Đối với mỗi doanh nghiệp, bảng thanh toán tiền lương là một trong những chứng từ không thể thiếu. Đây là một trong số những cách thức giúp chủ sở hữu lao động tính toán lương, thưởng cho người lao động một cách chính xác, minh bạch và công bằng. Bạn có thể theo dõi bài viết dưới đây của VINA ACCOUNTING để tìm hiểu những thông tin chi tiết nhất.
Thế nào là bảng thanh toán tiền lương?
Trong hoạt động của doanh nghiệp, thanh toán tiền lương là hoạt động nội bộ quan trọng bậc nhất, thông qua hoạt động này để đáp ứng quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động. Các doanh nghiệp thường sử dụng bảng thanh toán tiền lương để tổng hợp và kiểm soát thông tin một cách khoa học nhất.
Theo đó bảng thanh toán tiền lương là danh sách nhân viên, tiền lương cơ bản, phụ cấp và thưởng (nếu có), các khoản giảm trừ, thanh toán khác mà doanh nghiệp cần trả cho người lao động từng tháng. Sau khi tiến hành phát lương, kế toán tiếp tục kiểm tra và đối chiếu thông tin tiền lương cho người lao động để phát hiện những sai sót nếu có.
Thông tin cần có trong một bảng thanh toán tiền lương bao gồm:
- Tên và mã số của người lao động
- Số ngày công, số giờ làm việc, số giờ tăng ca (nếu có)
- Mức lương cơ bản, phụ cấp, thưởng (nếu có)
- Các khoản giảm trừ và các khoản thanh toán khác
- Số tiền còn lại sau khi trừ khoản giảm trừ và cộng tiền thưởng, phụ cấp (nếu có)
Đối với doanh nghiệp, việc lập bảng thanh toán tiền lương đóng vai trò vô cùng quan trọng. Chúng không chỉ là phương thức giúp tổ chức quản lý và tính toán tiền lương cho nhân viên mà còn hỗ trợ người lao động dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và rà soát số tiền lương được trả có chính xác theo hợp đồng lao động hay không?
Quy trình lập bảng lương đúng cách
Quy trình lập bảng lương thanh toán đúng cách diễn ra gồm nhiều bước khác nhau cũng như cần sự đối chiếu, hỗ trợ từ nhiều bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp. Bạn đọc có thể tham khảo quy trình chi tiết dưới đây:
- Bước 1: Kế toán tính toán lương trả cho từng đối tượng theo quy chế và hợp đồng lao động của công ty.
- Bước 2: Bộ phận hành chính nhân sự tính lương, chấm công căn cứ dựa trên ngày công thực tế trong tháng.
- Bước 3: Bộ phận kế toán tiến hành làm bảng lương, tính toán thu nhập phải trả theo tháng của từng nhân sự dựa trên chấm công của hành chính nhân sự.
- Bước 4: Nhân sự gửi phiếu lương cơ sở cho kế toán, kế toán tiến hành cộng tiền lương được hưởng, lương cơ sở để tra tổng tiền lương phải trả. Tiếp tục tính toán các loại tiền bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân cần khấu trừ.
- Bước 5: Nếu trả lương bằng tiền mặt, kế toán cần lập phiếu chi, trả lương qua ngân hàng phải ủy nhiệm chi. Sau đó thủ quỹ thanh toán và tiến hành chuyển tiền cho bộ phận nhân sự và ký xác nhận, cuối cùng là phát lương cho người lao động.
Trên thực tế, các bước thực hiện này có thể thay đổi tùy từng doanh nghiệp, tuy nhiên cơ bản sẽ có những bước trên. Bạn điều chỉnh linh hoạt sao cho phù hợp với bộ máy hoạt động, bộ máy nhân sự của mình.
5 mẫu bảng thanh toán tiền lương mới nhất
Hiện nay có nhiều bảng thanh toán tiền lương được sử dụng, tùy từng doanh nghiệp sẽ sử dụng một mẫu bảng riêng biệt. Trong đó có 5 mẫu mới nhất có thể tham khảo và áp dụng.
Bảng thanh toán tiền lương mới nhất theo thông tư 200
Bảng thanh toán tiền lương mới nhất theo thông tư 133
Bảng thanh toán tiền lương theo quyết định 48
Bảng thanh toán tiền lương thủ công bằng Excel
Bảng thanh toán tiền lương làm thêm giờ
Mỗi mẫu bảng lương đều có điểm khác nhau, tuy nhiên đều phải đáp ứng yếu tố minh bạch, rõ ràng, dễ nhìn. Trên bảng lương cần có đầy đủ thông tin theo quy định, quan trọng nhất là những thông tin về họ tên, mã số nhân viên, tiền lương tháng, các mức thưởng, phụ cấp, khấu trừ và số ngày công,…Khi người lao động nhận lương cũng sẽ quan tâm và đối chiếu những thông tin này là chính.
Một số hàm trong excel cơ bản sử dụng khi làm bảng lương
Excel là một trong những công cụ bắt buộc người làm kế toán cần phải sử dụng thành thạo, chúng sẽ giúp việc làm bảng lương trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Trong đó có một số hàm excel cơ bản sử dụng với tần suất nhiều nhất như:
- Hàm điều kiện IF: =IF (“ĐIỀU KIỆN”, “GIÁ TRỊ A”, “GIÁ TRỊ B”)
- Hàm đếm số phạm vi chứa số COUNT: =COUNT (Value 1, [Value 2],…)
- Hàm đếm ô theo điều kiện COUNTIF: =COUNTIF (Phạm vi, tiêu chí)
- Hàm tính tổng theo điều kiện: =SUMIF (Range, Criteria, [Sum_range])
- Hàm tìm kiếm VLOOKUP: =VLOOKUP (lookup-value, table_array,col_index_num, [range_lookup])
Bên cạnh đó còn có một số hàm cơ bản như:
- Hàm Date: Tạo giá trị ngày tháng xác định rõ ràng bao gồm ngày, tháng, năm.
- Hàm And/Or: Khi sử dụng nhiều điều kiện kết hợp với nhau, dùng nối các điều kiện trong hàm IF.
- Hàm Sum/SumIFS: Tính tổng có hoặc không có điều kiện trong bảng lương.
- Hàm IFERROR: Dùng để xử lý các lỗi có xuất hiện trong công thức khi tính toán lương.
- Hàm AVERAGE: Là hàm dùng để tính giá trị trung bình cộng của một dãy số cần tính toán.
Trong quá trình tính toán lương, các hàm Excel sẽ được sử dụng linh hoạt hoặc kết hợp, lồng ghép với nhau để cho ra kết quả chính xác nhất. Điều này đòi hỏi kế toán phải nắm rõ kiến thức và phương pháp sử dụng của các hàm cơ bản này nhằm tránh việc tính toán sai sót cũng như các phát sinh không mong muốn.
Hy vọng thông tin về bảng thanh toán tiền lương cũng như các mẫu bảng hiện hành phổ biến có trong bài viết trên đã cho bạn đọc những kiến thức hữu ích nhất để tham khảo và áp dụng vào thực tế. Nếu bạn muốn theo dõi thêm nhiều thông tin khác, hãy cập nhật ngay tại VINA ACCOUNTING để có cái nhìn tổng quan và chính xác nhất nhé.
Xem thêm:
