Mẫu Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn 2023 Đầy Đủ –  Chính Xác Nhất

Trong quá trình kinh doanh và quản lý hóa đơn, việc phát sinh sai sót là điều không thể tránh khỏi. Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định về thuế, biên bản điều chỉnh hóa đơn đóng vai trò vô cùng quan trọng. Ở bài viết này, VINA ACCOUNTING sẽ giới thiệu mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn chính xác nhất, cùng với hướng dẫn chi tiết khi lập loại biên bản này. Điều này sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề liên quan đến hóa đơn một cách chuyên nghiệp và tuân thủ đúng quy định về thuế.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì?

Biên bản điều chỉnh hóa đơn là một văn bản quan trọng trong quá trình quản lý hóa đơn điện tử. Nó ra đời để giải quyết một loạt các vấn đề từ những sai sót nhỏ nhặt như sai ngày tháng, sai số lượng hàng hóa, địa chỉ đến những thay đổi lớn hơn như điều chỉnh tổng tiền hàng hoá, thuế suất, hoặc thậm chí thay đổi người mua hoặc người bán. Điều này làm cho biên bản điều chỉnh hóa đơn trở thành một công cụ quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định về thuế.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì

Khi cần phải thực hiện điều chỉnh hóa đơn, bạn cần phải lập một biên bản điều chỉnh. Thông qua biên bản này, các bên liên quan sẽ cùng nhau xác định và thống nhất việc chỉnh sửa hóa đơn để phản ánh đúng thông tin giao dịch.

Trên thực tế, biên bản điều chỉnh hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong việc duyệt hóa đơn và giúp bảo đảm tính chính xác của dữ liệu thuế và giao dịch. Nó là một công cụ mạnh mẽ để xử lý các sai sót, giúp doanh nghiệp và cá nhân duyệt hóa đơn điện tử một cách hiệu quả và tuân thủ quy định về thuế.

Nguyên tắc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

Nguyên tắc điều chỉnh hóa đơn là một quá trình quan trọng khi bạn phát hiện sai sót trong hóa đơn. Theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, quy định này đề cập đến việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. 

Nguyên tắc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
Nguyên tắc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
  • Hai bên mua và bán cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc thỏa thuận bằng văn bản để ghi rõ lỗi sai sót.
  • Bên bán phải tạo hóa đơn điều chỉnh để sửa các sai sót cụ thể, chẳng hạn như: thay đổi số lượng sản phẩm, giá bán, thuế GTGT, số thuế GTGT, ký hiệu hóa đơn, địa chỉ hóa đơn,…
  • Cuối cùng, sau khi lập biên bản này và hóa đơn điều chỉnh, cả hai bên mua và bán sẽ tiến hành kê khai hóa đơn đã điều chỉnh theo quy định.

Thông tin này áp dụng cho mọi loại hóa đơn, bao gồm hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng, trong trường hợp xảy ra sai sót và cần điều chỉnh. Cụ thể, nó áp dụng cho hóa đơn điện tử gửi cho người mua hoặc đã giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ và đã kê khai thuế.

Cần lưu ý rằng, với những hóa đơn đã lập có sai sót nhưng chưa được kê khai, bạn chỉ cần lập biên bản thu hồi và xuất hóa đơn mới theo quy định pháp luật.

Về cách xử lý, quy định này yêu cầu xem xét từng loại sai sót khác nhau:

  • Đối với sai sót về số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất GTGT, số tiền GTGT, tổng thanh toán, doanh nghiệp (bên bán) phải lập cả biên bản điều chỉnh hóa đơn và hóa đơn điều chỉnh.
  • Đối với sai sót về tên, địa chỉ mua hàng nhưng mã số thuế đúng, doanh nghiệp chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Nên chú ý rằng, đối với những hóa đơn sai sót chưa kê khai, bạn phải lập biên bản thu hồi hóa đơn. Điều này giúp tránh nhầm lẫn giữa việc sử dụng biên bản.

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn

Tham khảo hình ảnh về 2 mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn được sử dụng phổ biến nhất sau đây:

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai địa chỉ hoặc sai tên

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai địa chỉ hoặc sai tên
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai địa chỉ hoặc sai tên

Hướng dẫn soạn thảo biên bản điều chỉnh hóa đơn

Dưới đây là hướng dẫn cụ thể về cách soạn thảo một biên bản điều chỉnh hóa đơn:

Hướng dẫn soạn thảo biên bản điều chỉnh hóa đơn
Hướng dẫn soạn thảo biên bản điều chỉnh hóa đơn

Phần mở đầu

  • Bắt đầu bằng việc ghi rõ tên của công ty, địa chỉ, số điện thoại, và fax để xác định nguồn gốc của biên bản.
  • Đưa ra tất cả các thông tin liên quan, bao gồm Quốc hiệu và tiêu ngữ, để làm rõ về mục tiêu và nội dung của biên bản.
  • Xác định thời gian và địa điểm mà biên bản được soạn thảo.
  • Đặt tên cụ thể cho biên bản, trong trường hợp này, là “Biên bản Điều Chỉnh Hóa Đơn”.

Phần nội dung

  • Cung cấp thông tin về bên sử dụng dịch vụ, bao gồm tên, địa chỉ, và các chi tiết liên quan khác.
  • Cung cấp thông tin về bên cung cấp dịch vụ, bao gồm tên, địa chỉ, và các thông tin liên quan khác.
  • Thống nhất và mô tả chi tiết về nội dung cần điều chỉnh trong hóa đơn ban đầu.
  • Cung cấp mô tả rõ ràng về sai sót cụ thể trong hóa đơn gốc và các thông tin cần điều chỉnh.
  • Giải thích lý do hoặc nguyên nhân của việc điều chỉnh hóa đơn.

Phần cuối

Kết thúc bằng việc đặt chữ ký và đóng dấu của bên sử dụng dịch vụ để xác nhận sự đồng ý và tuân thủ quy định của biên bản.

Thông qua việc tuân thủ quy trình này, biên bản điều chỉnh hóa đơn sẽ trở nên rõ ràng, cung cấp đầy đủ thông tin và giúp các bên liên quan có thể theo dõi và hiểu rõ việc điều chỉnh hóa đơn một cách dễ dàng.

Lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Khi bạn thực hiện việc lập một biên bản điều chỉnh cho hóa đơn điện tử, có một số điểm quan trọng cần lưu ý để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định liên quan. Dưới đây là 4 lưu ý quan trọng khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử:

Lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
  • Ngày lập: Ngày ghi trên biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử phải trùng khớp với ngày ghi trên hóa đơn điều chỉnh ban đầu. Điều này giúp theo dõi chính xác thời gian và quá trình điều chỉnh hóa đơn.
  • Nội dung: Nội dung trên biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử phải được ghi rõ và chi tiết. Điều này bao gồm việc đề cập đến hóa đơn cần điều chỉnh (số hóa đơn, ngày lập, ký hiệu), hóa đơn điều chỉnh (số hóa đơn mới, ngày lập, ký hiệu mới) và nội dung cụ thể của sự điều chỉnh.
  • Hóa đơn điều chỉnh: Nếu bạn phát hiện rằng hóa đơn điện tử ban đầu đã viết sai, bạn cần lập một hóa đơn điều chỉnh thay vì chỉ lập biên bản điều chỉnh. Điều này áp dụng khi hóa đơn chứa thông tin không chính xác về tên, địa chỉ, hoặc thông tin của người mua nhưng mã số thuế của người mua là chính xác.
  • Không lập hóa đơn điều chỉnh: Nếu hóa đơn điện tử chỉ cần điều chỉnh về thông tin tên, địa chỉ hoặc các thông tin không ảnh hưởng đến số thuế nhưng mã số thuế của người mua là đúng thì bạn không cần phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Hãy chú ý đến những lưu ý này khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ đúng quy định về hóa đơn và thuế.

Qua bài viết trên, Vina Accounting đã giải đáp các thắc mắc liên quan đến biên bản điều chỉnh hóa đơn cũng như cách thực hiện loại biên bản này. Hi vọng những thông tin hữu ích này sẽ giúp bạn thực hiện quản lý hóa đơn và thuế hiệu quả, chính xác.

Xem thêm: