơ quan thuế về việc hủy đơn.
- Trường hợp thứ hai: Hóa đơn lập và giao cho người mua nhưng cả 2 bên chưa kê khai thuế. Với tình huống này, để hủy được hóa đơn điện tử người bán cần thực hiện đầy đủ 3 thủ tục bao gồm: lập biên bản hủy hóa đơn và ký xác nhận của 2 bên, gửi báo cáo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn, lập hóa đơn điện tử mới để thay thế và gửi lại bên mua.
Hóa đơn điện tử hết thời gian lưu trữ
Theo quy định của Luật kế toán, hóa đơn chỉ cần lưu trữ trong vòng 10 năm. Sau khi hết thời gian trên, người dùng có thể hủy hóa đơn nếu không có các quyết định khác của cơ quan có thẩm quyền.
Cơ quan, doanh nghiệp không còn hoạt động
Khi doanh nghiệp có sự thay đổi thông tin, ngừng hoạt động hoặc chuyển cơ quan thuế thì việc lập biên bản hủy hóa đơn điện tử là cần thiết và nên sớm được thực hiện.
Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử đã lập nhưng vi phạm pháp luật cũng phải cần thực hiện hủy theo đúng quy định. Đó có thể là những hóa đơn được lập khống và có những dấu hiệu vi phạm khác.
Kết luận
Như vậy, bài viết trên của Vina Accounting đã giúp bạn trả lời câu hỏi Biên bản hủy hóa đơn điện tử là gì? Tóm lại, việc hủy hóa đơn điện tử sẽ không quá phức tạp nếu bạn hiểu rõ quy trình thực hiện. Hy vọng rằng qua hướng dẫn cách hủy chi tiết, bạn sẽ thực hiện được yêu cầu một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Xem thêm:
